Cena za vedení účetnictví se nedá říct bez znalosti rozsahu — a přesto se na ni ptá každý první. Dá se ale srozumitelně popsat, co ji tvoří, aby se dvě nabídky daly porovnat a nepřekvapil vás doplatek v prosinci.
Ve zkratce
- Cenu určují čtyři věci: počet dokladů, plátcovství DPH, mzdy a míra pořádku v podkladech.
- Nejběžnější modely jsou cena za doklad, měsíční paušál a kombinace obojího s limitem dokladů.
- Vždy si vyjasněte, co je mimo cenu — roční závěrka, přiznání, mzdy a poradenství se často účtují zvlášť.
Co cenu skutečně tvoří
Účetní neúčtuje za doklad proto, že by bylo těžké ho zapsat. Účtuje za posouzení — co to je, kam to patří, jestli je to daňově uznatelné a jestli k tomu nechybí něco dalšího. Proto cenu ovlivňují především tyto čtyři faktory:
- Počet dokladů za měsíc. Nejzřetelnější parametr. Počítají se přijaté i vystavené faktury, pokladní doklady a řádky bankovních výpisů.
- Plátcovství DPH. Plátce znamená měsíční nebo čtvrtletní přiznání, kontrolní hlášení a přísnější kontrolu dokladů. Rozdíl v ceně proti neplátci je významný.
- Mzdy. Účtují se zpravidla za zaměstnance a měsíc, protože jde o samostatnou agendu s vlastními termíny a odpovědností.
- Kvalita podkladů. Nejméně viditelný, ale často nejdražší faktor. Doklady dodané roztříděně a včas se zpracují za zlomek času oproti složce fotografií z konce čtvrtletí.
Poslední bod je zároveň jediný, který můžete přímo ovlivnit — a právě proto se vyplatí fakturace a sběr dokladů na jednom místě.
Tři cenové modely
Cena za doklad. Platíte podle skutečného objemu. Férové pro toho, kdo má měsíc od měsíce jiný rozsah. Nevýhodou je nepředvídatelnost — v silném měsíci je faktura vyšší právě tehdy, kdy máte i jiné náklady.
Měsíční paušál. Pevná částka za dohodnutý rozsah. Předvídatelné, snadno se plánuje. Musí být ale jasně vymezeno, co paušál zahrnuje a co se stane při překročení rozsahu.
Paušál s limitem dokladů. Kombinace obojího: pevná cena do určitého počtu dokladů, nad limit se doúčtovává. V praxi nejrozšířenější a nejférovější varianta pro obě strany.
Orientačně se v Česku cena za zpracovaný doklad u malých firem pohybuje řádově v desítkách korun a měsíční paušály pro OSVČ začínají zhruba na jednotkách tisíc. Konkrétní čísla se ale liší podle regionu i rozsahu — berte to jako řád, ne jako ceník.
Co bývá mimo cenu
Nejčastější zdroj nedorozumění nejsou sazby, ale rozsah. Zeptejte se explicitně, jestli jsou v ceně tyto položky:
- Roční účetní závěrka a daňové přiznání k dani z příjmů. Často se účtují samostatně, jednorázově.
- Přiznání k DPH a kontrolní hlášení. U plátce bývají v paušálu, ale ověřte to.
- Mzdy a související přehledy pro pojišťovny.
- Zastupování při kontrole a komunikace s úřady nad běžný rozsah.
- Poradenství — konzultace k investici, změně formy podnikání, plánování.
- Zpětné zpracování nebo oprava účetnictví po předchozí účetní.
Dobrá nabídka tohle rozepisuje sama. Pokud ne, je to první otázka, kterou položte — ne kvůli podezření, ale proto, aby se porovnávalo srovnatelné.
Kde se dá reálně ušetřit
Nejúčinnější způsob, jak snížit cenu za účetnictví, není hledat levnější účetní. Je to zmenšit objem práce, kterou musí udělat. Tři opatření fungují spolehlivě:
Doklady dodávat průběžně a roztříděně. Doklad nahraný v den vzniku stojí zlomek toho, co doklad dohledávaný po třech měsících.
Nemíchat osobní a firemní platby. Každá nejasná položka na výpisu znamená dotaz, odpověď a čekání. U firmy s jedním účtem pro všechno to bývá desítky položek měsíčně.
Fakturovat ze systému, který má účetní k dispozici. Odpadá přeposílání i přepisování. U firmy s třiceti fakturami měsíčně je to výrazná část celkového času.
Naopak nedoporučuji šetřit na rozsahu služby. Nepodané kontrolní hlášení nebo pozdní přiznání stojí víc než roční rozdíl mezi dvěma nabídkami.
Jak si nechat udělat nabídku
Aby byla nabídka konkrétní, připravte si čtyři údaje: přibližný počet dokladů za měsíc, zda jste plátce DPH, počet zaměstnanců a způsob, jakým chcete doklady předávat. S těmito informacemi lze cenu stanovit poměrně přesně.
Zeptejte se také na dvě věci, které se do ceníku nepíšou: jak rychle dostanete odpověď na dotaz a co dostanete pravidelně bez vyžádání. Účetnictví, ze kterého jednou měsíčně dostanete přehled hospodaření a upozornění na nadcházející platby, má jinou hodnotu než účetnictví, které jen splní povinnosti.
Pokud chcete orientační cenu pro vaši situaci, napište nám rozsah — ozveme se s konkrétním návrhem včetně toho, co v něm je a co ne.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali digitalizace účtenek: jak na ni prakticky, bezpečnost účetních dat v online portálu a gDPR a účetní doklady v cloudu. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Kolik stojí vedení účetnictví pro OSVČ?
Závisí především na počtu dokladů a na tom, jestli jste plátce DPH. U neplátce s několika desítkami dokladů měsíčně jde o jednotky tisíc korun měsíčně, u plátce více kvůli přiznáním a kontrolnímu hlášení. Konkrétní částku lze stanovit až podle skutečného rozsahu.
Je lepší paušál, nebo platba za doklad?
Paušál s limitem dokladů je pro většinu malých firem nejpraktičtější — máte předvídatelný náklad a zároveň férové doúčtování při výrazném nárůstu. Čistá platba za doklad se hodí tam, kde se objem měsíc od měsíce silně mění.
Účtuje se roční závěrka zvlášť?
Velmi často ano, protože jde o jednorázovou práci nad rámec měsíčního zpracování. Vždy si to ověřte předem — je to nejčastější položka, která v prosinci překvapí. Totéž platí pro daňové přiznání a mzdovou agendu.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.