U zakázky trvající půl roku je fakturace až na konci nejrychlejší cesta k problémům s hotovostí. Rozdělení na etapy ale není jen finanční trik — mění i to, kdy vzniká povinnost odvést DPH.
Ve zkratce
- Rozdělení fakturace na etapy má tři důvody: cashflow, snížení rizika a průběžné potvrzení, že práce odpovídá zadání.
- Etapy musí být definované ve smlouvě. Bez toho vzniká spor o to, jestli byla etapa dokončena.
- Záloha a dílčí plnění nejsou totéž — liší se okamžikem vzniku povinnosti přiznat DPH i tím, jaký doklad se vystavuje.
Proč nefakturovat až na konci
Zakázka na šest měsíců fakturovaná jednou fakturou znamená, že po celou dobu financujete odběratele z vlastních peněz. Náklady — mzdy, subdodávky, materiál — platíte průběžně, příjem přijde až po dodání a po uplynutí splatnosti. U větší zakázky to může být sedm měsíců bez příjmu.
Druhý důvod je riziko. Pokud odběratel v pátém měsíci přestane komunikovat nebo se dostane do potíží, přijdete o celou hodnotu práce. Při fakturaci po etapách je vaše maximální ztráta jedna etapa.
Třetí důvod bývá přehlížený, ale je praktický: fakturace je kontrolní bod. Když odběratel etapu převezme a zaplatí, potvrdil tím, že dodané odpovídá zadání. Na konci pak nevzniká spor o práci odvedenou před půl rokem.
Jak etapy nastavit
Etapy mají být definované ve smlouvě, ne domluvené ústně. U každé z nich potřebujete tři údaje: co je jejím výstupem, jak se pozná, že je hotová, a jakou částku představuje.
Nejčastější chyba je definovat etapy časově („po dvou měsících“) místo věcně („po předání návrhu“). Časové etapy vedou ke sporu, protože odběratel platí za uplynulý čas, ne za výsledek. Věcné etapy jsou obhajitelné.
Rozumné rozdělení u typické zakázky vypadá jako 30 % při zahájení, 40 % po hlavní etapě, 30 % po předání. Poslední splátka by neměla být příliš velká — je to částka, o kterou hrajete, pokud se na konci něco zadrhne.
Záloha versus dílčí plnění
Tohle je místo, kde se nejčastěji chybuje, protože obojí vypadá stejně — přijdou peníze v průběhu zakázky. Z hlediska DPH jde ale o dvě různé věci.
Záloha je platba přijatá před uskutečněním plnění. Vystavuje se na ni zálohová faktura (proforma), která není daňovým dokladem. Přijetím úplaty vzniká plátci povinnost přiznat daň, pokud je plnění dostatečně určité — a na přijatou platbu se vystavuje daňový doklad. Po dokončení zakázky se zálohy zúčtují do konečné faktury.
Dílčí plnění je situace, kdy je ve smlouvě sjednáno, že se plnění uskutečňuje po částech a každá část se přebírá samostatně. Pak se každá etapa považuje za samostatné plnění se svým datem uskutečnění a vystavuje se na ni rovnou daňový doklad.
Rozdíl je praktický: u dílčích plnění nepotřebujete zálohové faktury ani závěrečné zúčtování. U záloh ano. Který režim je pro vaši zakázku vhodný, závisí na smlouvě — probrat to s účetní před podpisem je levnější než to opravovat po půl roce.
Variabilní symboly u etap
U zakázky s několika fakturami je snadné se ztratit v tom, která platba patří ke které etapě. Pravidlo je jednoduché: každá faktura má vlastní variabilní symbol shodný se svým číslem a odběratel platí každou zvlášť.
Zvláštní pozor si dejte u zálohových faktur. Proforma má vlastní řadu i vlastní symbol, pod kterým odběratel zaplatí. Následný daňový doklad si musí ponechat symbol proformy, jinak se úhrada k dokladu nikdy nespáruje a v saldokontu zůstane viset neuhrazená faktura vedle nepřiřazené platby.
Systémy, které tuhle vazbu drží automaticky, ušetří u projektové fakturace hodně dohledávání. V portálu pay.ucetio.cz proforma i navazující doklad tuto vazbu udržují, takže se platba přiřadí správně bez ručního zásahu.
Co dělat, když se zakázka protáhne
Prodloužení zakázky je běžné a nemělo by znamenat, že se přestane fakturovat. Pokud jsou etapy věcné, fakturuje se podle dokončených výstupů bez ohledu na kalendář. Pokud jsou časové, dohodněte s odběratelem doplnění etapy — písemně, dodatkem ke smlouvě.
Když se rozsah rozšíří, fakturujte vícepráce samostatně a průběžně, ne až v závěrečné faktuře. Vícepráce vyfakturované na konci jsou nejčastější předmět sporu, protože odběratel je vidí jako překročení rozpočtu, ne jako dodatečnou objednávku.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali faktura plátce a neplátce DPH: v čem se liší, fakturace v cizí měně a kurzové rozdíly a fakturace do EU a souhrnné hlášení. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Musí být etapy uvedené ve smlouvě?
Prakticky ano. Bez písemné definice etap a jejich výstupů nemáte jak doložit, že etapa byla dokončena, a odběratel může fakturu odmítnout. U dílčích plnění navíc na smluvním ujednání závisí i daňový režim.
Jaký je rozdíl mezi zálohovou fakturou a fakturou za etapu?
Zálohová faktura je výzva k platbě před uskutečněním plnění a není daňovým dokladem — ten se vystavuje k přijaté platbě. Faktura za dokončenou etapu je daňový doklad za skutečně uskutečněné dílčí plnění. Který režim platí, určuje smlouva.
Jak vysokou zálohu je běžné požadovat?
U zakázek na míru se běžně pohybuje mezi třiceti a padesáti procenty. U nového odběratele bez historie je vyšší záloha legitimní. Rozhodující je, aby záloha pokryla vaše přímé náklady na zahájení — to je částka, o kterou byste jinak přišli.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.