Založení s.r.o.: první účetní a daňové kroky

Založení s.r.o. nekončí zápisem do obchodního rejstříku. Tím společnost vzniká a první účetní a daňové kroky teprve začínají: sestavit zahajovací rozvahu, zaúčtovat splacení základního kapitálu a náklady na založení, ověřit registraci k dani z příjmů, otevřít firemní účet, nastavit fakturaci a vyřešit odměnu jednatele. V prvních týdnech se rozhoduje o věcech, které se později opravují složitě – například o oddělení soukromých a firemních peněz. Tento článek je praktický postup, který procházím s novými klienty.

1. Vznik společnosti a zahajovací rozvaha

Společnost s ručením omezeným vzniká dnem zápisu do obchodního rejstříku. K tomuto dni se stává účetní jednotkou a sestavuje zahajovací rozvahu. V ní se typicky objeví:

• základní kapitál (splacený, případně pohledávka za upsaný a nesplacený vklad),
• peníze na bankovním účtu nebo v pokladně,
• nepeněžní vklady, pokud je společník vložil (například auto nebo vybavení),
• závazky z nákladů na založení.

Operace, které proběhly ještě před vznikem (například platba notáři nebo nákup vybavení na jméno zakladatele), se do účetnictví zahrnou, pokud je společnost po vzniku převezme. Proto si schovejte všechny doklady už z doby zakládání.

2. Základní kapitál a vklady

Minimální základní kapitál s.r.o. je 1 Kč. Prakticky ale doporučuji vklad volit tak, aby firma měla z čeho hradit první výdaje. Pokud bude základní kapitál symbolický a firma potřebuje peníze, řeší se to obvykle půjčkou od společníka nebo příplatkem mimo základní kapitál. Jaké má půjčka od společníka daňové dopady, rozebírám v samostatném článku o půjčkách mezi společníkem a firmou.

Nepeněžní vklad (auto, počítač, stroj) se oceňuje a zaúčtuje jako majetek společnosti. U dražších věcí se ocenění řídí pravidly zákona o obchodních korporacích a může být potřeba posudek znalce. Pokud chcete vložit majetek ze své dosavadní živnosti, je dobré to promyslet ještě před založením.

3. Registrace k daním

Nová s.r.o. je poplatníkem daně z příjmů právnických osob. Ověřte si, zda vás finanční úřad po zápisu do obchodního rejstříku zaregistroval sám, nebo zda je potřeba podat přihlášku k registraci – zákonná lhůta je 15 dnů. Další registrace přicházejí podle situace:

Nové firmy často přehlédnou, že už první nákup reklamy na zahraniční platformě nebo licence od dodavatele z EU může znamenat povinnost registrovat se jako identifikovaná osoba. Podrobnosti najdete v článku identifikovaná osoba k DPH.

4. Datová schránka a evidence skutečných majitelů

Právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku se datová schránka zřizuje automaticky. Přístupové údaje obvykle dostane jednatel. Datovou schránku je potřeba pravidelně kontrolovat, protože přes ni chodí výzvy finančního úřadu i dalších úřadů a doručení se počítá i tehdy, když se do schránky nikdo nepřihlásí.

Zkontrolujte také evidenci skutečných majitelů. U jednodušších struktur se údaje mohou převzít automaticky, ale ověřit, že jsou zapsané správně, je odpovědnost společnosti.

5. Firemní bankovní účet a oddělení peněz

Firemní peníze patří společnosti, ne jednateli ani společníkovi. Proto:

• otevřete si firemní bankovní účet a pro firemní výdaje používejte firemní kartu,
• soukromé výdaje z firemního účtu neplaťte – pokud se to stane omylem, je potřeba je vyúčtovat,
• pokud jednatel zaplatí něco firemního ze svého, schovejte doklad a nechte si částku proplatit,
• výběry hotovosti doložte a evidujte v pokladní knize.

Míchání soukromých a firemních plateb je u nových s.r.o. nejčastější problém. Jak ho předejít, popisuje článek jednatel a firemní výdaje.

