EET 2.0 pro s.r.o. a firmy: provozovny, zaměstnanci a účetnictví

EET 2.0 se týká s.r.o. a dalších firem stejně jako živnostníků, jen s tím rozdílem, že se z evidence nemohou vykoupit. Režim EET OFF je určen výhradně pro malé OSVČ v paušálním režimu. Firma, která přijímá hotovost nebo platby kartou či QR kódem na místě, tedy evidovat musí. U s.r.o. přitom bývá provoz složitější: víc provozoven, zaměstnanci u pokladny, podvojné účetnictví a často i plátcovství DPH. V článku projdu, jak EET 2.0 ve firmě zorganizovat, aby nezatěžovala provoz ani účetnictví.

Proč firma nemůže využít EET OFF

EET OFF mohou využít jen OSVČ v 1. pásmu paušálního režimu, které nejsou plátci DPH a měly příjmy za předchozí rok do 1 mil. Kč. Za přirážku 1 400 Kč měsíčně se pak z evidence vyvážou na celý kalendářní rok. Obchodní korporace do paušálního režimu nepatří, takže tuto možnost nemá. Kdo podniká jako OSVČ a zvažuje přechod na s.r.o., měl by s tím počítat. Podrobnosti k EET OFF jsou v článku EET OFF 2027: vyplatí se vykoupit z evidence?

Co firma eviduje

Pravidla jsou stejná jako u živnostníků. Evidují se hotovostní platby a kontaktní platby kartou nebo QR kódem při osobním kontaktu či v provozovně. Neevidují se faktury placené převodem, platby přes platební bránu e-shopu ani dobírky. Pro firmy, které fakturují hlavně odběratelům na účet, je tedy EET 2.0 okrajová. Pro firmy s prodejnou, restaurací, servisem nebo službami na místě je to každodenní agenda.

Více provozoven

Firma s několika prodejnami, pobočkami nebo provozy potřebuje mít přehled, kde byla která platba přijata. Prakticky to znamená:

• Každá provozovna má svou pokladnu nebo zařízení, případně víc zařízení, pokud je tam víc pokladních míst.
• Tržby se dají filtrovat podle provozovny. To se hodí nejen pro EET, ale i pro řízení firmy: víte, která pobočka vydělává.
• Uzávěrky po provozovnách usnadní účetní práci i dohledání rozdílů.

Jak přesně se provozovny u finanční správy registrují a jaké údaje se k nim vedou, si ověřte na webu Finanční správy. Na to, co obnáší chod menší provozovny z účetního pohledu, se můžete podívat v článku Účetnictví pro menší provozovnu.

Zaměstnanci u pokladny

Ve firmě platby většinou nepřijímá jednatel, ale prodavači, číšníci, recepční nebo technici v terénu. Za evidenci ale odpovídá firma. Proto doporučuji:

1. Každý pokladník má vlastní přístup. Při uzávěrce je vidět, kdo kolik přijal, a případné rozdíly se snáz vysvětlí.
2. Krátký písemný postup u pokladny: jak zaevidovat hotovost, kartu, QR platbu, vratku a co dělat, když nejde signál.
3. Zaškolení nových lidí hned první den, ne až po první chybě.
4. Pravidelná kontrola uzávěrek vedoucím provozovny nebo jednatelem.

Za závažné porušení, například maření evidence nebo neodeslání údajů, hrozí pokuta až 500 000 Kč. Jak se na kontrolu připravit, popisuji v článku Pokuty a kontroly EET 2.0.

EET 2.0 v účetnictví s.r.o.

S.r.o. vede podvojné účetnictví, takže tržby z pokladny musí do účetnictví doputovat úplně a ve správném období. EET 2.0 na tom nic nemění, ale dobře nastavená pokladna práci výrazně usnadní.

Hotovost

Hotovostní tržby se zachycují v pokladní knize. Odvody hotovosti do banky, výdaje z pokladny a stav kasy musí sedět s tím, co eviduje pokladna. Rozdíly je potřeba vysvětlit a zaúčtovat jako manko nebo přebytek.

