Měsíční harmonogram online účetnictví s.r.o.: co, kdy a kdo dělá

Online účetnictví s.r.o. stojí na pravidelném rytmu. Když jsou doklady předané včas a obě strany vědí, kdo co dělá, je měsíční uzávěrka rutina a ne hon na chybějící faktury. V tomto článku najdete měsíční harmonogram, který s klienty používám: co se děje v jednotlivých týdnech, které termíny jsou pevné ze zákona a co je dobré mít domluvené. Harmonogram počítá s měsíčním plátcem DPH se zaměstnanci, ale snadno ho upravíte i pro čtvrtletní plátce nebo firmu bez zaměstnanců.

Proč s.r.o. potřebuje měsíční harmonogram

U s.r.o. se sejde víc povinností než u OSVČ: podvojné účetnictví, DPH a kontrolní hlášení, mzdy a odvody, případně souhrnné hlášení a zálohy na daň z příjmů. Každá z nich má svůj termín. Pokud se podklady předávají nepravidelně, termíny se začnou tlačit na sebe a roste riziko pokut. Pevný harmonogram:

• rozloží práci rovnoměrně do měsíce,
• dá účetní čas na kontrolu a dotazy,
• jednateli zajistí aktuální přehled o číslech,
• odstraní stres před termíny.

Jak takový rytmus funguje v rámci vedení účetnictví online, je vidět na harmonogramu níže.

Harmonogram v přehledu

Termíny „do 5.“ a „do 10.“ jsou domluvené, ne zákonné. Pevné jsou lhůty pro DPH, kontrolní hlášení a odvody. Domluvené termíny ale musí být nastavené tak, aby ty zákonné šly bez problému stihnout.

1. týden: podklady ke mzdám a uzavření měsíce

Hned na začátku měsíce potřebuje účetní podklady ke mzdám za uplynulý měsíc: odpracované hodiny, dovolené, nemocenské, přesčasy, prémie, nástupy a výstupy zaměstnanců. Čím dřív je dostane, tím dřív může mzdy spočítat a připravit výplatní pásky.

Firma zároveň uzavírá svou část měsíce: zkontroluje, že jsou vystavené všechny faktury za dodané zboží a služby, a dohledá přijaté faktury, které ještě nedorazily. Praktické tipy k pravidelnému předávání najdete v článku jak si nastavit měsíční předávání dokladů.

2. týden: zaúčtování a kontrola

Do 10. dne by měla mít účetní všechny doklady i bankovní výpisy. Ve druhém týdnu je zaúčtuje a hlavně zkontroluje:

• jestli ke každé platbě na účtu existuje doklad,
• jestli přijaté faktury mají správné údaje pro nárok na odpočet DPH,
• jestli sedí pokladna,
• jestli nejsou neobvyklé položky, které je potřeba vysvětlit.

Dotazy na chybějící doklady posílám jednou souhrnnou zprávou, ne po kouskách. Firma na ně odpoví a doplní, co chybí. Tento krok je klíčový – kontrolní hlášení porovnává vaše údaje s údaji vašich dodavatelů a odběratelů, takže nesrovnalost se dřív nebo později ukáže.

3. týden: mzdy a odvody

Do 20. dne se odvádí sociální a zdravotní pojištění za zaměstnance a záloha na daň ze závislé činnosti. Účetní spočítá částky a pošle je firmě k úhradě, případně připraví platební příkazy. Současně se podávají měsíční hlášení zaměstnavatele. Od zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele se řada dříve samostatných hlášení sjednocuje – podrobnosti najdete v článku JMHZ: jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele.

Výplaty zaměstnancům se vyplácejí podle termínu v pracovní smlouvě nebo vnitřním předpisu, nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, kdy na mzdu vzniklo právo.

4. týden: DPH a kontrolní hlášení

Do 25. dne účetní podá přiznání k DPH a kontrolní hlášení, případně souhrnné hlášení, pokud firma dodává zboží nebo služby do jiných států EU. Ve stejném termínu musí být DPH uhrazena na účet finančního úřadu. Podrobně o obou podáních píšu v článku DPH a kontrolní hlášení.

