Doklady se dají předávat účetní elektronicky celé – faktury v PDF nebo ISDOC, účtenky jako fotky, bankovní výpisy jako export nebo přes automatické napojení. Aby to fungovalo, potřebujete tři věci: jedno místo, kam doklady posíláte, jednoduchá pravidla pro pojmenování a pevný termín předání. V článku najdete praktický postup, srovnání způsobů předávání a chyby, kvůli kterým se elektronické doklady ztrácejí.
Kompletní přehled archivačních lhůtKompletní tabulku lhůt pro účetní doklady, faktury, daňové doklady i mzdy — a hlavně to, odkdy se doba uchování počítá — najdete v článku jak dlouho archivovat účetní doklady.
Proč předávat doklady elektronicky
- Nic se neztratí cestou – žádné obálky, šanony ani zapomenuté účtenky v autě.
- Účetní může pracovat průběžně – nemusí čekat na konec měsíce, až přinesete krabici.
- Dohledání je otázkou vteřin – i po letech, při kontrole nebo žádosti o úvěr.
- Méně dotazů – když je u dokladu poznámka, účetní nemusí volat.
- Archivace je jednodušší – doklady jsou uložené na jednom místě a zálohované.
Způsoby elektronického předávání
| Způsob | Výhody | Na co si dát pozor |
|---|---|---|
| Klientský portál účetní | vše na jednom místě, přehled o stavu zpracování, napojení na fakturaci a banku | naučit se ho používat a nahrávat doklady průběžně |
| Sdílená složka (cloud) | jednoduché, známé prostředí | dodržovat strukturu složek a pojmenování, nastavit oprávnění |
| nic není potřeba instalovat | doklady se ztrácí mezi zprávami, chybí přehled, co už bylo odesláno | |
| Přeposílání faktur od dodavatelů | vyhrazená adresa, kam chodí faktury automaticky | hlídat, aby šly na správnou adresu všechny faktury |
| Napojení banky | výpisy chodí automaticky, platby se párují s fakturami | nastavit u všech firemních účtů |
E-mail funguje u velmi malého počtu dokladů, s jejich přibývajícím množstvím se ale rychle stává nepřehledným – viz článek účetní doklady v e-mailu.
Jak předávání nastavit krok za krokem
- Domluvte se s účetní na jednom kanálu. Kombinace e-mailu, WhatsAppu a sdílené složky vede k tomu, že nikdo neví, co kde je.
- Rozdělte doklady do skupin – vydané faktury, přijaté faktury, účtenky a pokladna, banka, ostatní (smlouvy, mzdy, úřední dopisy).
- Zvolte jednotné pojmenování souborů, například 2026-09_dodavatel_cislo-faktury.pdf.
- Účtenky fotografujte hned – termopapír rychle bledne a papírové účtenky se ztrácí.
- K neobvyklým dokladům připište poznámku – k čemu nákup patří, pro jakou zakázku, zda jde o soukromou platbu.
- Stanovte si pevný termín, například do 5. dne následujícího měsíce, kdy jsou všechny doklady za předchozí měsíc předané.
Jak fotit a skenovat účtenky
Fotka musí být čitelná celá – datum, dodavatel, IČO, částka, sazba DPH. Fotografujte na rovném podkladu, bez stínu, celou účtenku. Rozmazané nebo oříznuté fotky jsou nejčastějším důvodem dotazů. Více tipů najdete v článku digitalizace účtenek prakticky.
Elektronické faktury a formát ISDOC
Faktura vystavená a doručená elektronicky je plnohodnotný doklad, pokud obsahuje všechny náležitosti. Pokud váš fakturační systém umí formát ISDOC, mohou se údaje z faktury načíst do účetnictví bez přepisování, což snižuje počet chyb. Podrobnosti popisuje článek elektronická fakturace a formát ISDOC.
