Nejčastější skryté místo, kde se ve firmě ztrácí čas, je přepisování faktur z fakturačního nástroje do účetního programu. Přitom jde o krok, který se dá odstranit jedním nastavením — a ušetřit tím hodiny každý měsíc.
Ve zkratce
- Účetní programy umí importovat faktury z datového souboru — přepisování je zbytečné.
- Kritické je, aby seděly variabilní symboly a čísla dokladů, jinak se rozejde párování úhrad.
- Dohodněte s účetní jeden formát a jednu frekvenci předávání a držte se jich.
Proč přepisování nedává smysl
Typický scénář: podnikatel vystavuje faktury v jednom nástroji, účetní je jednou měsíčně přepisuje do účetního programu. U třiceti faktur to znamená hodinu až dvě práce navíc — a zaplatíte ji vy, protože je součástí ceny za zpracování.
Horší než čas je ale chybovost. Přepis znamená možnost překlepu v čísle dokladu, v částce nebo v datu plnění. A protože v účetnictví je pak jiné číslo než na faktuře, rozejde se párování úhrad a při kontrolním hlášení vznikne nesoulad.
Import z datového souboru obojí odstraňuje. Data přejdou beze změny a účetní se věnuje tomu, co skutečně vyžaduje posouzení.
Jak přenos funguje
Tuzemské účetní programy pracují s importem přes strukturovaný datový soubor. Fakturační systém vyexportuje vystavené doklady za období, účetní je naimportuje. Doklad vstoupí do účetnictví se všemi údaji: odběratel, položky, sazby, datum plnění, variabilní symbol.
Aby to fungovalo hladce, musí sedět tři věci:
- Identifikace odběratelů. Ideálně podle IČO. Pokud se v účetnictví jmenují jinak než ve fakturaci, vzniknou duplicitní adresáře.
- Čísla dokladů. Musí být přenesena beze změny, včetně formátu. Doplnění lomítka nebo předřazení nul rozbije návaznost.
- Variabilní symboly. Musí odpovídat tomu, pod čím platby skutečně přišly na účet — jinak se úhrady nespárují se závazky a pohledávkami.
Zvláštní pozor si dejte u zálohových faktur. Daňový doklad vzniklý z proformy má obvykle jiné číslo než variabilní symbol, pod kterým platba dorazila. Účetní program musí dostat obojí správně, jinak zůstane úhrada nepřiřazená.
Jak si to domluvit s účetní
Přenos se nastavuje jednou a pak už jen běží. Dohodněte si čtyři body:
Formát. Účetní řekne, co její program importuje. Fakturační systém by měl umět odpovídající export.
Frekvenci. Měsíčně po uzavření období je standard. U větších objemů se osvědčuje týdně, protože se chyby odhalí dřív.
Rozsah. Jen vystavené faktury, nebo i přijaté doklady a bankovní výpisy? Čím víc jich jde datově, tím méně se přepisuje.
Kdo kontroluje výsledek. Po prvním importu je nutné zkontrolovat, že souhlasí počet dokladů a součet. Tuhle kontrolu udělejte první tři měsíce, pak stačí namátkově.
Nejčastější potíže
Duplicitní import. Stejné období se naimportuje dvakrát a v účetnictví jsou faktury dvojmo. Poznáte to podle zdvojených obratů. Předchází se tomu evidencí, co už bylo předáno.
Chybějící období. Opak předchozího — jeden měsíc se nepředal a chybí. Odhalí se až při uzávěrce. Pomáhá jednoduchá kontrola: souhlasí počet faktur v účetnictví s číselnou řadou?
Rozdílné sazby DPH. Pokud má fakturační systém nastavené jiné sazby než účetní program, import projde, ale částky nesedí. Zkontrolujte to při prvním nastavení.
Adresář odběratelů. Bez identifikace podle IČO vznikne pro jednoho odběratele několik záznamů a saldokonto se rozpadne. Tohle bývá nejotravnější potíž a přitom se řeší jedním nastavením.
Kam to směřuje
Import souboru je mezistupeň. Cílový stav je, že fakturace a zpracování účetnictví sdílejí jedno místo, takže se nic nepřenáší — účetní vidí doklady rovnou tam, kde vznikly.
Přesně tak funguje spolupráce přes portál pay.ucetio.cz: faktura vznikne, spáruje se s platbou z banky a je okamžitě k dispozici ke zpracování. Export do účetního programu pak slouží už jen k tomu, aby data seděla i v účetní evidenci, ne jako způsob předání.
Pro podnikatele je rozdíl v tom, že odpadá měsíční rituál posílání složky dokladů — a s ním i nejčastější zdroj chybějících faktur.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali aPI fakturace: napojení vlastního webu nebo e-shopu, jak si vybrat fakturační systém a přechod z papírové fakturace na online. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Musí mít účetní stejný program jako já fakturaci?
Nemusí. Účetní program a fakturační systém spolu komunikují přes datový soubor, takže mohou být od různých dodavatelů. Důležité je jen to, aby fakturační systém uměl export ve formátu, který účetní program načte.
Jak často faktury předávat?
Měsíčně po uzavření období je běžný standard. U větších objemů se vyplatí týdně — chyby se odhalí dřív a měsíční uzávěrka pak nezabere tolik času.
Co se stane, když se čísla dokladů při přenosu změní?
Rozejde se párování úhrad a v kontrolním hlášení vznikne nesoulad, protože odběratel uvádí číslo z faktury. Proto musí být čísla dokladů přenesena beze změny formátu, včetně variabilních symbolů u dokladů vzniklých ze zálohových faktur.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.