Freelancer nemá problém s objemem faktur, ale s jejich nepravidelností. Tři měsíce hojnosti a jeden hluchý — a k tomu zálohy na daň, které nepočkají. Fakturace je jediné místo, kde se s tím dá něco udělat.
Ve zkratce
- Fakturujte v pravidelném rytmu, ideálně vždy k témuž dni v měsíci. Předvídatelnost příjmu začíná u předvídatelnosti fakturace.
- U nových klientů bez historie požadujte zálohu. Je to běžná praxe, ne projev nedůvěry.
- Sledujte průběžný součet příjmů od začátku roku — kvůli limitům pro DPH i pro paušální režim.
Rytmus je důležitější než nástroj
Nejčastější potíž freelancerů není nedostatek zakázek, ale nerovnoměrný příjem. Ten často nevzniká kolísáním práce, ale kolísáním fakturace — práce se odvedla v březnu, faktura odešla v květnu.
Řešení je jednoduché a nic nestojí: fakturujte vždy k témuž dni. Ať je to poslední den měsíce nebo první pondělí, hlavně ať je to pravidelné. Zapište si to jako opakující se úkol.
U dlouhodobých klientů se osvědčuje měsíční fakturace i tehdy, když zakázka trvá déle. Klient si zvykne na pravidelnou částku a vy nefinancujete jeho projekt z vlastních peněz.
Zálohy a nové klienty
U nového klienta bez historie je záloha zcela běžná. Neznamená nedůvěru — znamená, že nechcete odpracovat měsíc a pak zjistit, že protistrana neplatí.
Rozumné nastavení: u menších zakázek platba předem nebo do týdne po dokončení, u větších záloha třicet až padesát procent před zahájením a doplatek po dodání. U dlouhodobých spoluprací měsíční fakturace zpětně.
Pokud vám klient zálohu odmítne a jde o významnou zakázku, alespoň ji rozdělte na etapy. Maximální ztráta se tím omezí na jednu část místo celku.
Zálohová faktura má vlastní číselnou řadu a po zaplacení z ní vzniká daňový doklad. Variabilní symbol si doklad přebírá z proformy — jinak se úhrada nespáruje.
Splatnost a upomínky bez konfliktu
Freelanceři upomínají neradi, protože klient bývá zároveň zdrojem další práce. Právě proto je automatická upomínka ideální: odejde sama, věcně, bez emocí — a vy nemusíte řešit, jestli je vhodná chvíle.
Osvědčuje se posloupnost: připomenutí tři dny před splatností, věcná zpráva tři dny po splatnosti, důraznější upomínka po dvou týdnech. Ve většině případů stačí první nebo druhý krok.
Splatnost nastavte podle typu klienta — čtrnáct dnů u menších firem, třicet u velkých se schvalovacím procesem. Kratší splatnost u velké firmy stejně nedodrží, jen si o ni zbytečně říkáte.
Co sledovat kvůli daním
Freelancer nemá účetní oddělení, které by hlídalo limity. Dvě čísla si proto sledujte sami:
Obrat pro povinnou registraci k DPH. Počítá se za dvanáct po sobě jdoucích kalendářních měsíců, ne za kalendářní rok. Tohle je nejčastější překvapení — člověk sleduje rok a limit překročí v listopadu za období od loňského prosince.
Příjmy pro paušální režim, pokud jste v něm. Překročení limitu znamená, že podmínky za dané období nesplníte.
Obojí se hlídá jediným pohledem, pokud máte fakturaci napojenou na banku — vidíte průběžný součet skutečně přijatých plateb. Konkrétní výše limitů se mění, proto si je ověřte pro aktuální období.
Třetí věc, kterou stojí za to plánovat, jsou zálohy na daň a pojistné. Odkládejte si z každé přijaté platby pevné procento stranou. Kdo to nedělá, řeší v lednu problém, o kterém věděl celý rok.
Minimum administrativy, které stačí
Freelancer nepotřebuje složitý systém. Stačí čtyři věci, které dohromady pokryjí celou agendu:
- fakturace s QR platbou a pravidelným rytmem;
- napojení na banku, aby se platby párovaly samy;
- místo, kam se průběžně nahrávají doklady k výdajům;
- přehled příjmů od začátku roku kvůli limitům.
To je celé. Zbytek — přiznání, přehledy, posouzení uznatelnosti — je práce pro účetní a je levnější ji zadat než dělat sám. Vaše hodinová sazba je téměř jistě vyšší než cena za zpracování.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali nejčastější chyby při online fakturaci, online fakturace: jak začít a co si nastavit a náležitosti faktury: co na ní musí být. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Jakou splatnost dávat jako freelancer?
Čtrnáct dnů u menších firem a živnostníků, třicet u velkých společností se schvalovacím procesem. U fyzických osob klidně sedm dnů — platí obvykle hned. Rozhodující je ale spíš to, jak rychle fakturu odešlete a jestli má QR platbu.
Je normální chtít od klienta zálohu?
Ano, u nových klientů bez historie i u větších zakázek je to běžná praxe. Pokud klient zálohu odmítne, rozdělte zakázku alespoň na etapy — omezíte tím maximální ztrátu na jednu část.
Podle čeho se počítá obrat pro registraci k DPH?
Za dvanáct bezprostředně předcházejících po sobě jdoucích kalendářních měsíců, nikoli za kalendářní rok. Právě proto se limit často překročí nečekaně — je nutné sledovat klouzavé období, ne stav od ledna.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.