Pozor na rozdíl mezi podáním a zaplacením: podání zajistí účetní elektronicky, ale platbu provádí firma. Účetní by vám měla poslat přesnou částku a variabilní symbol s předstihem, ne v den splatnosti.

Konec měsíce: přehled pro jednatele

Po uzavření měsíce dostává jednatel krátký přehled: tržby a náklady, výsledek hospodaření od začátku roku, neuhrazené pohledávky, splatné závazky a odhad daňové povinnosti. Nejde o formální výkaz, ale o podklad pro rozhodování. Co v něm sledovat, popisuji v článku účetní přehled pro jednatele.

Z přehledu je například vidět, že se blíží vyšší platba DPH kvůli velké zakázce, že některý odběratel opakovaně platí pozdě nebo že výsledek hospodaření roste rychleji, než se čekalo, a je čas myslet na zálohy na daň. Takové informace mají cenu právě během roku, ne až při závěrce.

Co se děje mimo měsíční cyklus

Některé povinnosti se neopakují každý měsíc, ale do harmonogramu patří:

• Zálohy na daň z příjmů právnických osob – podle výše poslední známé daňové povinnosti se platí pololetně (do 15. června a 15. prosince) nebo čtvrtletně (do 15. března, června, září a prosince). Při nízké daňové povinnosti zálohy nevznikají.
• Silniční daň – pokud ji firma platí, zálohy a roční přiznání mají vlastní termíny.
• Roční uzávěrka – inventarizace majetku, pohledávek a závazků, účetní závěrka, daňové přiznání s.r.o. a zveřejnění závěrky ve sbírce listin.
• Roční zúčtování záloh zaměstnanců – na začátku roku, pokud o něj zaměstnanci požádají.

Čtvrtletní plátce DPH nebo firma bez zaměstnanců

Pokud jste čtvrtletní plátce DPH, přiznání k DPH podáváte jen jednou za čtvrtletí. Kontrolní hlášení ale u právnických osob zůstává měsíční, takže měsíční rytmus předávání dokladů se nemění. U firmy bez zaměstnanců odpadá třetí týden se mzdami – pokud ovšem jednatel nepobírá odměnu, ze které se odvádí pojistné a daň.

I u nejmenší s.r.o. doporučuji měsíční předávání dokladů. Čtvrtletní nebo dokonce roční předávání vede k hromadění chyb, které se pak opravují zpětně.

Jak si harmonogram usnadnit

Harmonogram funguje jen tehdy, když předávání dokladů nestojí moc úsilí. Několik osvědčených kroků:

• Jedna adresa pro přijaté faktury – dodavatelům nahlaste e-mail, který slouží jen pro faktury, a ten přeposílejte účetní nebo ho rovnou sdílejte.
• Fakturace v online systému – vystavené faktury jsou pro účetní dostupné okamžitě a nemusíte je posílat zvlášť.
• Elektronické výpisy – nastavte si automatické zasílání výpisů z banky, ideálně ve strojově čitelném formátu.
• Fotky účtenek hned – účtenku vyfoťte při placení, ne na konci měsíce, kdy už je vybledlá nebo ztracená.
• Připomínka v kalendáři – opakovaná připomínka „poslat doklady účetní“ na 8. den v měsíci ušetří mnoho urgencí.

Moji klienti využívají portál pay.ucetio.cz, kde fakturují, vidí stav úhrad a platby z banky se párují automaticky. Pro účetní to znamená méně dohledávání a pro jednatele aktuální přehled bez čekání na konec měsíce.

Nejčastější problémy s harmonogramem

1. Doklady chodí pozdě – účetní pak nemá čas na kontrolu a DPH se zpracovává pod tlakem.
2. Chybějící bankovní výpis – bez něj nelze ověřit platby a pohledávky.
3. Podklady ke mzdám po termínu – zaměstnanci dostanou výplatu později nebo s chybou.
4. Platba DPH v poslední den – stačí víkend nebo technický problém a vzniká úrok z prodlení.

Shrnutí

Měsíční harmonogram dělá z online účetnictví s.r.o. předvídatelnou rutinu: doklady do 10., odvody do 20., DPH do 25. a na konci měsíce přehled pro jednatele. Pokud chcete takový rytmus nastavit i ve své firmě, ozvěte se mi a domluvíme termíny, které budou sedět vám i zákonným lhůtám.