Nejčastější chyby OSVČ v dokladech jsou chybějící nebo neúplné doklady, účtenky vystavené na soukromou osobu, míchání soukromých a firemních plateb, drahý majetek uplatněný najednou místo odpisů a doklady zařazené do špatného roku. Každá z nich může znamenat neuznaný výdaj, doměřenou daň a u plátců DPH ztrátu odpočtu. Většině se dá předejít jednoduchou rutinou při přijetí dokladu.
Ve zkratce
- Výdaj bez dokladu nebo s dokladem bez vašich údajů se při kontrole těžko obhajuje.
- Zjednodušený daňový doklad stačí jen do 10 000 Kč včetně DPH.
- Hmotný majetek nad 80 000 Kč se odpisuje, nedává se do výdajů najednou.
- Platby v hotovosti nad 270 000 Kč zákon zakazuje.
- Termopapírové účtenky vyblednou – foťte je hned.
Kompletní přehled archivačních lhůtKompletní tabulku lhůt pro účetní doklady, faktury, daňové doklady i mzdy — a hlavně to, odkdy se doba uchování počítá — najdete v článku jak dlouho archivovat účetní doklady.
1. Doklad chybí nebo nemá potřebné údaje
Nejčastější problém vůbec. Platba je na výpisu, ale doklad k ní nikdo nemá – ztratil se v e-mailu, v autě nebo ho dodavatel nikdy neposlal. Výdaj bez dokladu finanční úřad při kontrole s velkou pravděpodobností neuzná.
Stejně problematický je doklad, který nemá potřebné náležitosti: chybí na něm datum, popis plnění, identifikace dodavatele nebo u plátce DPH základ daně a sazba. Co musí faktura obsahovat, popisuje článek náležitosti faktury.
Jak předejít: doklad si vyžádejte hned při nákupu, u e-shopů si nastavte jednu e-mailovou adresu pro faktury a doklady předávejte účetní průběžně. Pokud doklad chybí, postup najdete v článku co dělat, když v účetnictví chybí doklad.
2. Účtenka na soukromou osobu
Běžná účtenka z obchodu nebo čerpací stanice je zjednodušený daňový doklad. Ten lze u plátce DPH použít pro odpočet jen do 10 000 Kč včetně DPH. U větších nákupů potřebujete plnohodnotný daňový doklad s vaším jménem, IČO a u plátců i DIČ. Pokud nakupujete online a fakturu necháte vystavit na soukromou osobu bez IČO, u větších částek přijdete o odpočet DPH a výdaj se obhajuje hůř.
Jak předejít: v e-shopech si uložte firemní údaje do profilu a na pokladně říkejte „na IČO“ dřív, než se účtenka vytiskne.
3. Míchání soukromých a firemních plateb
OSVČ zákon nenutí mít oddělený podnikatelský účet. Pokud ale z jednoho účtu platíte nájem bytu, nákup potravin i fakturu dodavateli, musíte u každé platby vysvětlovat, k čemu patří. Účetní stráví čas tříděním a při kontrole se těžko prokazuje, co je podnikání.
Jak předejít: mějte samostatný účet pro podnikání (stačí běžný osobní účet používaný jen na podnikání) a soukromé výdaje z něj neplaťte. Když se to přesto stane, označte platbu jako soukromou.
4. Výdaje, které nesouvisí s podnikáním
Daňovým výdajem je jen výdaj na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Rodinná dovolená, oblečení na běžné nošení nebo vybavení domácnosti do výdajů nepatří, ani když jsou zaplacené z podnikatelského účtu. Sporné bývají i výdaje na reprezentaci a pohoštění – ty daňové nejsou (viz reprezentace a daňové náklady).
Jak předejít: u každého sporného výdaje si poznamenejte, k jaké zakázce nebo činnosti patří. Když nevíte, zeptejte se účetní před nákupem, ne po něm.
5. Drahý majetek dán do výdajů najednou
Hmotný majetek se vstupní cenou nad 80 000 Kč a dobou použitelnosti delší než jeden rok (stroj, auto, dražší technika) se do výdajů neuplatňuje najednou, ale postupně přes daňové odpisy. Zapsat celý nákup do výdajů v roce pořízení je chyba, která vede k doměření daně a penále.
Jak předejít: u každého nákupu nad 80 000 Kč dejte účetní vědět předem. Více v článku dlouhodobý majetek a odpisy.
6. Doklad ve špatném období
U daňové evidence rozhoduje datum úhrady – faktura vystavená v prosinci a zaplacená v lednu je příjmem až dalšího roku. U DPH naopak rozhoduje datum uskutečnění zdanitelného plnění. Kdo tyto dvě logiky zaměňuje, má chybu v přiznání k dani z příjmů i v přiznání k DPH.
7. Hotovost bez kontroly
- platby v hotovosti nad 270 000 Kč za den jednomu příjemci jsou podle zákona o omezení plateb v hotovosti zakázané,
- pokladní kniha, která nesedí se skutečným stavem, vyvolává otázky,
- „záporná pokladna“ – víc výdajů než peněz v pokladně – je jasný signál chyby.
Návod najdete v článku jak evidovat hotovost.
8. Vyblednuté účtenky a neuspořádaný archiv
Účtenky na termopapíru za pár měsíců vyblednou. Pokud je nevyfotíte nebo nenaskenujete hned, při kontrole po třech letech předložíte prázdný papír. Stejně riskantní jsou doklady rozházené po e-mailu, telefonu a šuplících. Doklady se přitom musí archivovat roky – přehled lhůt je v článku o archivaci.
Jak předejít: účtenku vyfoťte ještě u pokladny a nahrajte do jedné složky nebo portálu. Postup v článku digitalizace účtenek.
Jednoduchá rutina, která většině chyb zabrání
- doklad získat a vyfotit při nákupu,
- zkontrolovat, že je na vaše IČO,
- nahrát na jedno místo – složku, e-mail nebo portál,
- jednou měsíčně předat účetní a vyřešit její dotazy,
- před větším nákupem se zeptat.
Při vedení účetnictví online nahráváte doklady do portálu průběžně a já vás upozorním na chybějící nebo neúplné doklady ještě v daném měsíci, ne až při přiznání. Pomůže i článek jak si OSVČ může zjednodušit evidenci výdajů.
Časté dotazy
Uzná finanční úřad výdaj bez dokladu?
Zpravidla ne. Výdaj musíte prokázat dokladem, v některých případech jinými důkazy (smlouva, objednávka, platba), ale důkazní břemeno je na vás. U plátce DPH bez daňového dokladu nevzniká nárok na odpočet.
Do jaké částky stačí běžná účtenka?
Zjednodušený daňový doklad lze vystavit a použít pro odpočet DPH do 10 000 Kč včetně DPH. U vyšších částek potřebujete plnohodnotný daňový doklad s vašimi údaji.
Od jaké ceny se majetek odpisuje?
Hmotný majetek se vstupní cenou nad 80 000 Kč a dobou použitelnosti delší než jeden rok se uplatňuje přes daňové odpisy, ne najednou.
Musí mít OSVČ oddělený podnikatelský účet?
Zákon to nevyžaduje, ale velmi to doporučuji. Oddělený účet zjednodušuje evidenci, zrychluje práci účetní a usnadňuje prokázání výdajů při kontrole.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.