Vedení účetnictví online neznamená, že se s účetní nikdy nepotkáte. Znamená, že doklady putují elektronicky, komunikace má jedno místo a vy nemusíte nic vozit. Rytmus spolupráce zůstává stejný — jen bez papírové logistiky.
Ve zkratce
- Online vedení účetnictví se od klasického liší způsobem předání dokladů a komunikace, ne rozsahem služby.
- Měsíční rytmus má čtyři body: průběžné nahrávání, uzavření měsíce, kontrola a předání výstupů.
- Funguje pro celou ČR — lokalita rozhoduje jen tam, kde je opravdu potřeba osobní schůzka.
Co online vedení účetnictví obnáší
Rozsah práce je stejný jako u klasického účetnictví: zpracování dokladů, evidence DPH, mzdy, přiznání, komunikace s úřady a poradenství. Rozdíl je jen v logistice. Doklady se nevozí ani neposílají poštou — nahrávají se do portálu nebo vznikají přímo v něm.
Druhý rozdíl je v průběžnosti. Klasické předání jednou měsíčně znamená, že účetní má doklady až po skončení období. Při online spolupráci je vidí průběžně, může se doptat hned a případnou chybu odhalí dřív, než se zopakuje.
Třetí rozdíl je v dostupnosti výstupů. Přehled pohledávek, stav DPH nebo podklady pro banku máte k dispozici, když je potřebujete, ne až po vyžádání.
Měsíční rytmus spolupráce
Dobře nastavená online spolupráce má čtyři pravidelné body.
Průběžné nahrávání dokladů. Vystavené faktury vznikají v portálu, přijaté se nahrávají ve chvíli, kdy dorazí. Účtenky se fotí hned. Tohle je jediná část, která je na vás.
Uzavření měsíce. Kolem desátého dne následujícího měsíce se období uzavře. Do té doby je prostor doplnit, co chybí. Účetní pošle seznam chybějících dokladů, pokud nějaké jsou.
Zpracování a kontrola. Účetní doklady zpracuje, podá přiznání k DPH a kontrolní hlášení, pokud jste plátce, a nesrovnalosti řeší přímo u konkrétních dokladů.
Předání výstupů. Přehled hospodaření, stav pohledávek a závazků, informace o nadcházejících platbách a termínech. Tohle je část, kterou podnikatelé nejvíc ocení a nejčastěji ji nedostávají.
Co potřebujete na začátku
Nástup do online spolupráce vyžaduje jednorázovou přípravu. Počítejte s jedním delším rozhovorem a několika administrativními kroky.
- Základní údaje o podnikání — činnost, počet zaměstnanců, plátcovství DPH, používané účty.
- Přístupy — plná moc pro zastupování před úřady, přístup do datové schránky nebo alespoň dohoda, kdo ji sleduje.
- Předchozí účetnictví — poslední závěrka, saldokonto, evidence majetku, případně data z předchozího systému.
- Nastavení fakturace — číselná řada, splatnosti, sazby, napojení na banku.
Přechod je nejjednodušší k 1. lednu, ale zvládne se kdykoli. Uprostřed roku je jen potřeba pořádně převzít stav — zejména neuhrazené faktury a rozpracované zakázky.
Kdy je osobní kontakt pořád potřeba
Online neznamená bez lidí. Osobní nebo alespoň telefonický kontakt dává smysl ve třech situacích: při nástupu spolupráce, kdy se domlouvá nastavení; při roční uzávěrce, kdy se probírají výsledky a plánuje další rok; a při významném rozhodnutí — investici, náboru, změně právní formy.
Pro běžný měsíční provoz je ale osobní schůzka spíš zdržení. Většina dotazů se vyřeší písemně u konkrétního dokladu, kde je vidět kontext.
Pokud jste z Karlovarského kraje, je osobní schůzka snadno dostupná a řada klientů ji jednou za čas využívá. Pro klienty z jiných částí republiky funguje spolupráce plně na dálku — na kvalitu zpracování to nemá vliv.
Co si ohlídat
Kdo sleduje datovou schránku. Lhůty od úřadů běží od dodání, ne od přečtení. Musí být jednoznačně dané, jestli ji sledujete vy, nebo účetní.
Zálohu vlastních dat. I když doklady vznikají v portálu, mějte jednou ročně vlastní export. Odpovědnost za jejich uchování je vaše.
Co přesně je ve smluvené ceně. Zejména mzdy, roční závěrka, přiznání a poradenství se často účtují zvlášť. Vyjasněte to na začátku, ne v prosinci.
Reakční dobu. Domluvte si, do kdy dostanete odpověď na dotaz. U rozhodnutí, která nesnesou odklad, je to podstatnější než cena.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali kolik stojí vedení účetnictví a online fakturace, digitalizace účtenek: jak na ni prakticky a bezpečnost účetních dat v online portálu. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Funguje online účetnictví i pro firmy mimo Karlovarský kraj?
Ano. Doklady se předávají elektronicky a komunikace probíhá písemně nebo telefonicky, takže lokalita nehraje roli. Osobní schůzka dává smysl při nástupu a při roční uzávěrce, jinak se běžný provoz řeší na dálku.
Jak se předávají doklady, které mám jen papírově?
Vyfotíte je nebo naskenujete a nahrajete do portálu. Papírový originál si ponecháte, pokud je u daného typu dokladu potřeba. U většiny dokladů dnes postačí elektronická podoba, pokud je zajištěna čitelnost a neporušenost obsahu.
Jak rychle poznám, že něco chybí?
Při průběžném nahrávání to poznáte během měsíce, protože účetní doklady vidí a doptá se hned. Při klasickém předávání jednou měsíčně se chybějící doklad odhalí až po uzavření období, kdy se hůř dohledává.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.