Fakturu nelze jen tak smazat a napsat znovu. Podle toho, co je špatně a jestli už doklad odešel nebo byl zaplacen, se liší i správný postup. Rozdíl mezi opravou a stornem přitom rozhoduje o tom, jestli bude sedět DPH.
Ve zkratce
- Faktura, která ještě neodešla a není zaúčtovaná, se dá opravit přímo. Odeslaný doklad už ne.
- Mění-li se základ daně nebo výše daně, vystavuje se opravný daňový doklad — nikdy se nepřepisuje původní.
- Stornovaný doklad zůstává v evidenci s nulovou hodnotou. Mazáním vzniká mezera v číselné řadě, kterou budete vysvětlovat.
Tři situace, tři různé postupy
Než začnete cokoli opravovat, zodpovězte dvě otázky: odešel už doklad odběrateli? a mění oprava částku nebo DPH? Podle odpovědí vyjde jeden ze tří postupů.
Doklad neodešel a není zaúčtovaný. Opravte ho přímo a odešlete správnou verzi. Číslo si ponechá. Jde o jedinou situaci, kdy je přímá oprava bez dalších kroků v pořádku.
Doklad odešel, ale oprava nemění částku ani daň. Typicky překlep v adrese, chybný kontakt, špatné číslo objednávky. Vystavte opravenou verzi se stejným číslem, odběratele informujte a v evidenci ponechte poznámku o důvodu. Původní podobu si uložte.
Doklad odešel a mění se základ daně nebo daň. Tady už jedinou správnou cestou je opravný daňový doklad. Původní fakturu neupravujte za žádných okolností — vznikl by nesoulad s kontrolním hlášením odběratele.
Kdy se faktura stornuje
Storno je namístě tehdy, když doklad neměl vůbec vzniknout. Typicky:
- faktura byla vystavena omylem na špatného odběratele;
- zakázka byla zrušena dřív, než se cokoli dodalo;
- vznikla duplicita a stejné plnění bylo vyfakturováno dvakrát.
Naopak storno není řešení pro reklamaci, slevu nebo vrácení části zboží. Tam plnění proběhlo a snižuje se jen jeho hodnota — na to slouží opravný daňový doklad.
Stornovaný doklad zůstává v evidenci. Nastaví se mu nulová hodnota nebo příznak storna, ale číslo se nevrací do oběhu a doklad se nemaže. Mezera v číselné řadě je při kontrole vždycky dotaz navíc.
Opravný daňový doklad v kostce
Opravný daňový doklad (v praxi dobropis nebo vrubopis) se vystavuje, když se po uskutečnění plnění změní jeho hodnota. Musí obsahovat vlastní evidenční číslo, odkaz na původní doklad, důvod opravy a rozdíl v základu daně i v dani.
Klíčové je, že se uvádí rozdíl, ne nová celková částka. Pokud byla faktura na 10 000 Kč a sleva činí 1 000 Kč, opravný doklad je na −1 000 Kč, ne na 9 000 Kč. Tohle je nejčastější chyba a projeví se okamžitě v kontrolním hlášení.
Pro DPH je podstatné, do kterého období oprava patří. U snížení hodnoty se obvykle váže na období, kdy byl opravný doklad odběrateli doručen. U větších oprav si datum ověřte s účetní — posun o jedno období znamená dodatečné přiznání.
Co se zaplacenou fakturou
Když odběratel fakturu už zaplatil a doklad se má opravit směrem dolů, vzniká přeplatek. Máte dvě možnosti: vrátit peníze, nebo přeplatek započíst na další fakturu. Obojí je v pořádku, ale musí být zdokumentováno — započtení na příští fakturu bez písemné zmínky vede ke sporu o to, co bylo skutečně uhrazeno.
Pokud se doklad opravuje směrem nahoru (dofakturace), vystavíte vrubopis a odběrateli pošlete doplatek k úhradě s vlastním variabilním symbolem. Nepokoušejte se doplatek „přilepit“ k původní faktuře — párování plateb by přestalo fungovat.
U storna zaplacené faktury peníze vždy vraťte, nebo výslovně písemně dohodněte jejich převod na jinou zakázku. Nevrácená platba ke stornovanému dokladu je v účetnictví viditelná okamžitě a při kontrole se špatně vysvětluje.
Jak si opravy usnadnit
Nejlepší oprava je ta, která není potřeba. Tři opatření snižují počet oprav nejvíc: načítání odběratele z rejstříku podle IČO, kontrola DUZP před odesláním a konkrétní popis předmětu plnění. Tyhle tři věci stojí za většinou oprav v malých firmách.
Když už oprava nastane, pomůže systém, který drží historii dokladu — víte, jak faktura vypadala původně, kdy byla změněna a proč. Při kontrole je to rozdíl mezi pětiminutovým vysvětlením a půldenním dohledáváním v e‑mailech.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali automatické párování plateb z bankovního účtu, automatické upomínky neplatičům: jak je nastavit a sledování neuhrazených faktur v reálném čase. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Můžu fakturu smazat, když ještě neodešla?
Technicky ano, ale nedoporučuje se to, pokud už jí bylo přiděleno číslo. Čistší je doklad stornovat a nechat ho v evidenci s nulovou hodnotou. Mezera v číselné řadě je při kontrole vždy dotaz navíc.
Jaký je rozdíl mezi stornem a dobropisem?
Storno ruší doklad, který neměl vzniknout — plnění vůbec neproběhlo. Dobropis, přesněji opravný daňový doklad, snižuje hodnotu plnění, které proběhlo, například kvůli slevě nebo reklamaci. Záměna obojího se projeví v kontrolním hlášení.
Kdo musí opravný doklad podepsat?
Nikdo. Podpis se nevyžaduje. U snížení daně je ale podstatné, aby byl doklad odběrateli prokazatelně doručen — na tom závisí období, do kterého oprava patří. Odeslání ze systému se záznamem o doručení je proto výhodné.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.