Platební brána zrychlí inkaso, ale zkomplikuje účetnictví. Na účet nepřijde částka faktury, přijde souhrn za období snížený o poplatky — a bez správného podkladu se to nedá spárovat ani zaúčtovat.
Ve zkratce
- Brána posílá na účet souhrnné platby za období, ne jednotlivé faktury. Párování podle částky proto nefunguje.
- Poplatek brány je náklad a musí být zaúčtován samostatně, nesmí snižovat tržbu.
- Bez měsíčního vyúčtování od poskytovatele nelze platby korektně přiřadit — vyžádejte si ho hned na začátku.
Proč částky na účtu nesedí
Když odběratel zaplatí kartou přes bránu, peníze nejdou přímo na váš účet. Nejprve se shromáždí u poskytovatele brány, ten si strhne poplatek a v dohodnutém intervalu — obvykle denně nebo týdně — pošle souhrnnou částku.
Na výpisu tak vidíte jednu platbu, například 47 382,50 Kč, která odpovídá dvaceti tržbám snížených o provizi. Automatické párování podle variabilního symbolu a částky tady nemá šanci fungovat, protože ani jedno nesedí.
Druhý zdroj rozdílu jsou vratky a chargebacky. Vrácená platba se obvykle odečte z nejbližšího souhrnu, takže částka na účtu klesne, aniž by tomu odpovídala nějaká faktura. Bez podkladu od poskytovatele to nerozklíčujete.
Co si vyžádat od poskytovatele
Klíčový dokument je vyúčtování za období (settlement report). Musí obsahovat seznam jednotlivých transakcí, k nim odpovídající identifikátor objednávky nebo faktury, výši poplatku u každé transakce a souhrnnou částku, která byla odeslána na účet.
Vyžádejte si také daňový doklad na poplatky. Provize brány je vaším nákladem a u plátce DPH se z ní zpravidla uplatňuje odpočet — pokud je poskytovatel tuzemský. U zahraničních poskytovatelů se uplatní režim přenesení daňové povinnosti, což je potřeba vědět dopředu.
Ideálem je automatický export vyúčtování, který se dá zpracovat strojově. Ruční přepisování dvaceti transakcí měsíčně je zvládnutelné, dvou set už ne.
Jak se to správně účtuje
Zásadní pravidlo: tržba se účtuje v plné výši, poplatek brány je samostatný náklad. Není přípustné zaúčtovat jen čistou částku, která přišla na účet — snížila by se tím tržba i základ DPH, což je chyba s přímým daňovým dopadem.
V praxi to znamená tři účetní kroky: tržba podle faktury, závazek vůči poskytovateli brány (nebo pohledávka za ním do doby odeslání peněz) a náklad na poplatek. Přesné zaúčtování závisí na tom, jestli vedete účetnictví nebo daňovou evidenci — proberte to s účetní na začátku, ne po půl roce.
Pro DPH je rozhodující datum uskutečnění plnění, tedy den dodání zboží nebo služby, nikoli den, kdy vám brána peníze přeposlala. Zpoždění výplaty proto nemá vliv na to, do jakého období DPH patří.
Kdy se brána vyplatí a kdy ne
Provize brány se pohybuje v jednotkách procent nebo v kombinaci fixní částky a procenta. U drobných plateb je to zanedbatelné, u faktury na sto tisíc korun jde o tisíce — a tam je bankovní převod s QR platbou jednoznačně výhodnější.
Rozumné rozdělení vypadá takto:
- E-shop a drobné platby: brána je prakticky nutnost, zákazník jinou cestu neočekává.
- Předplatné a opakované platby: brána s uloženou kartou šetří práci a snižuje výpadky.
- Zahraniční odběratelé: brána je často jediná pohodlná cesta.
- Běžná fakturace tuzemským firmám: QR platba je levnější, rychlejší na spárování a odběratelé ji očekávají.
Kombinace obojího je legitimní: na faktuře nabídněte QR platbu jako výchozí a platební odkaz jako alternativu. Většina odběratelů zvolí převod a poplatky zaplatíte jen u těch, kteří skutečně potřebují kartu.
Praktické nastavení
Aby se transakce z brány daly přiřadit k fakturám, musí se do brány posílat identifikátor faktury už při vzniku platby. Pokud se posílá jen číslo objednávky, budete vždy párovat přes mezikrok. U vlastního e‑shopu je to otázka nastavení, u pronajatého řešení se na to zeptejte dodavatele.
Druhé opatření je držet fakturaci a evidenci plateb na jednom místě. Když faktura vzniká v systému, který zároveň eviduje bankovní pohyby i výstupy z brány, je souhrnná platba rozklíčovatelná. Když je fakturace jinde než evidence plateb, skládá se to ručně každý měsíc — a právě tady se ztrácejí tržby.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali opakované faktury, paušály a předplatné, hromadná fakturace: když fakturujete desítkám klientů a fakturace dlouhodobé zakázky: etapy a milníky. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Můžu zaúčtovat jen částku, která přišla z brány na účet?
Ne. Tržba se účtuje v plné výši podle faktury a poplatek brány je samostatný náklad. Zaúčtování čisté částky snižuje tržbu i základ DPH a jde o chybu s přímým daňovým dopadem.
Jak spárovat souhrnnou platbu z brány s fakturami?
Podle měsíčního vyúčtování od poskytovatele, které obsahuje seznam transakcí, poplatky a odeslanou částku. Bez tohoto dokladu se souhrn rozklíčovat nedá. Vyžádejte si ho hned při zřízení brány, ideálně ve strojově zpracovatelné podobě.
Kdy nastává datum uskutečnění zdanitelného plnění u platby kartou?
Řídí se dodáním zboží nebo poskytnutím služby, nikoli dnem, kdy brána peníze přepošle na účet. Zpoždění výplaty proto neposouvá DPH do jiného období.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.