6. Jednatel a jeho odměna

Jednatel vykonává funkci buď bezplatně, nebo za odměnu na základě smlouvy o výkonu funkce, kterou schvaluje valná hromada. Pokud odměna je, firma z ní odvádí zálohu na daň a pojistné, a jednatel se tak stává součástí mzdové agendy. Bez schválené smlouvy hrozí, že odměna nebude daňovým nákladem. Rozdíly mezi odměnou, mzdou a podílem na zisku vysvětluje článek odměna jednatele a účetnictví.

7. Fakturace a doklady od prvního dne

Nastavte si fakturační systém s číselnou řadou, správnými údaji firmy (název, sídlo, IČO, zápis v obchodním rejstříku) a platebními údaji. Od začátku si určete, jak budete účetní předávat doklady – nejlépe průběžně, elektronicky a jednou měsíčně kompletně. Přijaté faktury musí znít na firmu, ne na jednatele.

Co všechno obnáší účetnictví s.r.o. v běžném provozu, popisuje článek účetnictví pro s.r.o.: co obnáší.

8. Účetní období a první závěrka

Většina malých firem má účetní období shodné s kalendářním rokem. Pokud firma vznikne v průběhu roku, první účetní období trvá od vzniku do konce roku (případně lze zvolit delší první období podle zákona). Na jeho konci se sestaví účetní závěrka, podá se daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob a závěrka se zveřejní ve sbírce listin. Na přípravu závěrky a přiznání je dobré myslet už během roku.

Nejčastější chyby nových s.r.o.

U firem, které ke mně přecházejí po prvním roce, se opakují stejné potíže:

• Chybějící doklady k založení. Notářský zápis, potvrzení o splacení vkladu nebo faktury za první nákupy se ztratí, a zahajovací rozvahu pak nelze doložit.
• Faktury na jméno jednatele. Nákupy před vznikem i po něm jsou vystavené na soukromou osobu, a firma je pak nemůže bez dalšího uplatnit.
• Soukromé platby z firemního účtu. Na konci roku se z nich stává pohledávka za jednatelem nebo skrytý podíl na zisku, což může mít daňové důsledky.
• Odměna jednatele bez smlouvy. Jednatel si vyplácí peníze, ale chybí schválená smlouva o výkonu funkce i odvody.
• Přehlédnutá identifikovaná osoba. Firma platí zahraniční reklamu nebo software a neví, že má podávat přiznání k DPH a souhrnné hlášení.
• Účetnictví „až na konci roku“. Doklady se poprvé třídí v březnu následujícího roku a řada věcí se už nedá dohledat.

Všem těmto chybám se dá předejít, pokud je účetnictví nastavené od prvního dne a doklady se předávají průběžně. Pokud už se některá z nich stala, nevadí – čím dřív se na ni přijde, tím snáz se opraví. Nejhorší variantou je řešit ji až při první účetní závěrce nebo při kontrole z finančního úřadu.

Checklist pro první měsíc

1. Shromáždit doklady k založení a ke splacení vkladu.
2. Sestavit zahajovací rozvahu ke dni vzniku.
3. Ověřit registraci k dani z příjmů a vyřešit další registrace.
4. Zprovoznit datovou schránku a zkontrolovat evidenci skutečných majitelů.
5. Otevřít firemní účet a oddělit soukromé platby.
6. Rozhodnout o odměně jednatele a schválit smlouvu o výkonu funkce.
7. Nastavit fakturaci a předávání dokladů účetní.

Shrnutí

Po založení s.r.o. je potřeba sestavit zahajovací rozvahu, vyřešit registrace k daním, oddělit firemní a soukromé peníze, nastavit odměnu jednatele a fakturaci. Kdo tyto kroky zvládne v prvním měsíci, má později klidnou závěrku. Nové firmy převezmu hned od vzniku a nabízím jim vedení účetnictví online s měsíčním přehledem. Pokud teprve zakládáte nebo uvažujete o přechodu ze živnosti, přečtěte si i článek přechod z OSVČ na s.r.o. a ozvěte se mi.