První zaměstnanec: povinnosti zaměstnavatele krok za krokem

Přijmout prvního zaměstnance znamená pro OSVČ nebo malou s.r.o. několik nových povinností zaměstnavatele: registraci u správy sociálního zabezpečení a finančního úřadu, oznámení zdravotní pojišťovně, písemnou smlouvu, vstupní lékařskou prohlídku, školení BOZP a od prvního měsíce zpracování mezd a pravidelná hlášení. Většinu kroků je potřeba udělat ještě před prvním pracovním dnem nebo krátce po něm. Níže je postup v pořadí, v jakém ho obvykle procházím s klienty.

Krok 1: Rozhodněte, jaký typ smlouvy použijete

Nejdřív si ujasněte, zda půjde o pracovní poměr, dohodu o pracovní činnosti (DPČ), nebo dohodu o provedení práce (DPP). Liší se rozsahem práce, odvody i administrativou.

Limity pro odvody pojistného z dohod se od roku 2025 odvozují od průměrné mzdy a každý rok se mění, proto si aktuální částky ověřte. Podrobně dohody rozebírá článek DPP, DPČ a mzdová agenda.

Krok 2: Připravte smlouvu a vnitřní dokumenty

Pracovní smlouva musí být písemná a obsahovat alespoň druh práce, místo výkonu práce a den nástupu. Dále zaměstnance písemně informujete o pracovních podmínkách (pracovní doba, dovolená, výpovědní doby, mzda a výplatní termín), pokud to není přímo ve smlouvě. Mzdu můžete sjednat ve smlouvě, nebo ji určit platovým výměrem.

Myslete také na:

• mzdu nejméně ve výši minimální mzdy – pro rok 2026 je to 22 400 Kč měsíčně při plném úvazku, souvislosti popisuje článek minimální mzda 2026 a zaměstnavatel,
• zkušební dobu, pokud ji chcete – sjednává se písemně nejpozději v den nástupu,
• evidenci pracovní doby – musíte ji vést u každého zaměstnance,
• stravování a benefity, pokud je chcete poskytovat – nejlépe ve vnitřním předpisu.

Krok 3: Vstupní lékařská prohlídka a BOZP

Před nástupem musí zaměstnanec projít vstupní lékařskou prohlídkou u poskytovatele pracovnělékařských služeb. Zaměstnavatel ho na prohlídku pošle s žádostí, ve které popíše práci a rizika. Bez posudku o zdravotní způsobilosti by zaměstnanec neměl začít pracovat.

Současně musíte zajistit školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochrany, zhodnotit rizika na pracovišti a podle druhu práce poskytnout osobní ochranné pracovní prostředky. U malé firmy to často řeší externí technik BOZP. Školení si nechte zaměstnancem podepsat.

Krok 4: Registrace a oznámení úřadům

1. Okresní správa sociálního zabezpečení – zaměstnavatel se přihlásí do registru zaměstnavatelů, a to do 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance, který je účasten nemocenského pojištění. Zaměstnance pak přihlásí k pojištění. Od dubna 2026 se řada hlášení pro ČSSZ podává v rámci jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele.
2. Zdravotní pojišťovna zaměstnance – oznámíte nástup zaměstnance do 8 dnů. Pokud je to první zaměstnanec u dané pojišťovny, oznámíte jí zároveň, že jste zaměstnavatelem.
3. Finanční úřad – registrujete se jako plátce daně z příjmů ze závislé činnosti. Lhůta pro registraci se počítá od chvíle, kdy začnete vyplácet mzdy, obvykle jde o 15 dnů.
4. Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele – vzniká automaticky. Pojistné se platí čtvrtletně u pojišťovny, ke které je firma přiřazena.

Registraci i oznámení obvykle podávám za klienty já, na základě plné moci. Pokud to chcete zvládnout sami, mějte připravené IČO, datovou schránku a údaje o zaměstnanci.

Krok 5: Podklady od zaměstnance

Pro zpracování první mzdy potřebuji od zaměstnance zejména:

• osobní údaje, rodné číslo, adresu a číslo účtu pro výplatu,
• zdravotní pojišťovnu,
• podepsané prohlášení poplatníka daně, pokud chce uplatňovat slevu na poplatníka a další slevy,
• doklady pro slevu na dítě nebo jiné slevy,
• informaci o jiném zaměstnání nebo pobírání důchodu,
• zápočtový list od předchozího zaměstnavatele, pokud ho má.

Úplný seznam najdete v článku nový zaměstnanec a účetní podklady.

