Účtenka na termopapíru vybledne za pár měsíců. Když je jediným dokladem k výdaji, je to problém, který se objeví přesně ve chvíli, kdy ho potřebujete nejméně. Digitalizace není luxus — je to ochrana nákladu.
Ve zkratce
- Termopapír vybledne. Účtenku vyfoťte v den, kdy vznikne, ne na konci měsíce.
- Elektronická podoba je plnohodnotná, pokud je zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu uchování.
- Originál skartujte až po ověření, že převod proběhl správně a že u daného typu dokladu není papír vyžadován.
Proč to řešit hned
Účtenky se dnes tisknou převážně na termopapír, který blednutím ztrácí čitelnost — u dokladů uložených v peněžence nebo v autě to bývá otázka měsíců. Přitom účetní doklady se uchovávají roky.
Nečitelný doklad je prakticky totéž jako doklad chybějící. Výdaj, který nedoložíte, není daňově uznatelný, a u plátce DPH ztrácíte i nárok na odpočet. U firmy, kde se drobné nákupy dělají denně, jde v součtu o významné částky.
Praktické pravidlo je jednoduché: účtenku vyfoťte ve chvíli, kdy ji dostanete. Ne večer, ne na konci týdne. Sběr účtenek na konci měsíce je nejčastější důvod, proč doklady chybí.
Co musí digitalizovaný doklad splňovat
Elektronická podoba dokladu je plnohodnotná, pokud jsou po celou dobu uchování zajištěny tři vlastnosti:
- Věrohodnost původu — je jisté, kdo doklad vystavil.
- Neporušenost obsahu — obsah se od vzniku nezměnil.
- Čitelnost — doklad je čitelný pro člověka po celou dobu uchování.
V praxi se to zajišťuje takzvaným kontrolním mechanismem — tedy vazbou dokladu na související záznamy: objednávku, platbu na výpisu, dodací list. Když k účtence existuje odpovídající platba kartou a záznam o nákupu, věrohodnost je doložená.
Prakticky proto platí: fotografie účtenky uložená v systému spolu s informací, kdy vznikla a k jaké platbě patří, je použitelný doklad. Fotografie v galerii telefonu bez kontextu je slabší.
Jak fotit, aby to bylo použitelné
Kvalita snímku rozhoduje o tom, jestli bude doklad za pět let čitelný.
- Foťte na rovném podkladu, kolmo shora. Zkosený snímek se špatně čte a strojové zpracování na něm selhává.
- Zajistěte dostatek světla, ale bez odlesku. Termopapír je lesklý.
- Zachyťte celý doklad včetně okrajů, hlavičky a patičky s údaji o prodejci.
- U dlouhých účtenek raději dva snímky s překryvem než jeden nečitelný.
- Ověřte, že je čitelná částka, datum a DIČ prodejce. To jsou tři údaje, na kterých záleží nejvíc.
Pokud používáte aplikaci s automatickým rozpoznáním, po nahrání vždy zkontrolujte, co z dokladu přečetla. Špatně rozpoznaná částka je horší než žádná, protože se odhalí později.
Kdy je možné originál skartovat
Papírový originál lze po převodu do elektronické podoby zpravidla skartovat, pokud je zajištěno, že převod proběhl věrně a že jsou splněny výše uvedené vlastnosti po celou dobu uchování. Není to ale automatické rozhodnutí a je vhodné ho udělat jednou a systémově.
Doporučený postup: první rok papír uchovávejte, i když doklady digitalizujete. Ověříte si tím, že systém funguje a že jsou snímky čitelné a dohledatelné. Teprve pak přejděte na čistě elektronickou archivaci.
U některých dokladů má papírová podoba zvláštní význam — typicky u dokumentů s podpisy, u celních dokladů nebo tam, kde to vyžaduje jiný předpis. Rozsah toho, co skartovat můžete, si proto jednou proberte s účetní a zapište si výsledek jako interní pravidlo.
Jak to zapojit do měsíčního rytmu
Digitalizace funguje jen tehdy, když je součástí návyku, ne mimořádnou akcí. Osvědčuje se tento postup:
V okamžiku nákupu: vyfotit a nahrát. Trvá to patnáct vteřin a je to jediný krok, který nelze odložit.
Jednou týdně: projít nahrané doklady a doplnit u nejasných krátkou poznámku — k jaké zakázce nebo účelu patří. Za týden si to pamatujete, za měsíc už ne.
Na konci měsíce: zkontrolovat, že počet nahraných dokladů odpovídá počtu karetních plateb na výpisu. Tahle jediná kontrola odhalí prakticky všechny chybějící účtenky.
Když více lidí ve firmě nakupuje, musí mít každý možnost nahrát doklad sám ze svého telefonu. Předávání účtenek přes jednu osobu nefunguje nikdy — právě proto je klientský portál s mobilním nahráváním u firem s více lidmi prakticky nutnost.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali bezpečnost účetních dat v online portálu, gDPR a účetní doklady v cloudu a archivace elektronických faktur: jak dlouho a kde. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Stačí účetní vyfocená účtenka?
Ano, pokud je čitelná a je zajištěna věrohodnost původu a neporušenost obsahu — v praxi vazbou na platbu a další záznamy. Důležité je, aby byly čitelné částka, datum a údaje o prodejci.
Můžu papírovou účtenku po vyfocení vyhodit?
Zpravidla ano, pokud byl převod proveden věrně a elektronická podoba splňuje podmínky uchování. První rok si ale papír raději nechte, než si ověříte, že systém funguje. U dokladů s podpisy a u zvláštních typů dokumentů se poraďte s účetní.
Jak dlouho se doklady uchovávají?
Účetní doklady podle zákona o účetnictví pět let, daňové doklady pro účely DPH deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. U mzdových a personálních dokladů jsou lhůty výrazně delší.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.