Zaměstnanecké benefity a daně: co je osvobozené

Zaměstnanecké benefity a daně se řídí jednoduchým principem: peníze navíc ke mzdě jsou vždy zdanitelné, nepeněžní benefity mohou být osvobozené. Od daně z příjmů a od pojistného jsou osvobozené zejména příspěvky na stravování, vzdělávání související s prací, příspěvky na penzijní spoření a životní pojištění do 50 000 Kč ročně a nepeněžní volnočasové benefity (sport, kultura, rekreace, zdraví) do ročního limitu ve výši poloviny průměrné mzdy. Pro firmu je ale důležité i to, zda je benefit daňovým nákladem – a to platí jen pro některé.

Přehled hlavních benefitů

Příspěvek na stravování

Nejrozšířenějším benefitem je příspěvek na stravování, ať už ve formě stravenkového paušálu, stravenek nebo závodního stravování. U zaměstnance je osvobozený do limitu odvozeného od stravného pro pracovní cesty, u firmy je daňovým nákladem. Podrobné srovnání obou forem najdete v článku stravenkový paušál, nebo stravenky.

Vzdělávání zaměstnanců

Školení, kurzy a další vzdělávání jsou u zaměstnance osvobozené, pokud souvisejí s činností zaměstnavatele. Typicky jde o odborné kurzy, jazykové kurzy potřebné pro práci, školení řidičů nebo účetní semináře. Pro firmu je takové vzdělávání daňovým nákladem.

Pokud firma zaplatí kurz, který s prací nesouvisí (například hobby kurz), posuzuje se jako volnočasový benefit nebo jako zdanitelný příjem.

Penzijní spoření a životní pojištění

Příspěvek zaměstnavatele na doplňkové penzijní spoření, penzijní pojištění, životní pojištění nebo další produkty spoření na stáří je u zaměstnance osvobozený do 50 000 Kč ročně v souhrnu. Pro firmu jde o daňový náklad, pokud je příspěvek sjednaný ve smlouvě, kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpisu. Částka nad limit se zdaňuje a podléhá odvodům.

Pozor: příspěvek se platí přímo na smlouvu zaměstnance, ne na jeho účet. Pokud by si zaměstnanec smlouvu předčasně vypověděl a peníze vybral, může mu vzniknout povinnost osvobození dodatečně zdanit.

Volnočasové benefity a roční limit

Od roku 2024 platí pro takzvané volnočasové benefity společný roční limit. Patří sem nepeněžní plnění na:

• rekreaci a zájezdy,
• sport, například permanentky nebo sportovní karty,
• kulturu, divadlo, koncerty,
• zdravotní služby a léčebné pobyty nad rámec zákona,
• knihy a vzdělávací materiály nesouvisející s prací.

U zaměstnance jsou tyto benefity osvobozené do poloviny průměrné mzdy za kalendářní rok. Průměrná mzda pro daňové účely se každoročně mění, proto si limit na daný rok ověřte. Co přesáhne limit, se zdaňuje jako mzda včetně pojistného.

Benefit musí být nepeněžní. Firma tedy platí přímo poskytovateli služby, nebo dává poukázky či benefitní body. Pokud zaměstnanci proplatí jeho vlastní účtenku za posilovnu, jde o peněžní plnění a osvobození neplatí.

Daňový náklad u firmy

Zde je důležitý rozdíl: volnočasové benefity jsou u zaměstnance osvobozené, ale pro firmu jsou obvykle nedaňovým nákladem. Firma je tedy platí ze zisku po zdanění. To je potřeba zohlednit při porovnávání s prostým navýšením mzdy.

Firemní auto, telefon a notebook

Pokud zaměstnanec může používat firemní auto i soukromě, vzniká mu každý měsíc zdanitelný příjem vypočtený z vstupní ceny vozidla. U nízkoemisních a elektrických vozů platí zvýhodněná sazba. Pro firmu zůstávají náklady na auto daňovými. Jaké podklady je u firemních aut potřeba evidovat, popisuje článek jak si připravit doklady k firemnímu autu.

Telefon a notebook určené pro práci nejsou benefitem. Pokud je zaměstnanec používá i soukromě ve větším rozsahu, může jít o zdanitelný příjem; u běžného, zanedbatelného soukromého užívání se to v praxi obvykle neřeší, ale pravidla je dobré mít ve vnitřním předpisu.

