Fakturačních nástrojů jsou desítky a všechny umí vystavit fakturu. Rozdíl je v tom, co umí potom — spárovat platbu, předat doklad účetní a vydat vám data, když budete chtít odejít.
Ve zkratce
- Vystavení faktury umí každý nástroj. Rozhoduje párování plateb s bankou, předání účetní a export dat.
- Sepište si, co skutečně potřebujete, dřív než začnete porovnávat. Jinak vyberete podle počtu funkcí.
- Nejdůležitější otázka: jak se z toho systému dostanou data ven?
Nejdřív potřeby, pak nástroje
Nejčastější chyba při výběru je začít porovnáváním. Skončí to tím, že vyberete nástroj s nejdelším seznamem funkcí, z nichž použijete tři.
Začněte proto sepsáním vlastní situace. Kolik faktur měsíčně vystavujete? Jste plátce DPH? Fakturujete v cizí měně? Máte opakované faktury? Fakturujete z e‑shopu? Kdo kromě vás bude systém používat? Jak předáváte doklady účetní?
Odpovědi na těchto sedm otázek zúží výběr rychleji než jakékoli srovnání. Nástroj pro OSVČ s pěti fakturami měsíčně a nástroj pro firmu se třemi sty objednávkami jsou dvě různé kategorie a porovnávat je nemá smysl.
Funkce, které skutečně rozhodují
Vystavení faktury umí všechno. Rozdíly jsou jinde:
- Párování plateb z banky. Největší zdroj úspory času. Bez něj systém nahradí Word, ne agendu.
- QR platba. Standard, ale ověřte, že se generuje automaticky z údajů faktury, ne ručně.
- Načítání odběratelů z rejstříku podle IČO. Odstraňuje nejčastější typ chyby.
- Opakované faktury se správným datem uskutečnění plnění odvozeným od fakturovaného období.
- Export pro účetní ve formátu, který její program načte.
- Hromadný export dat — doklady v PDF i strojově čitelně, za všechna období.
- Automatické upomínky s možností je u konkrétních odběratelů vypnout.
Naopak funkce jako sklad, CRM nebo projektové řízení zvažte střízlivě. Pokud je nepotřebujete dnes, budou vám jen komplikovat používání.
Otázky, které se vyplatí položit
Před rozhodnutím se zeptejte na pět věcí, které se v propagačních materiálech nedočtete.
Jak se z nástroje dostanou data ven? Nejdůležitější otázka vůbec. Musí existovat hromadný export dokladů v PDF i v datové podobě. Data, která nejde vyvézt, jsou závazek.
Jak systém pozná, které bankovní transakce už zpracoval? Odpověď odhalí, jestli je napojení na banku odolné proti výpadku, nebo se při chybě mohou platby ztratit.
Je přidělování čísel faktur odolné proti souběhu? Podstatné všude, kde faktury vznikají z více zdrojů.
Kde jsou data uložena a jak se zálohují? Uložení v EU zjednodušuje ochranu osobních údajů.
Jak vypadá podpora? Zeptejte se konkrétně: kdo odpovídá, v jakém čase a v jakém jazyce.
Cena a co v ní bývá
Cena se obvykle odvíjí od počtu faktur, počtu uživatelů nebo obojího. Při porovnávání si ověřte, jestli jsou v ceně tyto položky: napojení na banku, počet odběratelů, počet uživatelů, export dat a podpora.
Pozor na modely, kde je základní verze levná, ale párování plateb je ve vyšším tarifu. Právě párování je hlavní důvod, proč online fakturaci pořizujete — bez něj je úspora podstatně menší.
Rozdíly v ceně mezi nástroji bývají v řádu stokorun měsíčně. To je částka, kterou vrátí jediná hodina ušetřené práce. Nevybírejte tedy podle ceny, ale podle toho, co odstraní nejvíc ruční práce ve vaší konkrétní situaci.
Vyzkoušejte to na reálných datech
Než se rozhodnete, projděte v každém kandidátovi jeden celý cyklus na skutečných datech: vystavte fakturu reálnému odběrateli, odešlete ji, nechte ji zaplatit a podívejte se, jestli se úhrada spárovala sama. Pak zkuste export pro účetní.
Tenhle test odhalí víc než týden čtení srovnávacích tabulek. Nejčastěji odhalí dvě věci: že párování vyžaduje víc ručních zásahů, než sliboval popis, a že export nemá formát, který vaše účetní potřebuje.
Do testu zapojte účetní. Je to člověk, který s výstupy pracuje každý měsíc, a její dvě věty ušetří pozdější změnu systému. Pokud vedeme účetnictví my, rádi vám k výběru řekneme, co se v praxi osvědčuje a kde bývá problém.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali přechod z papírové fakturace na online, fakturace pro e-shop: doklady, vratky a dobírky a fakturace pro řemeslníky a služby v terénu. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Jaká funkce je při výběru nejdůležitější?
Automatické párování plateb z bankovního účtu. Vystavit fakturu umí každý nástroj, ale právě párování odstraňuje největší část ruční práce. Bez něj nahradíte textový editor, nikoli celou agendu.
Vyplatí se placený systém, když fakturuji jen pár faktur měsíčně?
Často ano, protože hlavní úspora není v psaní faktur, ale v tom, že nemusíte hlídat platby a kompletovat doklady pro účetní. U pěti faktur měsíčně rozhoduje spíš to, jestli chcete mít doklady na jednom místě i po letech.
Jak poznám, že nástroj neuvězní moje data?
Musí umět hromadný export všech dokladů za všechna období — v PDF a zároveň ve strojově čitelné podobě. Vyzkoušejte si to ještě před rozhodnutím, ne až při odchodu. Export, který se stáhne prázdný, zjistíte jedině tím, že ho otevřete.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.