Náhrada nákladů za home office: paušál, skutečné náklady a daně

Náhrada nákladů za home office je povinnost zaměstnavatele hradit zaměstnanci výdaje, které mu vzniknou prací z domova. Zákoník práce nabízí tři varianty: prokázané skutečné náklady, paušál, který pro rok 2026 činí 4,70 Kč za každou započatou hodinu, nebo předem uzavřenou písemnou dohodu, že náhrada nepřísluší. Náhrada v zákonné výši není zdanitelným příjmem zaměstnance, neplatí se z ní pojistné a u zaměstnavatele je daňovým výdajem. Podmínkou celé úpravy je písemná dohoda o práci na dálku.

Dohoda o práci na dálku a způsoby náhrady

Práce na dálku je možná jen na základě písemné dohody zaměstnavatele a zaměstnance. To platí, ať jde o pravidelný home office dva dny v týdnu, nebo o občasnou práci z domova. Co je dobré v dohodě upravit:

• místo výkonu práce (adresa, ze které zaměstnanec pracuje),
• rozsah práce na dálku – například konkrétní dny nebo počet dní v týdnu,
• způsob náhrady nákladů – paušál, skutečné náklady, nebo dohoda, že se náhrada neposkytuje,
• evidenci pracovní doby a způsob, jak zaměstnanec hodiny na home office vykazuje,
• vybavení, které zaměstnavatel poskytne, a pravidla pro ochranu dat.

Dohodu lze ukončit dohodou obou stran nebo písemnou výpovědí s výpovědní dobou 15 dnů, pokud si nesjednáte jinou, pro obě strany stejnou. Jednostranně nařídit práci z domova může zaměstnavatel jen výjimečně, pokud to stanoví opatření orgánu veřejné moci, například při epidemii.

Tři způsoby náhrady nákladů

Pokud nemáte sjednáno nic, zaměstnanci vzniká nárok na náhradu skutečně prokázaných nákladů. Nejistotu proto odstraní jen jasné ujednání v dohodě o práci na dálku.

Paušál: jak funguje

Paušál se poskytuje za každou započatou hodinu práce na dálku a podle zákona zahrnuje všechny náklady, které zaměstnanci prací z domova vznikly, typicky elektřinu, teplo a vodu. Částku stanovuje vyhláška ministerstva práce na základě údajů statistického úřadu o spotřebě domácností:

• 2025: 4,80 Kč za hodinu,
• 2026: 4,70 Kč za hodinu.

Paušál se vyplácí zpravidla s výplatou, nejpozději v měsíci následujícím po měsíci, kdy na něj vznikl nárok. Doba na home office se za měsíc sčítá, proto je potřeba ji průkazně evidovat – v docházce nebo jiným způsobem, který obstojí při kontrole. Nižší paušál, než stanoví vyhláška, sjednat nelze; buď se poskytuje v plné výši, nebo se písemně dohodnete, že se neposkytuje vůbec.

Soukromý zaměstnavatel může poskytovat i paušál vyšší. Rozdíl nad vyhláškovou částku ale už není náhradou podle zákoníku práce – je zdanitelnou mzdou a platí se z něj pojistné.

Příklad z praxe: dva dny z domova

Účetní asistentka v malé s.r.o. pracuje dva dny v týdnu z domova po 8 hodinách. V říjnu 2026 odpracovala z domova 8 dní, tedy 64 hodin. Firma má paušál stanovený vnitřním předpisem.

1. Náhrada: 64 × 4,70 = 300,80 Kč.
2. Částka se vyplatí s říjnovou mzdou mimo hrubou mzdu – nezdaňuje se a neplatí se z ní pojistné.
3. Pro firmu je to daňový výdaj; doloží ho evidencí hodin a vnitřním předpisem.

Kdyby firma chtěla být štědřejší a vyplácela 10 Kč za hodinu, vyšla by náhrada na 640 Kč. Z toho 300,80 Kč zůstane osvobozeno a rozdíl 339,20 Kč se přičte ke zdanitelné mzdě, ze které se odvede záloha na daň i pojistné. Pokud chcete zaměstnance odměnit, bývá výhodnější podívat se na benefity, které jsou osvobozené – přehled je v článku zaměstnanecké benefity a daně.

Skutečné náklady a vybavení

Náhrada skutečných nákladů dává smysl jen výjimečně. Zaměstnanec by musel prokázat, jakou část spotřeby energií způsobila práce, a oddělit ji od běžné spotřeby domácnosti. To je u bytu, kde žije celá rodina, prakticky nemožné.

