Faktura, které chybí povinný údaj, je problém dvakrát: odběratel si nemusí uplatnit odpočet DPH a vám může finanční úřad doklad vyřadit z nákladů. Přitom jde o seznam údajů, který se dá jednou nastavit a pak už jen kontrolovat.
Ve zkratce
- Plátce DPH vystavuje daňový doklad — jeho náležitosti určuje § 29 zákona o DPH a chybějící údaj může odběrateli zablokovat odpočet.
- Neplátce DPH vystavuje běžnou fakturu. Musí být čitelně identifikovatelný dodavatel, odběratel, předmět plnění, částka a datum.
- Nejčastější chyba není chybějící údaj, ale nesprávný: špatné IČO odběratele, chybné DUZP nebo nesouhlasící variabilní symbol.
Faktura versus daňový doklad
Slovo „faktura“ zákon nezná jako samostatný pojem s pevným seznamem náležitostí. Zákon pracuje s daňovým dokladem (zákon o DPH) a s účetním dokladem (zákon o účetnictví). V praxi to znamená, že požadavky se liší podle toho, jestli jste plátce DPH.
Plátce DPH vystavuje daňový doklad a musí splnit výčet z § 29 zákona o DPH. Neplátce vystavuje běžnou fakturu, u které se řídí obecnými požadavky na účetní doklad a na to, aby byl výdaj u odběratele prokazatelný. Neplátce nesmí na doklad uvádět DPH ani sazbu daně — to je jedna z nejčastějších chyb začínajících podnikatelů.
Povinné údaje na daňovém dokladu
Pokud jste plátce DPH, musí doklad obsahovat:
- označení osoby, která plnění uskutečňuje, a její daňové identifikační číslo;
- označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, a její DIČ, pokud ho má;
- evidenční číslo dokladu;
- rozsah a předmět plnění — tedy co konkrétně se fakturuje;
- datum vystavení dokladu;
- datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) nebo datum přijetí úplaty, pokud se liší od data vystavení;
- jednotkovou cenu bez daně, případně slevu, není‑li v jednotkové ceně obsažena;
- základ daně;
- sazbu daně;
- výši daně uvedenou v české měně.
U zvláštních režimů přibývají další povinné texty — například u přenesení daňové povinnosti musí být na dokladu uvedeno „daň odvede zákazník“ a u osvobozených plnění odkaz na příslušné ustanovení.
Co na fakturu patří, i když to zákon nevyžaduje
Řada údajů není povinná, ale bez nich se doklad špatně používá. Prakticky nezbytné jsou:
- Číslo bankovního účtu a variabilní symbol. Bez nich nemá odběratel jak zaplatit tak, aby se platba spárovala.
- Datum splatnosti. Bez uvedené splatnosti se opíráte jen o zákonnou lhůtu, což komplikuje vymáhání.
- QR platba. Výrazně snižuje počet plateb bez variabilního symbolu a zrychluje úhradu.
- Způsob úhrady — převodem, hotově, kartou. Má vliv na to, jak se doklad zaúčtuje.
- U neplátce věta „Nejsem plátce DPH“. Není povinná, ale odstraní dotazy odběratelovy účetní.
Pokud fakturujete na základě smlouvy nebo objednávky, uveďte i její číslo. U větších odběratelů to bývá podmínka, aby faktura vůbec vstoupila do schvalovacího procesu — jinak vám ji vrátí a splatnost běží od začátku.
Nejčastější chyby v praxi
Chybějící údaj je poznat na první pohled a obvykle se opraví hned. Horší jsou chyby, které vypadají správně:
Špatné IČO nebo název odběratele. Vzniká přepisem z e‑mailu nebo z vizitky. Faktura pak formálně existuje, ale nesedí s obchodním rejstříkem. Řešení je jednoduché — nechte si údaje načíst z rejstříku podle IČO, ne je opisovat.
Chybné DUZP. U služeb se často uvede datum vystavení, i když plnění proběhlo v minulém měsíci. To posune DPH do jiného období a při kontrolním hlášení se doklad nespáruje s odběratelem.
Variabilní symbol jiný než číslo faktury. Sám o sobě to není problém, ale rozbije to automatické párování plateb. Pokud musí být VS jiný (typicky u zálohových faktur), musí být tato vazba někde evidovaná.
Nekonkrétní předmět plnění. „Práce dle dohody“ nebo „služby“ je při daňové kontrole nejrizikovější text na faktuře. Předmět má být popsán tak, aby z něj šlo poznat, co se skutečně dodalo.
Jak si kontrolu zjednodušit
Nejúčinnější opatření je nekontrolovat každou fakturu ručně. Fakturační systém, který má správně nastavené výchozí hodnoty a načítá odběratele z rejstříku, chyby prakticky vylučuje — zbývá zkontrolovat předmět plnění a DUZP, tedy dvě věci.
Druhé opatření je mít jednu osobu, která vidí obojí: vystavené i přijaté faktury. Když účetní kontroluje jen přijaté doklady a vystavené vidí až při uzávěrce, chyba se najde s tříměsíčním zpožděním, kdy už je oprava složitá. Portál, ve kterém vzniká faktura i sběr přijatých dokladů, tuto mezeru zavírá.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali jak vystavit fakturu online krok za krokem, qR platba na faktuře: jak funguje a proč ji používat a variabilní symbol a párování plateb: jak to nastavit správně. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Musí být na faktuře podpis a razítko?
Nemusí. Ani zákon o DPH, ani zákon o účetnictví podpis ani razítko nevyžadují. U elektronických faktur se věrohodnost prokazuje jinak — typicky kontrolním mechanismem, tedy vazbou dokladu na objednávku, smlouvu a platbu.
Co když zjistím chybu až po odeslání faktury?
Záleží na typu chyby. Formální nepřesnost, která nemění částku ani DPH (překlep v adrese), lze opravit vystavením správného dokladu se stejným číslem. Pokud se mění základ daně nebo výše daně, vystavuje se opravný daňový doklad. Původní fakturu nikdy neupravujte zpětně bez záznamu.
Jaké údaje musí mít faktura od neplátce DPH?
Označení dodavatele a odběratele včetně IČO, evidenční číslo dokladu, popis dodaného zboží nebo služby, datum vystavení, datum uskutečnění a celkovou částku. DPH ani sazbu daně neplátce uvádět nesmí.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.