Neplátce DPH nevystavuje daňový doklad, ale běžnou fakturu. Rozdíl není kosmetický — uvedení DPH na faktuře neplátce je chyba s přímým finančním dopadem a řeší se doměrkem.
Ve zkratce
- Neplátce DPH nesmí na faktuře uvádět sazbu ani výši daně. Pokud to udělá, vzniká mu povinnost daň odvést.
- Faktura neplátce nemá povinné náležitosti daňového dokladu, ale musí být průkazná jako účetní doklad.
- Po registraci k DPH se mění doklad, číselná řada může pokračovat — ale nastavení systému se musí změnit ke správnému datu.
Co neplátce na faktuře uvádí
Faktura neplátce DPH je jednodušší dokument. Nemusí splňovat výčet náležitostí daňového dokladu ze zákona o DPH, ale musí obstát jako podklad pro účetnictví a pro prokázání výdaje u odběratele. Prakticky by měla obsahovat:
- označení dodavatele včetně IČO a adresy;
- označení odběratele včetně IČO;
- evidenční číslo dokladu;
- popis dodaného zboží nebo služby;
- datum vystavení a datum uskutečnění;
- celkovou částku;
- platební údaje a splatnost.
Osvědčuje se doplnit větu „Nejsem plátce DPH“. Není povinná, ale odstraní dotazy odběratelovy účetní, která jinak hledá, kde je na dokladu daň.
Čeho se neplátce musí vyvarovat
Zásadní pravidlo: neplátce nesmí na doklad uvést daň. Ani sazbu, ani její výši, ani formulaci typu „cena včetně DPH“. Není to formalita — pokud osoba, která není plátcem, uvede na dokladu daň, vzniká jí povinnost tuto částku odvést, přestože ji od odběratele fakticky nevybrala jako daň.
Chyba vzniká typicky ze dvou příčin. Buď je ve fakturačním systému nastavena výchozí sazba a nikdo ji nevypnul, nebo se použije šablona faktury převzatá od někoho jiného. Proto při nastavení systému vždy explicitně zvolte režim neplátce.
Druhá častá chyba je opačná: neplátce si od plátce nakoupí a snaží se DPH z nákupu „přeúčtovat“ odběrateli jako daň. To nelze. Zaplacená DPH je pro neplátce součástí nákladu, nikoli daní k odvedení.
Co se mění po registraci
Registrace k DPH mění doklad ve třech bodech. Přibývá DIČ dodavatele, doklad musí obsahovat základ daně, sazbu a výši daně a označuje se jako daňový doklad.
Číselná řada pokračovat může — zákon nevyžaduje její přerušení. Prakticky je ale přehlednější, když se datum registrace shoduje s přelomem měsíce nebo roku, protože se pak snáz orientujete v tom, které doklady jsou z jakého režimu.
Kritické je datum. Plátcem se stáváte k datu uvedenému v rozhodnutí o registraci a od tohoto dne musíte na plnění uplatňovat daň. Faktura vystavená den před tímto datem za plnění uskutečněné před ním daň neobsahuje. Rozhodující je datum uskutečnění plnění, ne datum vystavení dokladu.
Přechodné období a časté chyby
Období kolem registrace je nejrizikovější. Tři chyby se opakují nejčastěji:
Pozdní změna nastavení v systému. Registrace platí od prvního, ale systém se přepne až patnáctého. Deset faktur je bez daně, kterou musíte přesto odvést — z vlastní kapsy, protože odběrateli ji už dodatečně nevyfakturujete snadno.
Nesprávné určení, do jakého režimu plnění patří. Práce odvedená v předchozím měsíci, fakturovaná po registraci, se řídí datem uskutečnění, tedy je bez daně. Systém ale nabídne dnešní datum a daň dopočítá.
Nevyužitý nárok na odpočet při registraci. Za určitých podmínek lze uplatnit odpočet u majetku a zásob pořízených před registrací. Má to podmínky a lhůty, ale u firmy, která před registrací nakoupila vybavení, jde o významnou částku. Zeptejte se na to účetní hned, ne rok poté.
Jak si to ohlídat
Nejjednodušší opatření je nastavit v systému datum, od kterého jste plátcem, a nechat ho rozhodovat podle data uskutečnění plnění, ne podle data vystavení. Dobré fakturační systémy tento parametr mají a vyřeší tím celé přechodné období samy.
Pozor na zálohové faktury vystavené před registrací s plněním po ní — tam se režim posuzuje samostatně a bez systému, který datum plátcovství zohledňuje, vznikne chyba prakticky vždy.
A nakonec: registrace k DPH je dobrý okamžik pro půlhodinovou konzultaci s účetní. Nastavení, které se udělá správně jednou, se pak nemusí opravovat v každém přiznání.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali fakturace v cizí měně a kurzové rozdíly, fakturace do EU a souhrnné hlášení a vystavené faktury a kontrolní hlášení. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Co se stane, když neplátce omylem uvede na faktuře DPH?
Vzniká mu povinnost uvedenou částku odvést státu, i když není plátcem. Chybu je proto potřeba opravit co nejdříve — vystavením správného dokladu a informováním odběratele, který si z takové faktury nemůže uplatnit odpočet.
Musí neplátce na faktuře psát, že není plátcem DPH?
Zákon to nevyžaduje. V praxi se to ale vyplatí, protože odběratelova účetní jinak hledá chybějící daň a doklad vrací k doplnění. Jde o jednu větu, která ušetří dotazy.
Může neplátce fakturovat plátci DPH?
Samozřejmě. Vystaví běžnou fakturu bez daně a odběratel si z ní nemůže uplatnit odpočet — celá částka je pro něj nákladem. Na možnost spolupráce to nemá vliv, pouze na cenovou kalkulaci odběratele.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.