Platby kartou a QR

Tržba se účtuje v den prodeje, peníze z terminálu dorazí později a po odečtení poplatků. Poplatky jsou náklad, tržbu nesnižují. Spárování se usnadní, když pokladna a bankovní výpisy jsou v jednom systému.

Faktury zaplacené na místě

Když firma vystaví fakturu a odběratel ji zaplatí na místě kartou nebo hotově, platba se eviduje v EET 2.0, ale v účetnictví jde stále o jednu fakturu. Pokladna a fakturace proto musí být propojené, jinak se tržba snadno započítá dvakrát.

Co všechno vedení účetnictví s.r.o. obnáší, shrnuji v článku Účetnictví pro s.r.o.: co obnáší.

Plátce DPH: sazby zůstávají v účetnictví

Většina firem s prodejem na místě je plátcem DPH. Do EET 2.0 se údaje posílají bez členění podle sazeb DPH, pro přiznání k DPH a kontrolní hlášení ale rozpad podle sazeb potřebujete dál. Pokladna by ho proto měla znát u každé položky.

Přechod z OSVČ na s.r.o. a EET 2.0

Někteří živnostníci uvažují, že podnikání převedou do s.r.o. Z pohledu EET 2.0 je potřeba vědět dvě věci. Zaprvé, s.r.o. EET OFF využít nemůže, takže kdo by jako OSVČ v paušálním režimu z evidence vystoupil, ve firmě bude evidovat. Zadruhé, evidence se vede za konkrétního poplatníka. Při převodu provozu na firmu je proto potřeba evidenci nastavit pod novou firmu a ohlídat, od kterého dne tržby patří jí. Jak přesně postupovat u registrace a provozoven, si ověřte na webu Finanční správy, případně to projdeme spolu.

Firemní systémy a napojení přes API

Větší firmy často mají vlastní rezervační systém, skladový program nebo firemní aplikaci. Pak nemusí dávat smysl zadávat tržby ručně do další aplikace. Pokladna, kterou lze napojit přes API, umožní, aby platby z vašeho systému šly rovnou do evidence a odtud do účetnictví. Než se pro takové řešení rozhodnete, ujasněte si:

• kde vzniká informace o platbě (pokladna, terminál, rezervační systém),
• kdo platbu potvrzuje a odesílá do EET,
• jak se údaje dostanou do účetnictví, aby nebyly dvakrát.

Postup pro firmu do ledna

1. Zmapujte, na kterých místech a kým se přijímají platby na místě.
2. Vyberte řešení pro všechny provozovny, ideálně propojené s fakturací a účetnictvím.
3. Nastavte přístupy pro jednotlivé pokladníky.
4. Připravte písemný postup a zaškolte lidi.
5. Domluvte s účetní, jak a kdy bude dostávat uzávěrky.

Evidovat se musí od 1. 1. 2027, leden je ale přechodné období bez sankcí; sankce se uplatní až od 1. 2. 2027. Celý kontrolní seznam najdete v článku Jak se připravit na EET 2.0.

Pokladna EET 2.0 v Ucetio pro firmy

V portálu pay.ucetio.cz máme pokladnu EET 2.0, která funguje v mobilu i v počítači, eviduje hotovost, kartu i QR platbu a poradí si i bez signálu. Účtenku vytiskne, pošle e-mailem nebo zobrazí jako QR kód. Je propojená s fakturací a účetnictvím a dá se napojit přes API, takže ji lze propojit i s firemními systémy. Do 31. 1. 2027 je zdarma; při registraci do 31. 1. 2027 stojí zaváděcích 99 Kč měsíčně bez DPH na 12 měsíců, potom 179 Kč. Při registraci od 1. 2. 2027 stojí 179 Kč měsíčně bez DPH. Ceny vedení účetnictví najdete v ceníku.

Shrnutí

S.r.o. a další firmy musí v EET 2.0 evidovat všechny platby převzaté na místě a z evidence se vykoupit nemohou. Klíčem je přehled po provozovnách, zaškolení pokladníci a pokladna propojená s účetnictvím. Pokud chcete mít evidenci tržeb i podvojné účetnictví na jednom místě, postarám se o to v rámci online účetnictví.