Změnit účetní během roku jde bez problémů, pokud se předávka udělá k jasnému datu a nová účetní dostane konečné zůstatky, rozpracované doklady a přehled podaných přiznání. Nejvhodnější je měnit k poslednímu dni měsíce nebo čtvrtletí, kdy je uzavřené období DPH. Níže najdete postup krok za krokem, seznam podkladů k předání a nejčastější chyby, které změnu komplikují.
Kdy je vhodná chvíle na změnu účetní
Účetní můžete změnit kdykoli – zákon nic takového neomezuje. Prakticky ale platí, že čím čistší je hranice mezi „starou“ a „novou“ účetní, tím méně práce a chyb. Vhodné okamžiky jsou:
- konec měsíce nebo čtvrtletí, který odpovídá zdaňovacímu období DPH – předchozí účetní podá přiznání a kontrolní hlášení za uzavřené období,
- konec roku – nová účetní začíná s novým účetním obdobím, ale musí se domluvit, kdo připraví závěrku a přiznání za uplynulý rok,
- po podání ročního přiznání – pokud chcete mít rok uzavřený jednou rukou.
Měnit uprostřed měsíce nebo těsně před termínem přiznání nedoporučuji – snadno se stane, že každá ze stran předpokládá, že přiznání podá ta druhá.
Postup změny účetní krok za krokem
- Vyberte novou účetní a domluvte datum převzetí. Nejdřív mějte novou spolupráci podepsanou, teprve pak ukončujte tu stávající. Jak vybírat, popisuje článek jak poznat spolehlivou účetní.
- Zkontrolujte výpovědní lhůtu ve stávající smlouvě. Ověřte, do kdy a za jaké období má dosavadní účetní práci odvést.
- Písemně si domluvte, kdo co podá. Hlavně poslední přiznání k DPH, kontrolní hlášení, mzdová hlášení a případně roční přiznání.
- Vyžádejte si předávací balíček podkladů (viz tabulka níže).
- Vyřešte plné moci a přístupy. Pokud měla dosavadní účetní nebo daňový poradce plnou moc k zastupování na finančním úřadě či OSSZ, odvolejte ji a novou udělte nové účetní. Zrušte i přístupy do datové schránky, bankovnictví a fakturačního systému.
- Nová účetní převezme počáteční stavy a ověří, že navazují na podaná přiznání a bankovní zůstatky.
- Nastavte nový rytmus předávání dokladů – termín, kanál a formát.
Co si od dosavadní účetní vyžádat
| Podklad | Proč ho nová účetní potřebuje |
|---|---|
| Obratová předvaha a hlavní kniha k datu předání (u s.r.o.) | počáteční zůstatky účtů |
| Saldokonto pohledávek a závazků | přehled neuhrazených faktur, na které se budou párovat platby |
| Karty dlouhodobého majetku a odpisový plán | pokračování v odpisech stejnou metodou |
| Kopie podaných přiznání a hlášení (DPH, KH, SH, daň z příjmů, přehledy) | kontrola návaznosti a případné opravy |
| Mzdové listy, evidenční listy, prohlášení poplatníků | plynulé zpracování mezd |
| Účetní závěrky a přiznání za minulé roky | daňové ztráty, rezervy, srovnání |
| Export dat z účetního programu | pokud je to technicky možné, ušetří ruční zadávání |
U OSVČ s daňovou evidencí je balíček jednodušší – stačí přehled příjmů a výdajů od začátku roku, evidence majetku, pohledávek a závazků a kopie podaných přiznání a přehledů. Podrobněji o samotné předávce píšu v článku jak předat účetnictví nové účetní bez zbytečných ztrát.
Doklady patří vám
Originály dokladů i výstupy z účetnictví jsou vaše a jste povinni je archivovat. Dosavadní účetní by je měla vrátit kompletní. Pokud je předání problematické, pomůže písemná výzva s termínem – a do budoucna smlouva, která předání podkladů při ukončení spolupráce výslovně upravuje.
Nejčastější chyby při změně účetní
- Nikdo nepodá přiznání za přechodné období – každý počítá s tím druhým.
- Zůstane platná stará plná moc – finanční úřad doručuje písemnosti bývalé účetní nebo poradci.
- Nesedí počáteční zůstatky – rozdíl mezi bankou a účetnictvím se pak dohledává měsíce.
- Chybí přehled neuhrazených faktur – platby od odběratelů nejdou spárovat.
- Změna účetního programu bez exportu – historie zůstane jen v PDF a dohledávání je pomalé. Na co si dát pozor, popisuje článek přechod na nový účetní systém.
Příklad: změna účetní k 30. 6.
Firma s.r.o., měsíční plátce DPH se dvěma zaměstnanci, se rozhodne změnit účetní v polovině roku. Rozumný průběh vypadá takto:
- Květen – podpis smlouvy s novou účetní, výpověď dosavadní účetní s tím, že zpracuje období do 30. 6. včetně.
- Do 25. 7. – dosavadní účetní podá přiznání k DPH a kontrolní hlášení za červen a zpracuje červnové mzdy.
- Červenec – předání předvahy, saldokonta, majetku, mzdových listů a kopií podaných přiznání k 30. 6.
- Od 1. 7. – nová účetní účtuje doklady za červenec a kontroluje, že počáteční zůstatky sedí s bankou.
- Po skončení roku – nová účetní sestaví závěrku a přiznání za celý rok, protože má k dispozici data za obě pololetí.
Klíčové je, aby bylo písemně jasné, kdo podává červnové přiznání a mzdová hlášení, a aby nová účetní dostala úplné podklady dřív, než začne s prvním vlastním obdobím.
Kontrola po převzetí
Když nová účetní podklady převezme, měla by si ověřit několik věcí, než začne účtovat nové období:
- zůstatky na bankovních účtech v účetnictví odpovídají výpisům k datu předání,
- stav pokladny odpovídá skutečnosti,
- seznam neuhrazených faktur odpovídá saldokontu,
- podaná přiznání k DPH navazují na účetnictví,
- odpisy majetku pokračují ve stejné metodě.
Pokud se objeví nesrovnalost, je lepší ji vyřešit s dosavadní účetní hned, dokud si vše pamatuje, než ji objevit až při závěrce.
Časté otázky
Musím změnu účetní hlásit finančnímu úřadu?
Samotnou změnu účetní ne. Hlásí se ale změna zástupce – pokud měla dosavadní účetní plnou moc, odvolejte ji a novou udělte nové účetní.
Kdo zpracuje závěrku za rok, ve kterém se účetní měnila?
Obvykle nová účetní, protože navazuje na celé období. Je dobré to výslovně uvést v obou smlouvách.
Změna z kanceláře na online účetní
Změna účetní je dobrá příležitost přejít na elektronické předávání dokladů. Místo krabic s papíry se doklady nahrávají do portálu, výpisy chodí z banky automaticky a vy máte přehled o tom, co je zpracované. Srovnání obou přístupů najdete v článku online účetnictví, nebo účetní kancelář.
Převzetí účetnictví během roku je u mě běžná situace – postarám se o kontrolu zůstatků, plné moci i navázání na podaná přiznání. Spolupráce pak probíhá jako vedení účetnictví online. Pokud o změně uvažujete, napište mi a projdeme, k jakému datu je přechod nejjednodušší.
Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.