JMHZ: jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele v praxi

JMHZ – jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele je jedno elektronické podání, které zaměstnavatel posílá každý měsíc za všechny své zaměstnance. Nahrazuje řadu dosavadních formulářů a hlášení, které se dříve posílaly samostatně různým úřadům, typicky správě sociálního zabezpečení, úřadu práce nebo statistice. Úřady si pak potřebná data sdílejí. Povinnost se týká každého zaměstnavatele, tedy i malé firmy s jediným zaměstnancem nebo pracovníkem na dohodu.

JMHZ se spouštělo od dubna 2026 s přechodným obdobím. V tomto článku popisuji, jak hlášení funguje v praxi malé firmy, co do něj vstupuje a jak si nastavit podklady, aby měsíční uzávěrka mezd proběhla bez zdržení. Konkrétní termíny a technické detaily se mohou upřesňovat, proto si je vždy ověřte v aktuálních pokynech ČSSZ.

Co JMHZ nahrazuje

Hlavním cílem je, aby zaměstnavatel jedny údaje hlásil jednou, a ne několikrát v různých formátech. Do jednotného hlášení se postupně přesouvají zejména:

• měsíční přehled o výši pojistného na sociální pojištění,
• přihlášky a odhlášky zaměstnanců k nemocenskému pojištění,
• evidenční listy důchodového pojištění (ELDP), které se dříve sestavovaly ročně,
• část údajů pro dávky nemocenského pojištění,
• některá hlášení pro úřad práce a statistická šetření o mzdách,
• evidence dohod o provedení práce, které se nově hlásí všechny.

Nemění se naopak to, že zaměstnavatel dál odvádí pojistné a zálohy na daň. Mimo JMHZ zůstávají i některé povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám a finanční správě, například roční vyúčtování daně ze závislé činnosti. Jaké výkazy přesně zůstávají samostatně, se může v průběhu zavádění měnit.

Co JMHZ obsahuje

Hlášení je strukturované po zaměstnancích a po jednotlivých pracovněprávních vztazích. Pro každého pracovníka obsahuje zejména:

• identifikační údaje (jméno, rodné číslo nebo jiný identifikátor, adresu),
• druh pracovního vztahu – pracovní poměr, DPP, DPČ, případně jednatel s odměnou,
• datum vzniku a skončení vztahu, sjednaný úvazek a pracovní dobu,
• vyměřovací základ, započtené dny a doby, které se nezapočítávají (nemoc, neplacené volno),
• údaje o zaměstnání (pozice, místo výkonu práce, vzdělání) pro statistiku a úřad práce.

Prakticky to znamená, že mzdová účetní potřebuje o každém zaměstnanci více údajů než dříve, a to hned při nástupu. Pokud firma přijímá nového člověka, je dobré mít připravený vstupní dotazník. Jaké podklady k nástupu obvykle chci, popisuje článek nový zaměstnanec a účetní podklady.

Kdo JMHZ podává a kdy

Hlášení podává zaměstnavatel elektronicky, a to za každý kalendářní měsíc. V praxi ho téměř vždy odesílá mzdová účetní z mzdového programu, který umí výstup ve formátu požadovaném ČSSZ. Termín je navázán na měsíc, za který se hlásí, a podání se odesílá v následujícím měsíci spolu se zpracováním mezd. Přesný den splatnosti si ověřte v aktuálních pokynech, mzdový kalendář je potřeba podle něj nastavit.

Událost v průběhu měsíce

Některé události, například nástup nebo skončení zaměstnance, mají vlastní lhůty a nemusí se dát odložit až na konec měsíce. Pokud do firmy nastupuje nový člověk, dejte mi vědět ještě před nástupem, ne až s docházkou za měsíc. Ušetříte tím sankce za opožděné hlášení i zdržení u nemocenské, kdyby zaměstnanec hned na začátku onemocněl. Celý postup přijetí prvního pracovníka popisuje článek první zaměstnanec krok za krokem.

Co se mění pro malou firmu

Pro malou firmu je největší změna v tom, že se nedá „dohnat“ na konci roku. Data musí být správná každý měsíc. Zároveň ale odpadá roční skládání ELDP a několik samostatných formulářů.

