Pravidelná fakturace je nejvděčnější místo pro automatizaci — stejný odběratel, stejná částka, stejný den v měsíci. Zároveň je to místo, kde se nejčastěji objeví vynechaná nebo zdvojená faktura, protože si toho nikdo nevšimne.
Ve zkratce
- Opakovaná faktura se má vystavovat k pevnému dni s vlastním datem uskutečnění plnění, ne k datu spuštění úlohy.
- Nejčastější chyby: vynechaný měsíc po výpadku, dvojí vystavení po restartu a nezachycené ukončení smlouvy.
- Jednou za čtvrtletí zkontrolujte seznam aktivních šablon proti skutečně platným smlouvám.
Co všechno se dá fakturovat opakovaně
Typickými kandidáty jsou paušály za služby (účetnictví, IT podpora, správa webu), nájemné, předplatné software, servisní smlouvy a pravidelné dodávky. Společné mají tři vlastnosti: znám odběratele, znám částku a znám periodu.
Automatizace se vyplatí od pěti opakovaných faktur měsíčně. Nejde jen o ušetřený čas — hlavní přínos je, že se nezapomene. Vynechaná měsíční faktura se totiž typicky odhalí až při uzávěrce, kdy už je nepříjemné ji odběrateli dofakturovat.
Jak nastavit datum a periodu
Nastavení má tři parametry a každý má svá úskalí.
Den vystavení. Volte pevný den, ideálně první nebo poslední pracovní den v měsíci. Pozor na měsíce s méně dny — pravidlo „31. den v měsíci“ v únoru selže. Rozumné systémy v takovém případě použijí poslední den měsíce.
Datum uskutečnění plnění. Tohle je nejdůležitější a nejčastěji chybné nastavení. Faktura za srpnový paušál vystavená prvního září musí mít DUZP v srpnu, ne dnešní datum. Pokud systém dosazuje datum spuštění úlohy, posunou se vám všechna plnění o měsíc a v kontrolním hlášení vznikne trvalý nesoulad.
Konec platnosti. Nastavte datum, do kdy se má faktura vystavovat, i když smlouva je na dobu neurčitou. Přinutí vás to jednou ročně zkontrolovat, jestli spolupráce ještě trvá.
Kde vznikají duplicity a výpadky
Automatická fakturace selhává dvěma způsoby a oba mají stejnou příčinu — systém si nepamatuje spolehlivě, co už udělal.
Vynechaná faktura vznikne, když v den vystavení není úloha spuštěna (výpadek serveru, chyba v konfiguraci) a systém se k datu už nevrátí. Odběratel dostane fakturu až za dva měsíce, nebo vůbec.
Duplicitní faktura vznikne, když se úloha spustí dvakrát a systém neověří, jestli už pro dané období doklad existuje. To je horší varianta — odběratel dostane dvě faktury na totéž a vy řešíte storno.
Obrana je jednoduchá a měl by ji mít každý slušný systém: pro každou šablonu a období se eviduje, jestli už byl doklad vystaven, a vystavení probíhá se zámkem, který zabrání souběžnému spuštění. Pokud si vybíráte řešení, tohle je otázka, kterou se vyplatí položit.
Čtvrtletní kontrola, která se vyplatí
Jednou za tři měsíce si projděte seznam aktivních opakovaných faktur a porovnejte ho se skutečností. Hledáte tři věci:
- Šablony pro ukončené smlouvy. Fakturujete někomu, kdo už službu nebere. Nejčastější a nejtrapnější chyba.
- Neaktualizované ceny. Paušál se dva roky nezvedl, přestože rozsah práce narostl. U opakované fakturace se na to zapomíná právě proto, že běží sama.
- Chybějící šablony. Nový klient na paušálu, kterému se stále fakturuje ručně. Časem se na jednu z těch ručních faktur zapomene.
Kontrola zabere čtvrt hodiny a bývá to nejlépe zaplacených patnáct minut ve čtvrtletí — zejména kvůli neaktualizovaným cenám.
Předplatné a DPH
U předplatného placeného dopředu vzniká otázka, kdy odvést DPH. Obecně platí, že u služby vzniká povinnost přiznat daň ke dni jejího uskutečnění, ale přijatá úplata před uskutečněním plnění povinnost přiznat daň vyvolá už okamžikem přijetí platby, pokud je plnění dostatečně určité.
Prakticky to znamená, že roční předplatné zaplacené v lednu se z hlediska DPH neřeší až v prosinci. U dlouhodobějších plnění poskytovaných po částech se navíc plnění považuje za uskutečněné v dohodnutých obdobích.
Protože se pravidla u dlouhodobých a opakovaných plnění liší podle typu služby, nechte si nastavení jednou zkontrolovat účetní. Chyba v tomto místě se totiž opakuje každý měsíc a při kontrole se násobí.
Jak to funguje v portálu
V pay.ucetio.cz se opakovaná faktura nastaví jako šablona s odběratelem, položkami, periodou a dnem vystavení. Systém ji vystaví, odešle s QR platbou a po připsání úhrady sám spáruje platbu z banky. Vy do toho nezasahujete, jen sledujete přehled.
Účetní přitom vidí vystavené doklady průběžně, takže se paušály nemusí na konci měsíce nikam přeposílat. Pro firmu s dvaceti paušálními klienty to znamená rozdíl mezi půldnem práce a nulou.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali hromadná fakturace: když fakturujete desítkám klientů, fakturace dlouhodobé zakázky: etapy a milníky a faktura plátce a neplátce DPH: v čem se liší. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Jaké datum uskutečnění plnění má mít měsíční paušál?
Poslední den fakturovaného měsíce, tedy období, za které byla služba poskytnuta. Faktura vystavená prvního září za srpnový paušál musí mít DUZP v srpnu. Dosazení dne vystavení posune všechna plnění o měsíc a vytvoří trvalý nesoulad v kontrolním hlášení.
Co dělat, když se opakovaná faktura nevystavila?
Vystavte ji ručně se správným datem uskutečnění plnění za dané období, ne s dnešním datem. Zároveň zjistěte příčinu — pokud šlo o výpadek automatické úlohy, ověřte, že se nevynechaly i další šablony ve stejném dni.
Můžu opakovanou fakturu uprostřed období změnit?
Ano, změna ceny nebo rozsahu se promítne do dalšího vystavení. Už vystavené faktury se ale nemění zpětně — na opravu slouží opravný daňový doklad. Změnu ceny odběrateli vždy oznamte předem, ideálně písemně.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.