Většina chyb ve fakturaci není nápaditá. Opakuje se deset stále stejných a všechny se dají odstranit nastavením nebo patnáctivteřinovou kontrolou před odesláním.
Ve zkratce
- Nejdražší chyba není chybějící údaj, ale špatné datum uskutečnění plnění — projeví se až v kontrolním hlášení.
- Většinu chyb odstraní tři opatření: načítání odběratele z rejstříku, QR platba a kontrola DUZP před odesláním.
- Souběh dvou fakturačních míst je příčinou duplicitních čísel prakticky vždy.
Chyby v identifikaci a údajích
1. Přepsaný odběratel. Název nebo IČO se opíše z e‑mailu a nesedí s rejstříkem. Řešení: načítat odběratele podle IČO, nikdy neopisovat.
2. Neplátce uvádí DPH. V systému zůstane výchozí sazba. Následek je vážný — uvedenou daň je nutné odvést, přestože plátcem nejste. Řešení: při nastavení systému výslovně zvolit režim neplátce.
3. Obecný předmět plnění. „Práce dle dohody“ je při kontrole nejrizikovější text na faktuře. Řešení: uvést co, kde a v jakém rozsahu.
Chyby v datech
4. Špatné datum uskutečnění plnění. Nejčastější a nejdražší chyba vůbec. Faktura vystavená v novém měsíci za práci z předchozího dostane dnešní DUZP, plnění se posune do jiného období a v kontrolním hlášení vznikne nesoulad. Řešení: zkontrolovat DUZP před každým odesláním, u opakovaných faktur jej odvozovat od fakturovaného období.
5. Chybějící nebo nesmyslná splatnost. Bez uvedené splatnosti se opíráte jen o zákonnou lhůtu, což komplikuje vymáhání. Řešení: uložit splatnost k odběrateli, ne ji nastavovat u každé faktury.
Chyby v platebních údajích
6. Variabilní symbol jiný než číslo faktury. Rozbije automatické párování plateb. Řešení: sjednotit obojí; u zálohových faktur zajistit, aby si daňový doklad přebral symbol z proformy.
7. Chybějící QR platba. Bez ní roste počet plateb bez symbolu i překlepů v částce. Řešení: zapnout generování QR kódu z údajů faktury a dávat jej i do těla e‑mailu, ne jen do přílohy.
8. Zaokrouhlení zasahující do základu daně. Vytvoří nesoulad s odběratelovým kontrolním hlášením. Řešení: zaokrouhlovat až celkovou částku a rozdíl uvádět jako samostatnou položku mimo daňový základ.
Chyby v procesu
9. Souběh dvou fakturačních míst. Část faktur ze systému, „jedna rychlá“ z Excelu. Výsledkem jsou duplicitní čísla a doklady, o kterých účetní neví. Řešení: jedno místo, žádné výjimky. Starý soubor přejmenovat na archiv a zavřít.
10. Faktura odeslaná pozdě. Práce hotová v pondělí, faktura odejde za tři týdny. Splatnost tím fakticky prodloužíte a riskujete spor o rozsah. Řešení: fakturovat týž den nebo v pevném rytmu.
K desítce se dá přidat ještě jedenáctá, procesní: neřešené nespárované platby. Když se přehled výjimek neprochází týdně, po čtvrtletí už si nikdo nepamatuje, čeho se platba týkala.
Tři opatření, která odstraní většinu chyb
Pokud máte udělat jen tři věci, ať jsou to tyhle.
Načítat odběratele z rejstříku podle IČO. Odstraní chyby 1 a částečně 4, protože správně založený odběratel s sebou nese i správné výchozí nastavení.
Zapnout QR platbu na každé faktuře. Odstraní většinu problémů s párováním a zkrátí dobu úhrady.
Kontrolovat DUZP před odesláním. Patnáct vteřin, které odstraní nejdražší chybu v celém seznamu.
Zbytek řeší nastavení systému, které se udělá jednou. Pokud si nejste jisti, jestli je vaše fakturace nastavená správně, projdeme ji s vámi — obvykle se najdou dvě až tři věci, které se opakují každý měsíc a nikdo si jich nevšiml.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali online fakturace: jak začít a co si nastavit, náležitosti faktury: co na ní musí být a jak vystavit fakturu online krok za krokem. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Která chyba ve fakturaci je nejdražší?
Nesprávné datum uskutečnění zdanitelného plnění. Posune daň do jiného období, způsobí nesoulad v kontrolním hlášení a v horším případě vede k dodatečnému přiznání. Přitom stačí patnáct vteřin kontroly před odesláním faktury.
Jak zabránit duplicitním číslům faktur?
Fakturovat z jediného místa a zajistit, aby všechny zdroje čerpaly z jedné číselné řady s atomickým přidělováním čísel. Souběh systému a Excelu je příčinou duplicit prakticky vždy.
Co dělat, když jsem chybu objevil až po odeslání?
Záleží na typu. Formální nepřesnost bez vlivu na částku a daň lze opravit vystavením správné verze se stejným číslem. Pokud se mění základ daně nebo daň, vystavuje se opravný daňový doklad — původní fakturu nikdy neupravujte zpětně.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.