Jak se na JMHZ připravit

1. Zkontrolujte kmenové údaje zaměstnanců. Adresy, rodná čísla, druh vztahu, úvazek, vzdělání a pozice. Chybějící údaje doplňte dřív, než je hlášení vyžádá.
2. Posílejte docházku a změny včas. Nemoc, dovolená, neplacené volno, přesčasy, prémie. Mzdy uzavírám až po kompletních podkladech, proto pomáhá pevný den, do kterého je posíláte.
3. Hlaste nástupy a odchody předem. Nejlépe e-mailem nebo přes portál s datem a typem smlouvy.
4. Nezapomeňte na dohody. Brigádník na DPP, který odpracoval pár hodin, se do hlášení dostane také. Jak dohody fungují, vysvětluje článek DPP, DPČ a mzdová agenda.
5. Ujasněte si, kdo podání odesílá. Pokud mzdy zpracovává externí účetní, ověřte, že má k podání oprávnění a přístup.

Jednatel s odměnou a JMHZ

Častá otázka u malých s.r.o.: hlásí se i jednatel? Pokud jednatel dostává odměnu za výkon funkce, je z pohledu sociálního pojištění v postavení zaměstnance a do hlášení patří. Jednatel bez odměny se obecně nehlásí, ale každou situaci je dobré posoudit podle smlouvy o výkonu funkce. Více o tom, jak se odměna jednatele zpracovává, najdete v článku odměna jednatele a účetnictví.

Na co si dát pozor v prvních měsících

V období zavádění se vyplatí kontrolovat potvrzení o přijetí podání a případné chybové protokoly. Chyba ve formátu nebo v identifikaci zaměstnance může znamenat, že hlášení není přijato, a zaměstnavatel tak formálně nesplnil povinnost. Pomáhá také porovnat první měsíce s dřívějšími přehledy o pojistném, aby se ověřilo, že vyměřovací základy sedí.

Další častý problém je změna minimální mzdy nebo jiných parametrů na začátku roku. Pokud se změní částky, musí se správně promítnout do mzdy i do hlášení. Co nová minimální mzda znamená pro výpočet, popisuje článek minimální mzda 2026 a zaměstnavatel.

Jak vypadá měsíční spolupráce s mzdovou účetní

U klientů, kterým zpracovávám mzdy, se po zavedení JMHZ osvědčil jednoduchý měsíční rytmus:

1. Do pevného dne po skončení měsíce mi pošlete docházku, nemoci, dovolené, odměny a případné srážky.
2. Zpracuji mzdy, vystavím výplatní pásky a připravím přehled plateb – čisté mzdy, pojistné a zálohu na daň.
3. Odešlu jednotné hlášení a zkontroluji, že bylo přijato bez chyb.
4. Pošlu vám souhrn s částkami a termíny úhrad, abyste věděli, co a kdy zaplatit.

Pokud se během měsíce něco změní – zaměstnanec odejde, přejde na kratší úvazek nebo nastoupí na mateřskou – stačí krátká zpráva hned, nemusíte čekat na konec měsíce. Podklady můžete posílat e-mailem nebo přes klientský portál, jak popisuje článek o tom, jak si nastavit měsíční předávání dokladů.

Sankce za pozdní nebo chybné hlášení

Za nesplnění povinností při hlášení může správa sociálního zabezpečení uložit pokutu. Výše závisí na druhu a závažnosti pochybení a na tom, zda se opakuje. Kromě pokuty ale hrozí i praktické potíže: zaměstnanec může mít zdržené nemocenské nebo nesprávně evidovanou dobu pojištění pro budoucí důchod. Proto se vyplatí hlášení podávat včas a chyby opravovat hned, jakmile se na ně přijde. Nespoléhejte na to, že se drobná chyba přehlédne – data z hlášení dnes automaticky přebírá více úřadů a nesoulad se projeví rychle.

Shrnutí

JMHZ sjednocuje měsíční hlášení zaměstnavatele do jednoho podání a týká se každého, kdo má zaměstnance nebo pracovníky na dohody. Klíčem je mít úplné údaje o zaměstnancích a posílat podklady pravidelně, protože chyby se už nedají dohnat na konci roku. Zpracování mezd včetně hlášení je součástí služby vedení účetnictví, kterou nabízím malým firmám i OSVČ se zaměstnanci. Pokud chcete mzdy předat nebo si ověřit, že je máte nastavené správně, ozvěte se mi.