Online účetnictví – vedení účetnictví na dálku pro OSVČ a firmy

Co je online účetnictví a čím se liší od klasického

Online účetnictví není jiný druh účetnictví. Platí stejné zákony, stejné termíny a stejná odpovědnost jako u účetní, za kterou chodíte do kanceláře. Rozdíl je v tom, jak k sobě putují doklady a informace: místo krabice s papíry jednou za měsíc nahráváte doklady průběžně do portálu nebo je posíláte elektronicky a já je zpracovávám hned, ne až po skončení období.

Pro vás to znamená tři praktické věci. Nemusíte nikam jezdit ani nic tisknout. Chyby a chybějící doklady se odhalí dřív, protože je vidím průběžně. A přehled o tom, kolik jste vyfakturovali, kdo vám dluží a kolik zaplatíte na DPH, máte k dispozici kdykoli – ne až po vyžádání. Vedení účetnictví online tak dává smysl každému, kdo chce mít čísla pod kontrolou a nechce přitom řešit logistiku.

Za službou stojím já, Veronika Zázrivcová – účetní s více než dvacetiletou praxí. Nejste u mě „ticket“ v systému: máte jednu stálou účetní, která zná vaše podnikání a odpovídá na telefonu i e-mailu.

Jak vedení účetnictví online funguje krok za krokem

1. Nezávazná domluva a nabídka

Napíšete nebo zavoláte a projdeme rozsah podnikání: právní formu, přibližný počet dokladů za měsíc, režim DPH, zaměstnance a případný obchod se zahraničím. Na základě toho dostanete konkrétní nabídku bez skrytých položek.

2. Převzetí účetnictví a nastavení

Pokud už účetní máte, převezmu podklady a stav ke dni předání a navážu na dosavadní účtování – i v průběhu roku. Nastavíme přístup do klientského portálu, případně napojení bankovního účtu, a domluvíme, jak budete doklady předávat.

3. Průběžné předávání dokladů

Vydané faktury vystavujete přímo v portálu, přijaté faktury a účtenky do něj nahrajete – klidně vyfocením z mobilu. Kdo chce, může doklady posílat e-mailem, přes sdílené úložiště nebo datovou schránkou.

4. Zpracování, kontrola a DPH

Doklady zaúčtuji, zkontroluji jejich náležitosti a sazby DPH, připravím přiznání k DPH, kontrolní a souhrnné hlášení. Když něco chybí nebo nesedí, ozvu se hned, ne až v den termínu.

5. Měsíční přehled a termíny

Hlídám termíny DPH, záloh, přehledů pro OSSZ a zdravotní pojišťovnu i mezd. Pravidelně víte, jak na tom firma je. Jak takový měsíc vypadá u společnosti, rozepisuje článek měsíční harmonogram vedení účetnictví s.r.o. online.

6. Roční uzávěrka a přiznání

Na konci roku připravím uzávěrku, daňové přiznání a u OSVČ přehledy pro sociální a zdravotní pojištění. U s.r.o. sestavím účetní závěrku a připomenu její zveřejnění ve sbírce listin.

Pro koho se online účetnictví hodí

• OSVČ a živnostníci – daňová evidence, paušální výdaje nebo paušální daň, přehledy pro OSSZ a pojišťovnu. Pomohu i s rozhodnutím, který režim se vám vyplatí.
• Malé a střední s.r.o. – podvojné účetnictví, DPH, mzdy jednatele i zaměstnanců a roční závěrka. Online spolupráce sedí hlavně firmám, kde jednatel nechce trávit čas kompletováním podkladů.
• E-shopy – doklady z objednávek, platební brány, dobírky, vratky a prodej do EU včetně režimu OSS. Více na stránce účetní pro e-shop.
• IT, programátoři a freelanceři – fakturace do zahraničí, reverse charge, paušální daň i přechod na s.r.o. Viz účetní pro IT a freelancery.
• Agentury a služby – zakázky, subdodavatelé, přefakturace nákladů a cash flow. Viz účetní pro agentury.
• Řemeslníci a podnikatelé v terénu – fakturace přímo z místa zakázky a účtenky za materiál vyfocené hned při nákupu.

