Rozdíl jedné koruny nikoho finančně nezruinuje, ale dokáže zablokovat automatické párování plateb a zaneřádit saldokonto desítkami otevřených položek. Řešení je v tom nastavit zaokrouhlení jednou a nechat systém pracovat.
Ve zkratce
- Zaokrouhlovací rozdíl u faktury placené převodem se řeší jako samostatná položka, ne úpravou základu daně.
- Nejčastější příčina rozdílu není zaokrouhlení celkové částky, ale výpočet DPH z jednotlivých položek versus ze součtu.
- Nastavte v systému toleranci párování (typicky do jedné koruny), jinak vám drobné rozdíly zaplní přehled nespárovaných plateb.
Odkud se rozdíly berou
Haléřové rozdíly mají tři typické příčiny a je dobré je rozlišovat, protože každá se řeší jinak.
Zaokrouhlení celkové částky. Faktura vyjde na 12 100,37 Kč a vy chcete inkasovat 12 100 Kč. Rozdíl 0,37 Kč je zaokrouhlovací rozdíl.
Rozdílný způsob výpočtu DPH. Daň se dá počítat buď z každé položky zvlášť a pak sečíst, nebo ze součtu základů. Oba postupy jsou přípustné, ale u faktury s mnoha položkami dají výsledek lišící se o korunu. Pokud váš systém počítá jinak než systém odběratele, dostanete reklamaci faktury, i když je správně.
Zaokrouhlení jednotkové ceny. Vzniká u přepočtů — hodinová sazba dělená na čtvrthodiny, cena za kus odvozená z ceny balení, přepočet z cizí měny. Tady rozdíl narůstá s počtem položek.
Jak se zaokrouhlení promítá do DPH
Základní pravidlo je, že zaokrouhlovací rozdíl u faktury hrazené převodem nevstupuje do základu daně a nezvyšuje odvedenou daň. Uvádí se jako samostatná položka „zaokrouhlení“ pod součtem, mimo daňový základ. Odběratel si z něj neuplatňuje odpočet.
Prakticky to znamená, že správně sestavená faktura má tuto strukturu: základ daně v jednotlivých sazbách, daň v jednotlivých sazbách, součet, zaokrouhlení, celkem k úhradě. Pokud váš systém zaokrouhluje tak, že se mění základ daně nebo výše daně, je nastavený špatně a v kontrolním hlášení vzniknou rozdíly proti odběrateli.
U hotovostních plateb se historicky zaokrouhlovalo na celé koruny kvůli neexistenci haléřů. Pravidla se v čase měnila, takže pokud v hotovosti inkasujete pravidelně, nechte si nastavení jednou zkontrolovat účetní — je to pětiminutová záležitost, která zabrání systematické chybě.
Co s platbou, která nesedí o korunu
Odběratel zaplatil 12 100 Kč místo 12 100,37 Kč. Faktura zůstane v systému jako částečně uhrazená a bude vám kazit přehled pohledávek. Existují tři rozumné postupy.
Tolerance párování. Nastavte v systému, že rozdíl do určité částky (typicky 1 Kč, u větších firem 5 Kč) se považuje za plnou úhradu. Systém fakturu uzavře a rozdíl zaeviduje. Tohle vyřeší devadesát procent případů bez jediného kliknutí.
Doúčtování rozdílu. U vyšších částek rozdíl neignorujte. Zjistěte příčinu — může jít o sraženou zálohu, reklamaci nebo bankovní poplatek u zahraniční platby.
Odpis pohledávky. U opravdu zanedbatelných zbytků, které se nikdy nedoplatí, je čistší je jednou za období odepsat, než je léta vláčet v saldokontu. Postup si domluvte s účetní, má daňové souvislosti.
Jak rozdílům předcházet
Nejúčinnější prevence je fakturovat rovnou v celých korunách tam, kde to jde. U paušálů, předplatného a opakovaných služeb není důvod mít cenu s haléři. Nastavte cenu tak, aby po přičtení DPH vyšla celá koruna — u sazby 21 % to znamená volit základ dělitelný beze zbytku, například 1 000 Kč základ a 210 Kč daň.
Druhá prevence je QR platba. Odběratel nezadává částku ručně, takže zaplatí přesně to, co je na faktuře, včetně haléřů. Většina rozdílů v praxi vzniká právě tím, že si odběratel částku „zaokrouhlí“ sám při ručním zadání příkazu.
Třetí prevence je jednotné nastavení výpočtu DPH v systému. Pokud dlouhodobě fakturujete jednomu velkému odběrateli a opakovaně se vám vrací reklamace kvůli koruně, srovnejte s ním způsob výpočtu — je to jednorázová domluva.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali splatnost faktury: jak ji nastavit rozumně, storno faktury a oprava údajů: jak postupovat a automatické párování plateb z bankovního účtu. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Musí být na faktuře uvedeno zaokrouhlení jako samostatná položka?
Není to výslovně předepsáno, ale je to jediný přehledný způsob, jak ukázat, že rozdíl nevstupuje do základu daně. Bez samostatné položky nebude odběrateli sedět kontrolní hlášení a vy budete vysvětlovat rozdíl telefonicky.
Můžu zaokrouhlit i základ daně?
Neměli byste. Zaokrouhluje se až celková částka k úhradě a rozdíl se eviduje mimo daňový základ. Zásah do základu daně nebo do výše daně vytvoří nesoulad mezi vaším a odběratelovým kontrolním hlášením.
Jak velkou toleranci párování nastavit?
U běžné fakturace pro OSVČ a malé firmy stačí jedna koruna — pokryje veškeré zaokrouhlovací rozdíly. Vyšší tolerance má smysl jen u zahraničních plateb, kde vznikají rozdíly z bankovních poplatků a kurzů, a i tam ji držte v řádu desítek korun.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.