E-shop nefakturuje jako klasická firma. Doklady vznikají v řádu desítek denně, část zboží se vrací, platby chodí čtyřmi kanály a část zákazníků je ze zahraničí. Bez automatizace se to zvládnout nedá.
Ve zkratce
- Doklad musí zákazník dostat vždy — vystavuje se automaticky z objednávky, ne ručně.
- Vrácené zboží se řeší opravným daňovým dokladem, nikoli stornem původní faktury.
- Prodej koncovým zákazníkům do EU má vlastní pravidla a limity, které je nutné hlídat průběžně.
Jaké doklady e-shop vystavuje
V e-shopu se běžně objevují tři typy dokladů a je dobré je nezaměňovat.
Faktura, resp. daňový doklad. Vystavuje se k dodanému zboží. U plátce DPH musí splňovat všechny náležitosti; u neplátce jde o běžnou fakturu bez daně.
Zálohová faktura (proforma). Výzva k platbě předem. Není daňovým dokladem. U e‑shopu se používá spíš výjimečně, typicky u zboží na objednávku.
Opravný daňový doklad. Řeší vrácení zboží, reklamace a slevy. U e‑shopu jde o častý doklad, ne o výjimku.
Doklad má zákazník dostat vždy, i u drobného nákupu. Praktické je posílat jej e‑mailem hned po expedici, případně přiložit odkaz na jeho online podobu.
Vratky a odstoupení od smlouvy
Spotřebitel má u nákupu na dálku právo odstoupit od smlouvy ve stanovené lhůtě. Z účetního pohledu to znamená, že se snižuje hodnota uskutečněného plnění — a na to slouží opravný daňový doklad.
Nejčastější chyba je storno původní faktury. To by znamenalo, že plnění vůbec neproběhlo, což není pravda — zboží bylo dodáno a poté vráceno. Storno navíc rozbije číselnou řadu a při kontrolním hlášení vznikne nesoulad s odběratelem, pokud šlo o firmu.
Správný postup: vystavit opravný daňový doklad na rozdíl, ne na novou celkovou částku. Při částečném vrácení tedy jen na vrácenou položku, včetně případného poměru dopravy podle podmínek.
Vrácení peněz zaznamenejte tak, aby bylo vidět, ke kterému dokladu patří. U vratek přes platební bránu se částka odečte ze souhrnné výplaty, takže bez podkladu od poskytovatele se to zpětně nedohledá.
Dobírky a platby v hotovosti
U dobírky peníze vybere dopravce a přepošle je hromadně, obvykle jednou týdně a sníženě o svou odměnu. Vzniká tím stejný problém jako u platební brány: na účet přijde jiná částka, než je součet faktur.
Řešení je stejné: vyžádejte si od dopravce podrobné vyúčtování se seznamem zásilek a přiřazených částek. Bez něj souhrnnou platbu nerozklíčujete.
Účetně platí, že tržba se eviduje v plné výši a odměna dopravce je samostatný náklad. Zaúčtování jen čisté částky, která dorazila na účet, je chyba s dopadem na základ daně.
Datum uskutečnění plnění se u dobírky řídí dodáním zboží, nikoli dnem, kdy vám dopravce peníze přeposlal.
Prodej do zahraničí
Prodej koncovým zákazníkům do jiných členských států EU se řídí zvláštními pravidly. Do určitého limitu lze uplatnit tuzemský režim, po jeho překročení se místo plnění přesouvá do státu zákazníka a daň se odvádí tam — typicky prostřednictvím režimu jednoho správního místa.
Praktický důsledek pro e-shop: musíte sledovat objem prodejů do EU průběžně. Limit se posuzuje souhrnně a jeho překročení znamená povinnost registrace a jiného způsobu fakturace. Zjistit to zpětně po roce je drahé.
Prodej firmám do EU je jiná situace — tam se uplatní pravidla pro dodání osobě registrované k dani a je nutné ověřit DIČ. Váš e-shop by měl obojí rozlišovat už při objednávce, ne až v účetnictví.
Konkrétní limity a podmínky se v čase mění, proto si je před expanzí do zahraničí vždy ověřte pro aktuální období.
Co automatizovat jako první
Pokud máte na e-shopu jednu věc automatizovat, ať je to vystavení a odeslání dokladu z objednávky. Odstraní to nejobjemnější rutinu a zároveň zajistí, že doklad dostane každý zákazník.
Druhá v pořadí je evidence úhrad — párování bankovních plateb a zpracování vyúčtování od brány a dopravce. Třetí jsou opravné doklady u vratek, ideálně navázané na proces vrácení v e‑shopu.
Napojení objednávek na fakturační systém přes rozhraní je popsáno v samostatném článku. Pro e‑shop je klíčové, aby všechny doklady čerpaly z jedné číselné řady a aby přidělování čísel bylo odolné proti souběžným objednávkám — jinak vzniknou dvě faktury se stejným číslem.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali fakturace pro řemeslníky a služby v terénu, fakturace pro OSVČ na volné noze a nejčastější chyby při online fakturaci. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Musí e-shop vystavit fakturu ke každé objednávce?
Zákazník musí obdržet doklad o nákupu. U plátce DPH má doklad náležitosti daňového dokladu, u neplátce jde o běžnou fakturu. V praxi se vystavuje ke každé objednávce automaticky a odesílá e-mailem — ruční řešení při větším objemu není udržitelné.
Jak řešit vrácené zboží — stornem, nebo dobropisem?
Opravným daňovým dokladem, tedy dobropisem. Storno by znamenalo, že plnění vůbec neproběhlo, což u dodaného a poté vráceného zboží neplatí. Opravný doklad se vystavuje na rozdíl, nikoli na novou celkovou částku.
Kdy nastává DUZP u dobírky?
Řídí se dodáním zboží zákazníkovi, nikoli dnem, kdy dopravce přepošle vybrané peníze. Zpoždění výplaty od dopravce proto neposouvá plnění do jiného období.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.