Mzdové účetnictví u malé firmy funguje dobře tehdy, když účetní dostane každý měsíc včas a úplně tři věci: kdo pracoval, kolik hodin nebo dní a co se během měsíce změnilo. Zbytek – výpočet mzdy, odvodů, zálohy na daň a hlášení úřadům – už je práce mzdové účetní. V článku najdete přehled, co si připravit při nástupu zaměstnance, co posílat každý měsíc a jak se vyhnout nejčastějším chybám.
Malá firma se dvěma až deseti lidmi obvykle nepotřebuje vlastní personální oddělení. Potřebuje ale jasný systém: jeden člověk ve firmě (často majitel nebo jednatel) sbírá podklady a předává je účetní k pevnému datu. Pokud mzdy zpracovávám já, domluvíme si tento termín hned na začátku a podklady pak chodí přes klientský portál nebo e-mailem.
Co si připravit při nástupu nového zaměstnance
Většina pozdějších problémů v mzdovém účetnictví vzniká při nástupu – chybějící údaj se pak táhne každou výplatou. Před prvním výpočtem mzdy by účetní měla mít:
- pracovní smlouvu nebo dohodu (DPP, DPČ) včetně data nástupu, druhu práce, místa výkonu a sjednané mzdy,
- mzdový výměr, pokud mzda není přímo ve smlouvě – základní mzda, příplatky, prémie a jejich pravidla,
- osobní údaje: rodné číslo, adresu, číslo bankovního účtu, zdravotní pojišťovnu,
- prohlášení poplatníka k dani, pokud u vás zaměstnanec chce uplatňovat slevy (a případně podklady k daňovému zvýhodnění na děti),
- informaci o jiném zaměstnání, pobírání důchodu nebo jiné skutečnosti, která má vliv na pojištění,
- evidenční list důchodového pojištění nebo zápočtový list od předchozího zaměstnavatele, pokud jej zaměstnanec má.
Zaměstnance je potřeba přihlásit k sociálnímu a zdravotnímu pojištění v zákonné lhůtě, proto informaci o nástupu posílejte účetní ještě před prvním pracovním dnem, ne až s podklady k výplatě. Podrobný postup krok za krokem popisuje článek první zaměstnanec a povinnosti zaměstnavatele.
Měsíční podklady ke mzdám
Každý měsíc pak stačí poslat přehled za všechny zaměstnance. Nejjednodušší je jedna tabulka, kde je u každého člověka vše na jednom řádku.
| Podklad | Co obsahuje | Proč je potřeba |
|---|---|---|
| Docházka | odpracované hodiny nebo dny, přesčasy, práce o víkendu a svátcích, noční práce | výpočet mzdy a příplatků |
| Nepřítomnost | dovolená, nemoc (pracovní neschopnost), ošetřování člena rodiny, neplacené volno | náhrada mzdy, správný vyměřovací základ |
| Pohyblivé složky | prémie, odměny, provize, příplatky | hrubá mzda |
| Srážky | exekuce, insolvence, zálohy vyplacené během měsíce, srážky na základě dohody | správná čistá mzda k výplatě |
| Benefity | stravenkový paušál nebo stravenky, příspěvky na penzijní spoření, jiné benefity | daňové a odvodové posouzení |
| Změny | nová adresa, účet, pojišťovna, změna úvazku, ukončení pracovního poměru | aktuální údaje a hlášení úřadům |
U benefitů se vyplatí znát rozdíl v daňovém režimu – podrobněji o tom píšu v článku zaměstnanecké benefity a daně.
Kdy podklady posílat
Mzda musí být vyplacena nejpozději v kalendářním měsíci, který následuje po měsíci, kdy vzniklo právo na mzdu. V praxi si firmy volí pevný výplatní termín, například 10. nebo 15. den. Podklady by pak měly přijít aspoň několik pracovních dní předem, aby zbyl čas na kontrolu a případné dotazy. Odvody pojistného a záloha na daň se platí do 20. dne následujícího měsíce, takže i s nimi je potřeba počítat v cash flow.
