Připravit doklady pro účetní každý měsíc znamená předat kompletní sadu za uzavřený měsíc: vydané a přijaté faktury, bankovní výpisy ze všech účtů, účtenky a pokladní doklady a podklady ke mzdám – plus krátké vysvětlení k tomu, co z dokladů není zřejmé. Zabere to obvykle desítky minut, pokud doklady sbíráte průběžně. Níže najdete kontrolní seznam, doporučený postup a chyby, které účetní zdržují nejčastěji.
Kompletní přehled archivačních lhůtKompletní tabulku lhůt pro účetní doklady, faktury, daňové doklady i mzdy — a hlavně to, odkdy se doba uchování počítá — najdete v článku jak dlouho archivovat účetní doklady.
Kontrolní seznam dokladů na každý měsíc
| Skupina | Co předat | Na co dát pozor |
|---|---|---|
| Vydané faktury | všechny faktury, zálohové faktury, dobropisy a stornované doklady | úplná číselná řada bez mezer, i stornované kusy |
| Přijaté faktury | faktury od dodavatelů, včetně energií, nájmu, telefonu, softwaru | faktury ze zahraničí (předplatné, reklama) se často zapomínají |
| Banka | výpisy ze všech firemních účtů za celý měsíc | i účty v cizí měně a firemní kreditní karty |
| Hotovost | účtenky, pokladní doklady, příjmy v hotovosti | čitelné účtenky s datem a IČO prodejce |
| Mzdy | docházka, nemocenské, prémie, změny u zaměstnanců | posílat dřív než ostatní doklady kvůli výplatnímu termínu |
| Ostatní | nové smlouvy, leasing, úvěry, dopisy z úřadů, cestovní příkazy | i dokumenty, které nejsou „faktura“, mohou mít vliv na účetnictví |
Postup přípravy dokladů krok za krokem
- Uzavřete měsíc ve fakturaci. Zkontrolujte, že jsou vystavené všechny faktury za odvedenou práci a že číselná řada navazuje.
- Projděte bankovní výpis. Ke každé odchozí platbě by měl existovat doklad. Platby, ke kterým doklad chybí, si poznamenejte a dohledejte.
- Zkontrolujte přijaté faktury. Správný odběratel (vaše firma, IČO, u plátců DIČ), správná částka, datum. Postup najdete v článku přijaté faktury: jak je kontrolovat před předáním.
- Dosbírejte účtenky. Z peněženky, auta, e-mailu i z e-shopů, kde nakupujete.
- Doplňte poznámky. U neobvyklých plateb napište, k čemu patří – „záloha na stroj“, „soukromá platba omylem z firemního účtu“, „vrácení přeplatku od dodavatele“.
- Předejte vše najednou do domluveného termínu a jedním kanálem.
Nejvíc času ušetří, když bankovní výpis použijete jako kontrolní seznam: co odešlo nebo přišlo na účet, k tomu musí být doklad nebo vysvětlení.
Jak doklady třídit
Účetní nepotřebuje dokonalý systém, ale konzistentní. Osvědčené je jednoduché rozdělení do složek podle měsíce a uvnitř podle typu:
- 2026-09 / vydane-faktury
- 2026-09 / prijate-faktury
- 2026-09 / uctenky-pokladna
- 2026-09 / banka
- 2026-09 / mzdy
- 2026-09 / ostatni
U plátců DPH je důležité i datum uskutečnění zdanitelného plnění a datum doručení přijaté faktury – rozhodují o tom, do kterého období doklad patří. Na tom závisí přiznání k DPH i kontrolní hlášení, proto se vyplatí předávat doklady včas.
Pokud máte zaměstnance nebo spolupracovníky, kteří platí firemní výdaje, domluvte se s nimi na stejném postupu – doklad vyfotit, označit a předat do konce měsíce. Nejvíc chybějících účtenek bývá právě od lidí, kteří nákup udělali „mimochodem“ a doklad zůstal v kapse.