Online spolupráce se hodí méně tomu, kdo chce doklady každý týden předávat osobně z ruky do ruky. Pokud podnikáte v Karlovarském kraji, umím obojí – podívejte se na účetnictví Karlovy Vary nebo účetnictví Sokolov. Podrobnější rozbor najdete v článku pro koho se hodí účetní spolupráce na dálku.

Co je v ceně online účetnictví: přehled služeb

Rozsah se vždy skládá podle toho, co vaše podnikání skutečně potřebuje. Nejčastější služby shrnuje tabulka.

Hlídám i limity: k DPH se povinně registruje ten, kdo za kalendářní rok překročí obrat 2 000 000 Kč, a při překročení 2 536 500 Kč se plátcem stáváte okamžitě. Obrat sleduji průběžně, abyste se to nedozvěděli pozdě. Cena se odvíjí od počtu dokladů, režimu DPH, zaměstnanců a formy účetnictví – jak se cena účetní obvykle skládá, vysvětluje článek kolik stojí účetní v roce 2026.

Klientský portál pay.ucetio.cz: fakturace, platby a doklady na jednom místě

Klienti, kterým vedu účetnictví, dostanou přístup do vlastního portálu. Je součástí spolupráce, nic se za něj neplatí zvlášť a nemusíte nic instalovat ani měnit banku.

• Online fakturace s QR platbou – u korunových faktur česká QR Platba, u eurových evropský SEPA kód. Odběratel zaplatí naskenováním a nesplete se v částce ani symbolu. Více na stránce online fakturace.
• Automatické párování plateb – u účtů ve Fio, Komerční bance, Raiffeisenbank, MONETĚ, ČSOB, UniCredit, Creditas a Revolutu si portál stahuje pohyby a páruje platby s fakturami i náklady. U jiné banky stačí nahrát výpis (GPC, XML nebo CSV). Jak to funguje, popisuje článek automatické párování plateb z bankovního účtu.
• Přijaté doklady z mobilu – účtenku nebo fakturu vyfotíte a nahrajete, já ji vidím okamžitě.
• Pohledávky a upomínky – přehled faktur po splatnosti a upomínky jedním klikem nebo automaticky.
• Mzdy, souhrnné hlášení a OSS – výplaty zaměstnanců s kontrolou účetní, souhrnné hlášení za plnění do EU a přehled pro režim OSS.
• Elektronické formáty – faktury i ve formátu ISDOC a dalších strukturovaných formátech, export do programů jako POHODA nebo Money S3.

Bezpečnost dat při online účetnictví

Bezpečnost je častá obava a je dobře, že se na ni ptáte. Portál k bankovnímu účtu přistupuje pouze pro čtení pohybů – zadat nebo odeslat platbu nemůže. Doklady máte na jednom místě pod přihlášením, ne rozeseté po e-mailových schránkách, flash discích a šuplících. Zpracování osobních údajů je smluvně ošetřené a s úřady komunikuji přes datovou schránku.

Elektronické doklady se navíc snáze archivují a dohledávají. Podrobnosti najdete v článcích bezpečnost účetních dat v online portálu a GDPR a účetní doklady v cloudu.

Online účetní, nebo účetní kancelář ve vašem městě?

Rozsah práce je u obou stejný. Liší se hlavně logistika, průběžnost a výběr účetní.

Podrobné srovnání najdete v článku online účetnictví, nebo účetní kancelář. Pokud zvažujete, že si účetnictví povedete sami v programu, přečtěte si účetní software, nebo online účetní.

Jak začít s online účetnictvím

1. Napište mi přes kontaktní formulář nebo zavolejte na +420 777 315 265.
2. Projdeme rozsah podnikání a pošlu vám nabídku.
3. Domluvíme termín převzetí – od začátku měsíce, čtvrtletí nebo roku.
4. Připravíte poslední daňové přiznání, výpisy z účtu a seznam pravidelných dokladů, u s.r.o. i poslední závěrku.
5. Dostanete přístup do portálu a začnete doklady předávat elektronicky.

Než se rozhodnete, projděte si otázky, které si položit před výběrem online účetnictví. Při přechodu od jiné účetní pomůže článek jak změnit účetní během roku.