Většina neuhrazených faktur není projev nevůle, ale zapomnětlivosti. Rozdíl mezi firmou, která inkasuje včas, a firmou, která čeká, není v tvrdosti upomínek — je v tom, jestli vůbec chodí a jestli chodí včas.
Ve zkratce
- První upomínka má odejít do tří dnů po splatnosti. Čím později přijde, tím hůř se vymáhá.
- Automatická upomínka je účinnější než ruční, protože odejde vždy — a to i tehdy, když se vám do ní nechce.
- Upomínka musí obsahovat platební údaje a QR platbu. Bez nich odběratel musí dohledávat původní fakturu a odloží to.
Proč se upomínky odkládají
Upomínání je nepříjemné. U menšího klienta se nechce riskovat vztah, u většího se člověk bojí, že „to vypadá malicherně“. Výsledkem je, že první upomínka odejde po třech týdnech — a to už je pozdě, protože faktura mezitím ve schvalovacím systému odběratele zapadla.
Automatizace tenhle problém obchází elegantně. Upomínka není váš osobní krok, ale standardní součást procesu. Odběratelé to tak i vnímají: zpráva ze systému nevyznívá jako konflikt, ale jako připomenutí. A vy nemusíte pokaždé znovu rozhodovat, jestli je „vhodná doba“.
Praktická zkušenost je jednoznačná: firmy, které mají upomínky automatické, mají výrazně kratší průměrnou dobu inkasa, aniž by přišly o jediného klienta.
Kaskáda, která funguje
Osvědčuje se třístupňová posloupnost. Každý stupeň má jiný tón a jiný cíl.
- 3 dny po splatnosti — připomenutí. Krátká věcná zpráva: faktura číslo, částka, splatnost byla tehdy a tehdy, zde jsou platební údaje a QR kód. Žádné výtky. Ve většině případů to stačí.
- 10 až 14 dnů po splatnosti — upomínka. Připomenutí s poznámkou, že faktura je po splatnosti a že od data splatnosti běží zákonný úrok z prodlení. Stále zdvořilé, ale konkrétní.
- 30 dnů po splatnosti — předžalobní výzva. Formální dopis s termínem k úhradě a upozorněním na další postup. Tady už automatizaci vypněte a pošlete ji sami, ideálně datovou schránkou nebo doporučeně.
Před prvním stupněm se vyplatí zařadit ještě upozornění tři dny před splatností. Není to upomínka, je to servis — a u firem s platebními dny výrazně zvyšuje šanci, že se faktura dostane do nejbližší platební dávky.
Jak upomínku napsat
Účinná upomínka má čtyři vlastnosti. Je krátká — odběratel ji přečte na telefonu. Obsahuje všechny platební údaje, včetně QR kódu, aby nemusel hledat původní fakturu. Uvádí konkrétní čísla: číslo faktury, částku, datum splatnosti a počet dnů prodlení. A má jednu jasnou výzvu — zaplatit, nebo se ozvat.
Čemu se vyhnout: obecným formulacím („evidujeme neuhrazené závazky“), pasivnímu tónu a hromadným upomínkám za víc faktur bez rozpisu. Odběratel musí vědět přesně, co má zaplatit, jinak úkon odloží.
Zvláštní případ je odběratel, který nereaguje vůbec. Než přitvrdíte, ověřte, že faktura vůbec dorazila. U online faktury vidíte, zda byla otevřena — pokud ne, problém je v doručení a tvrdší tón by byl chybou.
Kdy automatiku vypnout
Automatické upomínky nejsou vhodné vždy. Vypněte je u odběratelů, se kterými máte domluvený splátkový kalendář nebo odloženou splatnost — automatická zpráva by domluvu zpochybnila a působila by nedůvěryhodně.
Vypněte je i u faktur, které jsou v reklamačním řízení nebo o nichž se vede spor. Tam je každá další automatická zpráva argumentem pro protistranu.
A vypněte je u prvního kontaktu s velkým klientem, kde probíhá interní schvalování a víte o tom. Místo upomínky pošlete dotaz konkrétní osobě — bývá to rychlejší.
Co dělat, když upomínky nestačí
Pokud odběratel nezaplatil ani po předžalobní výzvě, máte tři cesty. Vlastní vymáhání přes advokáta se vyplatí u pohledávek zhruba nad deset tisíc korun. Inkasní agentura pracuje za procento z vymožené částky a hodí se u většího objemu drobných pohledávek. Odpis pohledávky je poslední možnost, má ale daňové souvislosti — postup si vždy proberte s účetní, protože daňová uznatelnost odpisu má konkrétní podmínky.
Nejlepší prevence je ale organizační: u nových odběratelů bez historie fakturujte zálohově, u větších zakázek dělte fakturaci na etapy a u opakovaných neplatičů ukončete spolupráci dřív, než pohledávka naroste. Většina nedobytných pohledávek vzniká tím, že se dodává dál i poté, co je zjevné, že se neplatí.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali sledování neuhrazených faktur v reálném čase, cashflow pod kontrolou díky online fakturaci a platební brány a účetnictví: co hlídat. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Za jak dlouho po splatnosti poslat první upomínku?
Do tří dnů. Delší prodleva zhoršuje vymahatelnost i vaši pozici — u odběratele vznikne dojem, že na termínu tolik nezáleží. Připomenutí tři dny před splatností navíc řadu prodlení odstraní úplně.
Můžu za upomínku účtovat poplatek?
Poplatek za upomínku musí být sjednán, jinak na něj nemáte nárok. Ze zákona vám ale u obchodních transakcí náleží paušální náhrada nákladů spojených s uplatněním pohledávky a úrok z prodlení — obojí bez potřeby zvláštního ujednání.
Nezkazí automatické upomínky vztah s klientem?
V praxi ne, pokud je první zpráva věcná a bez výtek. Klienti vnímají systémové připomenutí jako běžnou součást provozu. Konflikty vznikají spíš z opaku — z upomínky poslané po měsíci mlčení, která už nutně vyznívá ostřeji.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.