Externí účetní, nebo vlastní účetní ve firmě

Pro většinu OSVČ a malých firem je externí účetní levnější a bezpečnější volba než vlastní účetní v zaměstnaneckém poměru. Platíte jen za odvedenou práci, nemusíte řešit zástup ani software a máte k dispozici odborníka, který se věnuje legislativě denně. Vlastní účetní začne dávat smysl ve chvíli, kdy je ve firmě účetní práce na plný úvazek a potřebujete někoho na místě. V článku najdete srovnání nákladů, výhod a rizik obou cest.

Externí účetní, nebo vlastní: hlavní rozdíly

Kolik stojí vlastní účetní

U zaměstnance nestačí počítat s hrubou mzdou. Zaměstnavatel k ní platí 24,8 % na sociální a 9 % na zdravotní pojištění, tedy celkem 33,8 % navíc. K tomu přibývají:

• licence účetního a mzdového programu a jejich aktualizace,
• pracovní místo, počítač, telefon,
• školení – účetní a daňové předpisy se mění každý rok,
• náhrada mzdy za dovolenou a za prvních 14 dní pracovní neschopnosti,
• čas majitele na vedení a kontrolu zaměstnance.

Pokud firma nemá práci na plný úvazek, platí za čas, kdy účetní nemá co dělat. U částečného úvazku zase hrozí, že v době uzávěrky kapacita nestačí. Pro srovnání se podívejte, jak se tvoří cena externí účetní v článku kolik stojí účetní v roce 2026.

Výhody externí účetní

• Předvídatelné náklady – víte, kolik zaplatíte měsíčně, a cena roste jen s objemem práce.
• Zkušenost z praxe – účetní vidí desítky firem a podobné situace už řešila.
• Kontinuita – dovolená nebo nemoc nezastaví zpracování, pokud je zástup domluvený.
• Nezávislý pohled – externí účetní snáz upozorní na problém, který by zaměstnanec přehlížel.
• Méně starostí s legislativou – sledování změn je její každodenní práce.

Kdy dává smysl vlastní účetní

Interní účetní se vyplatí obvykle tehdy, když:

• firma zpracovává takové množství dokladů, že by externí cena přesáhla náklady na zaměstnance,
• potřebujete někoho na místě pro každodenní agendu – pokladnu, fakturaci, komunikaci s dodavateli, skladovou evidenci,
• máte složitější vnitropodnikové účetnictví, střediska nebo pravidelný reporting pro vedení,
• účetní zároveň zastává administrativní nebo personální roli.

Rizika, na která se zapomíná

U vlastní účetní ve firmě je největším rizikem závislost na jednom člověku. Když odejde nebo dlouhodobě onemocní, firma často zjistí, že nikdo jiný neví, jak je účetnictví nastavené, kde jsou hesla a co se má v příštích dnech podat. U externí účetní je zase rizikem slabá komunikace – pokud firma neposílá doklady včas nebo účetní nereaguje, problémy se hromadí. Obě rizika se dají omezit dobrou dokumentací, písemnými domluvami a pravidelnými přehledy.

Kombinace: interní asistentka a externí účetní

Častým kompromisem u rostoucích firem je, že ve firmě je asistentka nebo administrativní pracovnice, která vystavuje faktury, sbírá doklady a hlídá pokladnu, a externí účetní vše zaúčtuje, podá přiznání a zpracuje mzdy. Firma tak má člověka na místě a zároveň odborníka, který nese odbornou část. Externě lze zajistit i samotné mzdy – co obnášejí, popisuje článek co obsahuje zpracování mezd.

Externí účetní na dálku

Externí účetní dnes nemusí sedět ve stejném městě. Doklady se předávají přes portál, bankovní výpisy automaticky a komunikace probíhá e-mailem nebo telefonem. Rozdíly mezi účetní kanceláří a online účetní shrnuje článek online účetnictví, nebo účetní kancelář.

Na co nezapomenout u externí spolupráce

Aby externí účetní fungovala stejně spolehlivě jako člověk ve firmě, je potřeba několik věcí nastavit hned na začátku:

• Smlouva s rozsahem služeb – co účetní dělá, co dodáváte vy a v jakých termínech.
• Jeden kontaktní člověk ve firmě, který doklady sbírá a odpovídá na dotazy.
• Pevný termín předávání dokladů, nejlépe stejný každý měsíc.
• Přístup k výstupům – kopie podaných přiznání, přehledy o hospodaření, saldokonto.
• Plné moci pro komunikaci s úřady v rozsahu, který odpovídá službám.
• Pravidla pro předání při ukončení – aby případná změna účetní proběhla hladce.

Příklad z praxe: kdy se poměr obrací

Malá s.r.o. s jednotkami až nízkými desítkami dokladů měsíčně a dvěma zaměstnanci má účetní práce na několik hodin měsíčně. Zaměstnávat kvůli tomu účetní, i na zkrácený úvazek, by znamenalo platit za čas, který firma nevyužije, a navíc kupovat software a řešit zástup. Externí spolupráce tu vychází jednoznačně lépe.

Jiná situace je u firmy, která má stovky dokladů měsíčně, sklad, několik provozoven a desítky zaměstnanců. Tam je účetní práce na plný úvazek a navíc je potřeba někdo, kdo je denně k dispozici kolegům ve firmě. V takovém případě dává smysl interní účetní – často v kombinaci s externím daňovým poradcem nebo auditorem pro kontrolu a složitější otázky.

Většina firem se pohybuje mezi těmito póly. Rozhodnutí proto neodvozujte jen od obratu, ale od skutečného objemu práce a od toho, zda potřebujete člověka fyzicky na místě.

Časté otázky

Ztratím s externí účetní přehled o firmě?

Spíš naopak. Dobrá externí účetní vám pravidelně posílá přehledy a s klientským portálem vidíte stav faktur a plateb průběžně. Přehled ztrácí firmy spíš tehdy, když účetnictví běží „někde vzadu“ bez výstupů.

Zvládne externí účetní i firmu se zaměstnanci?

Ano, mzdy jsou běžnou součástí externích služeb. Podstatné je posílat podklady včas – výplatní termín se nedá posunout.

Můžu přejít z interní účetní na externí v průběhu roku?

Můžete. Nejjednodušší je převzetí ke konci měsíce nebo čtvrtletí, kdy je uzavřené období DPH. Postup popisuje článek jak změnit účetní během roku.

Jak se rozhodnout

1. Spočítejte, kolik dokladů měsíčně máte a kolik zaměstnanců.
2. Odhadněte, kolik hodin týdně by účetní práce skutečně zabrala.
3. Porovnejte celkovou cenu zaměstnance s nabídkou externí účetní.
4. Zvažte, zda potřebujete někoho fyzicky ve firmě, nebo stačí spolehlivý systém předávání.

Ať se rozhodnete jakkoli, důležitá je spolehlivost – na co se dívat, popisuje článek jak poznat spolehlivou účetní. Pokud chcete externí spolupráci vyzkoušet, nabízím online účetnictví pro OSVČ i firmy. Napište mi počet dokladů a zaměstnanců a připravím nabídku.

Nezávazně poptat účetnictví