Dohody o provedení práce a pracovní činnosti
Malé firmy často pracují s brigádníky na DPP nebo DPČ. I tady potřebuje účetní smlouvu, výkaz odpracovaných hodin a údaje pro zdanění. Pozor na souběh více dohod u jednoho zaměstnavatele a na limity, od kterých vzniká účast na pojištění – pravidla se v posledních letech měnila, takže aktuální hranice si vždy ověřte. Přehled najdete v článku DPP, DPČ a mzdová agenda.
Nové měsíční hlášení zaměstnavatele
Od roku 2026 se postupně zavádí jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které sjednocuje řadu dosavadních formulářů pro různé úřady. Pro malou firmu to znamená hlavně jedno: údaje o zaměstnancích musí být úplné a aktuální každý měsíc, protože se z nich hlášení sestavuje. Co se mění a na co se připravit, rozebírá článek JMHZ v praxi.
Nejčastější chyby, které komplikují mzdy
- Nástup oznámený až s výplatou – hrozí pozdní přihláška k pojištění.
- Chybějící nemocenská – účetní neví, že zaměstnanec byl nemocný, a mzda se počítá špatně.
- Ústně domluvené prémie – bez písemného pokynu nelze ověřit, co a komu se má vyplatit.
- Exekuce doručená do datové schránky a nepředaná – za neprovedené srážky může odpovídat zaměstnavatel.
- Mzda pod minimem – sjednaná mzda nesmí být nižší než minimální mzda, pro rok 2026 je to 22 400 Kč měsíčně při plném úvazku. Více v článku minimální mzda 2026 a zaměstnavatel.
Co dostanete od mzdové účetní zpět
Po zpracování by měl zaměstnavatel obdržet výplatní pásky pro zaměstnance, přehled čistých mezd k výplatě s čísly účtů, přehled odvodů na sociální a zdravotní pojištění a zálohy na daň včetně platebních údajů. Na konci roku se k tomu přidává roční zúčtování záloh pro zaměstnance, kteří o něj požádají, a vyúčtování daně za zaměstnavatele. Co všechno patří do kompletní mzdové agendy, shrnuje článek co obsahuje zpracování mezd.
Časté otázky k podkladům pro mzdy
Musím vést docházku, i když mají zaměstnanci pevnou mzdu?
Ano. Evidence pracovní doby je povinnost zaměstnavatele bez ohledu na způsob odměňování. Účetní z ní vychází při výpočtu přesčasů, příplatků i náhrad mzdy a při kontrole ji budete potřebovat předložit.
Co když se o nemoci zaměstnance dozvím až po odeslání podkladů?
Napište účetní co nejdřív. Pokud mzda ještě nebyla zpracována, opraví podklady hned; jinak se rozdíl vyrovná v dalším měsíci. Horší je, když se informace nedostane k účetní vůbec.
Stačí podklady poslat e-mailem?
U jednoho nebo dvou zaměstnanců ano, ale vyplatí se mít jednu tabulku a stálý kanál. Mzdové údaje jsou osobní data, proto je bezpečnější portál s řízeným přístupem než přeposílání příloh.
Jak to zjednodušit
- Určete ve firmě jednoho člověka, který podklady sbírá a předává.
- Používejte jednu šablonu docházky pro všechny zaměstnance a měňte ji co nejméně.
- Každou změnu (nástup, výstup, nová adresa, exekuce) posílejte hned, ne až s měsíčními podklady.
- Dokumenty předávejte elektronicky na jedno místo, ať je vše dohledatelné i za několik let.
Mzdy zpracovávám pro malé firmy v rámci online účetnictví – podklady se předávají přes portál a výstupy přicházejí zpět elektronicky. Pokud řešíte prvního zaměstnance nebo chcete mzdy převést od jiné účetní, napište mi a domluvíme, co bude potřeba.
Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.