Krok 6: První výplata a měsíční rytmus

Po skončení prvního měsíce pošlete účetní docházku a informace o nepřítomnosti. Já spočítám hrubou a čistou mzdu, pojistné za zaměstnance i zaměstnavatele a zálohu na daň. Z toho vznikají tři platby: mzda zaměstnanci, sociální pojištění na OSSZ a zdravotní pojištění pojišťovně, plus odvod zálohy na daň finančnímu úřadu.

Počítejte s tím, že náklad zaměstnavatele je vyšší než hrubá mzda, protože k ní připočítáváte vlastní odvody na sociální a zdravotní pojištění. Celkový měsíční náklad si spočítejte předem, ještě než slíbíte konkrétní mzdu.

Co všechno měsíční zpracování obnáší, popisuje článek co obsahuje zpracování mezd.

Kolik vás zaměstnanec bude stát

U prvního zaměstnance majitelé často počítají jen s hrubou mzdou. Skutečný náklad je ale vyšší a skládá se z několika položek:

• hrubá mzda – sjednaná ve smlouvě nebo výměru,
• pojistné placené zaměstnavatelem – sociální a zdravotní pojištění navíc k hrubé mzdě, aktuální sazby si ověřte,
• zákonné pojištění odpovědnosti – placené čtvrtletně,
• náhrada mzdy při nemoci – prvních čtrnáct kalendářních dnů pracovní neschopnosti hradí zaměstnavatel, potom přebírá nemocenskou správa sociálního zabezpečení,
• dovolená – zaměstnanci vzniká nárok i při kratším úvazku, poměrně k odpracované době,
• vybavení a ochranné pomůcky, lékařské prohlídky, školení,
• zpracování mezd, pokud ho svěříte účetní.

Pro rozhodnutí, zda zaměstnance přijmout, nebo raději spolupracovat s jinou OSVČ, je dobré mít tyto částky spočítané. Pozor ale na takzvaný švarcsystém: pokud někdo pro vás pracuje pravidelně, podle vašich pokynů a na vašem pracovišti, jde o závislou práci a měl by být zaměstnancem. Případné doplatky pojistného a pokuty bývají vyšší než úspora.

Jaké doklady a evidenci musíte uchovávat

Se zaměstnancem vzniká také povinnost vést a archivovat personální a mzdovou dokumentaci. Patří sem pracovní smlouva a její dodatky, mzdové listy, evidence pracovní doby, doklady o školení, lékařské posudky a prohlášení poplatníka. Mzdové listy a doklady pro důchodové pojištění se archivují výrazně déle než běžné účetní doklady, řádově desítky let. Doporučuji mít personální složku každého zaměstnance na jednom místě, papírově nebo v zabezpečeném úložišti. Další souvislosti o mzdách v malé firmě najdete v článku mzdové účetnictví u malé firmy.

Nejčastější chyby u prvního zaměstnance

• Nástup bez smlouvy – „smlouvu dořešíme příští týden“ je riziko při kontrole i při pracovním úrazu.
• Chybějící vstupní prohlídka – zaměstnanec bez posudku nemá pracovat a odpovědnost nese zaměstnavatel.
• Zmeškaná registrace – na OSSZ nebo finančním úřadu, typicky proto, že se účetní o nástupu dozví pozdě.
• Mzda pod minimem – hlavně u zkrácených úvazků a dohod, kde se zapomene na hodinovou minimální mzdu.
• Nevedená docházka – bez evidence pracovní doby nelze správně spočítat mzdu ani doložit přesčasy.

Checklist před nástupem

• smlouva a písemná informace o podmínkách připraveny,
• vstupní lékařská prohlídka hotová,
• školení BOZP a PO domluveno na první den,
• osobní údaje a prohlášení poplatníka od zaměstnance,
• registrace u OSSZ a FÚ a oznámení pojišťovně naplánovány,
• evidence pracovní doby nastavena,
• výplatní termín a účet pro výplatu dohodnuty,
• účetní informována o nástupu předem.

Shrnutí

První zaměstnanec znamená registrace u tří úřadů, smlouvu, prohlídku, školení a od prvního měsíce pravidelné zpracování mezd a hlášení. Nejvíc problémů vzniká, když se účetní o nástupu dozví až s první docházkou. Mzdy a personální agendu zpracovávám jako součást služby vedení účetnictví pro malé firmy i OSVČ. Pokud přijímáte prvního člověka, ozvěte se mi ještě před nástupem a projdeme to spolu.