Nejčastější chyby
- doklady posílané po jednom během celého měsíce bez přehledu, co už bylo předáno,
- stejný doklad poslaný dvakrát (a zaúčtovaný dvakrát),
- soubory pojmenované „scan001.pdf“ nebo „IMG_4567.jpg“,
- chybějící bankovní výpis za některý z účtů, například kreditní kartu nebo účet v cizí měně,
- soukromé a firemní doklady ve stejné složce bez označení.
Kdo má mít k dokladům přístup
Ve firmě s více lidmi se vyplatí určit, kdo doklady nahrává a kdo je kontroluje. Zaměstnanci mohou nahrávat své účtenky z cest nebo nákupů, majitel nebo asistentka pak jednou měsíčně zkontroluje, že je vše kompletní. Účetní by měla mít přístup ke všem dokladům, ale například mzdové podklady by neměly být viditelné všem zaměstnancům. Portál s rolemi a oprávněními tohle řeší lépe než sdílená složka, ke které má přístup každý, kdo zná odkaz.
Bezpečnost
Účetní doklady obsahují citlivé údaje – čísla účtů, mzdy, osobní data zaměstnanců. Proto je lepší používat portál nebo úložiště s řízeným přístupem a dvoufázovým ověřením než běžný e-mail. Doklady také pravidelně zálohujte.
Příklad měsíčního postupu
Takhle vypadá elektronické předávání u typické OSVČ, která je plátcem DPH:
- Během měsíce vystavuje faktury ve fakturačním systému napojeném na účetní – vydané faktury se k účetní dostanou samy.
- Při každém nákupu vyfotí účtenku mobilem a nahraje ji do portálu, případně připíše krátkou poznámku.
- Faktury od dodavatelů, které přišly e-mailem, přepošle nebo nahraje hned po přijetí.
- Bankovní výpisy se načítají automaticky a platby se párují s fakturami.
- Do 5. dne následujícího měsíce zkontroluje, zda k žádné platbě z výpisu nechybí doklad, a dá účetní vědět, že je měsíc kompletní.
Celé předání tak zabere jen pár minut navíc oproti běžné práci, protože většina dokladů se nahrává průběžně.
Jak pojmenovávat a označovat doklady
Dobře pojmenovaný soubor řekne, co obsahuje, ještě než ho otevřete. Osvědčený vzor je:
- rok-měsíc na začátku, aby se soubory řadily chronologicky,
- typ dokladu – FV (vydaná faktura), FP (přijatá faktura), UC (účtenka), BV (bankovní výpis),
- protistrana – zkrácený název dodavatele nebo odběratele,
- číslo dokladu, pokud ho doklad má.
Například 2026-09_FP_dodavatel_2026123.pdf. Ještě důležitější než konkrétní vzor je dodržovat ho pořád stejně. Pokud ukládáte do sdílené složky, platí totéž pro strukturu složek – jedna složka na měsíc a v ní podsložky podle typu dokladu.
U portálu se o většinu označování postará systém sám: doklad nahrajete, vyberete typ a případně připíšete poznámku.
Časté otázky
Musím papírové originály dokladů schovávat?
Doklady musíte archivovat po zákonem stanovenou dobu. Pokud převádíte papírové doklady do elektronické podoby, ověřte si s účetní, jak to u vašich dokladů provést, aby převod obstál. Do té doby originály nevyhazujte.
Je faktura v PDF poslaná e-mailem platný doklad?
Ano, pokud obsahuje všechny náležitosti. Elektronická faktura je pro účetnictví rovnocenná papírové.
Co když účtenku ztratím dřív, než ji vyfotím?
Dejte účetní vědět. Podle situace lze požádat prodejce o kopii nebo výdaj doložit jinak. Proto je nejlepší fotit hned.
Úplný přechod bez papírů
Elektronické předávání je první krok. Pokud chcete jít dál a vést podnikání úplně bez papírů, přečtěte si článek účetnictví OSVČ bez papírů.
V rámci služby online účetnictví používají moji klienti portál pay.ucetio.cz – doklady nahrávají na jedno místo, faktury vystavují online a platby z banky se párují automaticky. Pokud chcete předávání dokladů nastavit, ozvěte se.
Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.