Řemeslník neztrácí peníze na ceně práce, ale na fakturách, které se vystaví za tři týdny, a na účtenkách za materiál, které se ztratí v autě. Obojí se dá vyřešit tím, že se fakturuje z telefonu ještě na místě.
Ve zkratce
- Fakturujte týž den, kdy práci dokončíte. Každý den odkladu prodlužuje inkaso a zvyšuje riziko sporu.
- Popis práce musí být konkrétní — kde, co a v jakém rozsahu. Obecné formulace jsou nejrizikovější text na faktuře.
- Účtenky za materiál foťte hned v obchodě. Termopapír vybledne a nedoložený výdaj není nákladem.
Fakturujte na místě, ne po víkendu
Typický průběh: práce hotová ve čtvrtek, faktura se napíše „až bude čas“, tedy o dva týdny později, se splatností čtrnáct dnů. Peníze přijdou za měsíc — v lepším případě.
Když se faktura vystaví z telefonu ještě na místě nebo týž večer, zkrátí se celý cyklus o polovinu. Zákazník má navíc práci čerstvě v paměti, což výrazně snižuje pravděpodobnost dohadování o rozsahu.
Nejsilnější kombinace je faktura odeslaná na místě s QR platbou. U menších zakázek pro fyzické osoby se často zaplatí do několika minut — zákazník má telefon v ruce a nic mu v tom nebrání.
Co psát do popisu práce
„Práce dle dohody“ je nejrizikovější formulace, jakou lze na fakturu napsat. Při kontrole neobstojí a při sporu se zákazníkem nemáte o co se opřít.
Použitelný popis obsahuje místo, co se dělalo a rozsah. Například: „Výměna vodovodní baterie v koupelně, Sokolov, Nádražní 12 — demontáž, montáž nové baterie, kontrola těsnosti; 2,5 hodiny práce.“
Materiál uvádějte jako samostatné položky s množstvím a jednotkovou cenou. Pomůže to nejen účetně, ale i obchodně — zákazník vidí, za co platí, a rozpad ceny snižuje počet dotazů.
Pokud práci předáváte na místě, vyplatí se nechat si předání potvrdit — stačí podpis na dodacím listu nebo potvrzení v aplikaci. U sporů je to jediný důkaz, který funguje.
Účtenky za materiál
Nákup materiálu je u řemesla podstatná část nákladů a zároveň nejčastěji ztracená část dokladů. Účtenka na termopapíru v pracovních kalhotách nepřežije ani týden.
Pravidlo je jediné: vyfotit hned v obchodě, ještě než účtenku strčíte do kapsy. Trvá to patnáct vteřin a je to jediný okamžik, kdy si to spolehlivě zapamatujete.
Zásadní je připojit k dokladu poznámku, ke které zakázce materiál patří. Za měsíc už nikdo nepozná, jestli byly trubky za tři tisíce na jednu zakázku, nebo na tři. Pro fakturaci materiálu zákazníkovi i pro daňovou uznatelnost je to rozdíl.
Když ve firmě nakupuje víc lidí, musí každý nahrávat doklady sám ze svého telefonu. Sbírání účtenek přes jednu osobu nefunguje — vždycky se část ztratí.
Hotovost a platby na místě
Část zákazníků chce platit hotově. Vždy vystavte doklad — u plátce DPH daňový doklad, u neplátce běžný doklad o zaplacení. Hotovostní tržby musí být evidované, aby seděla pokladna.
Praktičtější alternativou je QR platba. Zákazník zaplatí převodem z telefonu, vy máte peníze na účtu, doklad je vystavený a nemusíte řešit pokladnu ani drobné. U větších částek je to zároveň bezpečnější.
Pokud hotovost přijímáte pravidelně, veďte pokladní knihu průběžně, ne zpětně. Rekonstrukce pokladny na konci čtvrtletí je nejnepříjemnější práce v celém účetnictví a nikdy nesedí přesně.
Zálohy u větších zakázek
U zakázek s vyšším podílem materiálu je záloha standardní a legitimní. Financovat nákup materiálu z vlastních peněz na tři měsíce dopředu je zbytečné riziko.
Osvědčuje se rozdělení: záloha na materiál před zahájením, doplatek po dokončení. U delších zakázek pak fakturace po etapách podle dokončených částí.
Zálohová faktura má vlastní číselnou řadu a vlastní variabilní symbol. Následný daňový doklad si musí ponechat symbol proformy, pod kterým platba přišla — jinak se úhrada nespáruje. Systém, který tuhle vazbu drží sám, ušetří dohledávání u každé větší zakázky.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali fakturace pro OSVČ na volné noze, nejčastější chyby při online fakturaci a online fakturace: jak začít a co si nastavit. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Můžu vystavit fakturu přímo z mobilu na místě?
Ano, online fakturační systémy to umožňují. Fakturu vystavíte, odešlete zákazníkovi e-mailem s QR platbou a on ji může zaplatit okamžitě. U menších zakázek pro fyzické osoby se tím inkaso zkracuje z týdnů na minuty.
Co dělat, když se ztratí účtenka za materiál?
Zkuste získat duplikát u prodejce — u nákupu na firemní účet nebo kartou to bývá možné. Pokud to nejde, výdaj nemáte čím doložit a není daňově uznatelný. Prevence je jediné funkční řešení: vyfotit doklad hned v obchodě.
Musím při platbě v hotovosti vystavit doklad?
Ano. Plátce DPH vystavuje daňový doklad, neplátce běžný doklad o zaplacení. Hotovostní tržby musí být evidované, aby souhlasila pokladna. Praktičtější je nabídnout QR platbu — odpadne pokladna i drobné.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.