Peněžní benefity

Cokoli, co zaměstnanec dostane v penězích – příspěvek na dovolenou, vánoční odměna, příspěvek na dojíždění, proplacení soukromé faktury – je zdanitelným příjmem a podléhá pojistnému stejně jako mzda. Pro firmu je to daňový náklad. Výjimkou jsou zákonné náhrady, například cestovní náhrady, které nejsou příjmem zaměstnance, ale náhradou výdajů.

Benefity pro rodinné příslušníky, dohodáře a jednatele

Volnočasové benefity lze poskytnout nejen zaměstnanci, ale i jeho rodinným příslušníkům – například rekreaci pro celou rodinu nebo vstupenky pro partnera. Do ročního limitu se ale započítávají u zaměstnance.

Benefity můžete poskytovat i pracovníkům na dohodu o provedení práce nebo pracovní činnosti. Osvobození u nich funguje obdobně jako u zaměstnanců v pracovním poměru, jen je dobré mít v předpisu jasně uvedeno, zda se na ně benefity vztahují a v jakém rozsahu.

U jednatelů a společníků s.r.o. je posouzení složitější. Záleží na tom, zda jsou ve firmě zaměstnaní, zda pobírají odměnu za výkon funkce, a také na tom, zda je benefit určen jim jako zaměstnancům, nebo jako společníkům. Benefit poskytnutý společníkovi z titulu jeho podílu se může posoudit jako skrytý podíl na zisku. Tady doporučuji každou situaci konzultovat předem. Jak firmy odměňují jednatele, popisuje článek odměna jednatele a účetnictví.

Benefit, nebo vyšší mzda?

Firmy se často ptají, zda je výhodnější dát zaměstnanci benefit, nebo přidat na mzdě. Obecně platí:

• Stravování, vzdělávání a penzijní příspěvky jsou výhodné pro obě strany – zaměstnanec nic nezdaní a firma má daňový náklad.
• Volnočasové benefity jsou výhodné pro zaměstnance (nic nezdaní), ale firma je platí ze zisku po zdanění. Úspora proti mzdě je tedy menší, než se na první pohled zdá, ale stále existuje, protože odpadá pojistné.
• Peněžní příspěvky nemají žádnou daňovou výhodu proti mzdě.

U malých firem s několika zaměstnanci doporučuji začít stravováním a penzijním příspěvkem a volnočasové benefity přidat, pokud o ně zaměstnanci skutečně stojí.

Nejčastější chyby u benefitů

• Proplacení účtenky místo platby poskytovateli – z nepeněžního benefitu se tím stane zdanitelný peněžní příjem.
• Nehlídaný limit – u zaměstnance s více benefity během roku se překročení zjistí až při ročním zúčtování.
• Benefit bez písemných pravidel – u penzijních příspěvků to může znamenat, že firma nebude mít daňový náklad.

Jak benefity správně nastavit

1. Sepište vnitřní předpis s druhem benefitu, výší, okruhem zaměstnanců a podmínkami.
2. Rozlišujte peněžní a nepeněžní formu – u osvobozených benefitů plaťte přímo poskytovateli nebo přes benefitní systém.
3. U každého zaměstnance hlídejte roční limit volnočasových benefitů a penzijních příspěvků.
4. Posílejte účetní přehled benefitů každý měsíc, aby se správně promítly do mezd a ročního zúčtování.
5. Faktury za benefity označte, aby šly správně zaúčtovat jako daňový nebo nedaňový náklad.

Jak se benefity promítají do výplatní pásky a hlášení, vysvětluje článek co obsahuje zpracování mezd. Pokud teprve přijímáte prvního pracovníka, začněte článkem první zaměstnanec krok za krokem.

Shrnutí

Osvobozené jsou hlavně nepeněžní benefity: stravování, vzdělávání související s prací, penzijní příspěvky do 50 000 Kč ročně a volnočasové benefity do poloviny průměrné mzdy. Peněžní benefity se zdaňují jako mzda. Pro firmu je navíc důležité, že volnočasové benefity bývají nedaňovým nákladem. Benefity zpracovávám ve mzdách v rámci služby vedení účetnictví a hlídám roční limity. Pokud chcete nastavit benefity ve své firmě, ozvěte se mi.