Kdy doklady předávat
Pro plátce DPH je praktický termín do 5.–10. dne následujícího měsíce, protože přiznání k DPH a kontrolní hlášení se podávají do 25. dne. Neplátci mohou mít termín volnější, ale i u nich se vyplatí měsíční rytmus – na konci roku pak nevzniká hromada nezpracovaných dokladů. Jak si nastavit pravidelný termín, popisuje článek jak si nastavit měsíční předávání dokladů bez stresu.
Nejčastější chyby, které účetní zdržují
- Chybí výpis z jednoho z účtů – účetnictví nejde uzavřít.
- Doklady přicházejí po částech během několika týdnů – účetní nemá jistotu, že má vše.
- Nečitelné účtenky – vybledlý termopapír, rozmazaná fotka.
- Faktura na soukromou osobu místo na firmu – u plátců DPH problém s odpočtem.
- Zapomenuté zahraniční faktury za software nebo reklamu – mohou mít dopad na DPH.
- Chybějící doklad bez vysvětlení – co dělat, když se doklad ztratí, popisuje článek co dělat, když v účetnictví chybí doklad.
Co připravit navíc na konci roku
V prosinci a lednu se k běžným měsíčním dokladům přidává několik věcí, které účetní potřebuje pro uzávěrku a přiznání:
- stav pokladny a stav zásob k 31. 12., pokud je vedete,
- seznam neuhrazených faktur vydaných i přijatých,
- informace o nově pořízeném majetku a o majetku, který jste prodali nebo vyřadili,
- smlouvy o úvěrech a leasingu a potvrzení o zůstatcích,
- u OSVČ podklady pro slevy a odpočty – potvrzení o úrocích z hypotéky, penzijním spoření, darech nebo dětech.
Podrobný seznam najdete v článku co dodat účetní k daňovému přiznání.
Jaké poznámky k dokladům účetní ocení
Doklad sám o sobě často neřekne, k čemu výdaj sloužil. Krátká poznámka ušetří dotaz i dohledávání. Typicky se hodí:
- u nákupu majetku – co přesně jste koupili a kde se to používá („notebook pro nového zaměstnance“),
- u pohonných hmot – ke kterému vozidlu nákup patří, pokud jich máte víc,
- u občerstvení a reprezentace – s kým a při jaké příležitosti,
- u zahraničních faktur – o jakou službu jde (software, reklama, ubytování),
- u plateb bez faktury – vratka, záloha, převod mezi vlastními účty, soukromá platba omylem,
- u příjmů v hotovosti – za jakou zakázku nebo prodej.
Stačí jedna věta. Účetní pak doklad zaúčtuje správně napoprvé a nemusí čekat na vaši odpověď.
Časté otázky
Mám předávat i doklady, které podle mě nejsou daňově uznatelné?
Ano. Zda je výdaj uznatelný, posoudí účetní. U s.r.o. musí být v účetnictví všechny výdaje firmy bez ohledu na daňovou uznatelnost.
Co když v daném měsíci nemám žádné doklady?
Dejte účetní vědět, že měsíc je prázdný. I tak je potřeba předat bankovní výpis, aby bylo jasné, že nic neuniklo.
Můžu doklady předávat čtvrtletně?
U neplátců s malým počtem dokladů to jde, u měsíčních plátců DPH ne – podklady jsou potřeba každý měsíc.
Papírově, nebo elektronicky?
Papírové doklady se dají předávat, ale elektronické předávání je rychlejší a přehlednější. Doklady máte zároveň archivované a dohledatelné. Jak na to, popisuje článek jak předávat doklady elektronicky.
Moji klienti připravují doklady přes portál v rámci služby online účetnictví – faktury vystavují přímo v něm, platby z banky se párují automaticky a ostatní doklady nahrají jednou měsíčně. Pokud chcete předávání dokladů zjednodušit, napište mi.
Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.