Vystavení faktury online zabere při správném nastavení necelou minutu. Většina času, kterou u fakturace ztrácíte, není v jejím psaní — je v opravách, dohledávání a urgencích. Tomu se dá předejít pěti kontrolami před odesláním.
Ve zkratce
- Odběratele nepřepisujte ručně — nechte si údaje načíst podle IČO z rejstříku. Odpadne tím nejčastější typ chyby.
- Před odesláním zkontrolujte pět věcí: odběratele, předmět plnění, DUZP, splatnost a variabilní symbol.
- Faktura odeslaná přímo ze systému se dá sledovat — víte, že dorazila, a platba se spáruje sama.
Krok 1: Odběratel
Začněte odběratelem, ne položkami. Do pole zadejte IČO a nechte systém načíst název, adresu a DIČ z veřejného rejstříku. Tímto jediným krokem odstraníte většinu chyb, které se ve fakturách objevují — překlepy v názvu, neaktuální adresu po přestěhování nebo chybějící právní formu.
U stálých odběratelů si údaje uložte do adresáře i s výchozí splatností a kontaktním e‑mailem. Při další fakturaci pak stačí odběratele vybrat. U zahraničních odběratelů si navíc ověřte platnost DIČ v systému VIES — bez toho nemůžete uplatnit osvobození při dodání do jiného členského státu.
Krok 2: Položky a předmět plnění
Položka faktury má tři části: popis, množství a jednotkovou cenu. Popis je jediné místo, kde se dá reálně pochybit. Vyhněte se formulacím typu „práce dle dohody“ nebo „konzultace“. Napište, co se skutečně dodalo: „Vedení účetnictví za červenec 2026 — 42 dokladů“ je doklad, který obstojí. „Služby“ není.
Pokud fakturujete pravidelně to samé, uložte si položku jako šablonu. Pokud fakturujete čas, uvádějte i období, kterého se práce týká — usnadní to nejen kontrolu, ale i vaši vlastní evidenci, když se odběratel za půl roku zeptá, za co přesně platil.
U plátců DPH zkontrolujte sazbu u každé položky zvlášť. Faktura, která míchá základní a sníženou sazbu, je běžná, ale právě u ní vzniká nejvíc chyb.
Krok 3: Data a splatnost
Na faktuře jsou tři data a každé znamená něco jiného. Datum vystavení je den, kdy doklad vznikl. DUZP je den, kdy bylo plnění uskutečněno — u zboží obvykle den dodání, u služby den jejího dokončení. Datum splatnosti je den, do kterého má být zaplaceno.
Pro DPH je rozhodující DUZP, ne datum vystavení. Když v srpnu fakturujete červencovou práci, patří DPH do července. Systém vám obvykle nabídne dnešní datum — a právě tady se dělá chyba, která se pak vrací při kontrolním hlášení.
Splatnost nastavte podle typu odběratele: 14 dnů u běžných klientů, 30 dnů u větších firem s interním schvalováním. Delší splatnost než 60 dnů lze mezi podnikateli sjednat jen výjimečně a musí být písemně dohodnutá.
Krok 4: Platební údaje a QR platba
Číslo účtu a variabilní symbol se obvykle vyplní automaticky. Zkontrolujte, že variabilní symbol odpovídá číslu faktury — na tom stojí automatické párování plateb. Pokud fakturujete v cizí měně, ověřte, že je uvedený správný účet a případně i IBAN a BIC.
QR platbu zapněte vždy. Odběratel ji načte telefonem, částka i symbol se vyplní samy a platba dorazí správně. Praktický dopad je větší, než se zdá: mizí platby bez variabilního symbolu i překlepy v částce, tedy dva nejčastější důvody, proč se úhrada nespáruje a vy zbytečně urgujete zaplacenou fakturu.
Krok 5: Kontrola a odeslání
Než kliknete na odeslat, projděte pět bodů — trvá to patnáct vteřin:
- Sedí odběratel a jeho IČO?
- Je předmět plnění konkrétní?
- Je DUZP ve správném měsíci?
- Je splatnost taková, jakou jste domluvili?
- Odpovídá variabilní symbol číslu faktury?
Fakturu odesílejte přímo ze systému, ne jako přílohu z vlastní schránky. Systém si zaznamená, kdy byla odeslána, a u sporných případů máte doklad o doručení. Zároveň se v e‑mailu objeví platební údaje a QR kód, takže odběratel nemusí otevírat přílohu, aby zaplatil.
Co se stane potom
Po odeslání by se už nemělo dít nic ručně. Systém sleduje bankovní účet, po připsání platby fakturu označí jako uhrazenou a odešle potvrzení. Pokud platba nedorazí, po uplynutí splatnosti se faktura objeví v přehledu po splatnosti a lze na ni navázat automatickou upomínku.
Účetní má současně doklad k dispozici ke zpracování, aniž byste cokoli přeposílali. Přesně takto je postavený portál pay.ucetio.cz: faktura vznikne, odejde, spáruje se s platbou a rovnou je součástí podkladů pro vedení účetnictví.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali qR platba na faktuře: jak funguje a proč ji používat, variabilní symbol a párování plateb: jak to nastavit správně a číslování faktur a číselné řady v praxi. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Jak dlouho trvá vystavit fakturu online?
Při uloženém odběrateli a šabloně položek zhruba třicet vteřin. U nového odběratele s načtením z rejstříku dvě minuty. Delší dobu zabere jen faktura s mnoha různými položkami a sazbami DPH.
Můžu fakturu po odeslání ještě upravit?
Formálně by se odeslaný doklad měnit neměl. Pokud jde o překlep, který nemá vliv na částku ani na DPH, lze vystavit opravenou verzi se stejným číslem a informovat odběratele. Při změně částky nebo daně se vystavuje opravný daňový doklad.
Je e-mailem odeslaná faktura platná?
Ano. Elektronická faktura má stejnou platnost jako papírová, pokud je zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. V praxi to zajišťuje vazba faktury na objednávku, smlouvu a přijatou platbu, tedy takzvaný kontrolní mechanismus.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.