Samostatnou otázkou je vybavení. Notebook, telefon nebo monitor obvykle poskytuje zaměstnavatel jako svůj majetek a zaměstnanec ho používá k práci. Pokud zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele používá vlastní věci, lze mu za jejich opotřebení poskytovat náhradu, ale jen na základě dohody nebo rozhodnutí zaměstnavatele. Jak doklady za telefon a internet zpracovat ve firmě, popisuje článek telefon, internet a účetní doklady.

Práce z domova sama o sobě nebrání stravenkovému paušálu ani stravenkám, pokud zaměstnanec v daný den odpracuje potřebnou dobu. Podmínky shrnuje článek stravenkový paušál, nebo stravenky.

Jak home office ve firmě zavést krok za krokem

1. Rozhodněte o variantě náhrady – pro většinu malých firem je nejjednodušší paušál, u výjimečného home office na žádost zaměstnance dohoda o neposkytnutí náhrady.
2. Připravte vnitřní předpis, pokud má paušál platit pro všechny. Ušetříte si opakování stejných pravidel v každé dohodě.
3. Uzavřete písemnou dohodu o práci na dálku s každým zaměstnancem, který bude pracovat z domova, a to ještě před prvním dnem na home office.
4. Nastavte evidenci – v docházce odlište hodiny v kanceláři a z domova, aby šel paušál spočítat.
5. Vyřešte vybavení a bezpečnost dat – kdo dodá notebook, jak se zaměstnanec připojuje k firemním datům a kde ukládá dokumenty. Inspiraci najdete v článku GDPR a účetní doklady v cloudu.
6. Informujte mzdovou účetní, aby paušál zahrnula do výplaty jako nezdanitelnou náhradu, ne jako součást hrubé mzdy.
7. Každý leden zkontrolujte sazbu podle nové vyhlášky.

Nezapomeňte ani na bezpečnost práce: zaměstnavatel odpovídá za pracovní úrazy i na home office, proto je vhodné zaměstnance poučit o bezpečném uspořádání pracovního místa doma.

Dohody, jednatelé a OSVČ

• DPP a DPČ – zákonná úprava náhrad se na dohody nevztahuje. Chcete-li dohodářům náhradu poskytovat, sjednejte ji v dohodě.
• Jednatel s.r.o. – náhrada podle zákoníku práce se týká jen zaměstnanců. Jednatel bez pracovní smlouvy ji nedostává, jeho domácí kancelář se řeší jinak.
• OSVČ – podnikatel pracující z domova si uplatňuje výdaje na domácí kancelář sám, ne jako náhradu. Pravidla popisuje článek domácí kancelář u OSVČ a malé firmy.

Nejčastější chyby u home office

• Home office bez písemné dohody – zaměstnanec „jen občas“ pracuje z domova, ale nic podepsaného neexistuje.
• Paušál bez evidence hodin – při kontrole nelze doložit, za kolik hodin byl vyplacen.
• Loňská sazba – paušál se mění každý rok, v roce 2026 klesl o 10 haléřů.
• Vyšší paušál bez zdanění rozdílu – částka nad vyhlášku musí jít do zdanitelné mzdy.
• Dohoda o nepřiznání náhrady uzavřená dodatečně – musí být uzavřena předem, před výkonem práce na dálku.
• Snížený paušál – nižší částku než vyhláškovou sjednat nelze.

Pokud zaměstnanci z domova vykazují i přesčasy, platí pro ně stejná pravidla jako v kanceláři – viz článek přesčasy a příplatky ke mzdě.

Shrnutí

Náhrada za home office se řeší v písemné dohodě o práci na dálku: buď paušálem 4,70 Kč za každou započatou hodinu (rok 2026), nebo skutečnými náklady, nebo předem sjednaným nepřiznáním náhrady. Náhrada v zákonné výši je pro zaměstnance bez daně a pojistného a pro firmu daňovým výdajem, částka navíc se zdaní. Jak třídit podklady, když se pracuje z domova, popisuje článek účetnictví při práci z domova. Náhrady za home office i jejich evidenci zpracovávám v rámci online zpracování mezd a účetnictví. Pokud nastavujete home office ve firmě poprvé, ozvěte se mi a projdeme dohodu i výpočet.

Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI