Přehled neuhrazených faktur je nejužitečnější tabulka, kterou v podnikání máte. Když je aktuální, poznáte problém tři týdny předem. Když se aktualizuje jednou měsíčně, dozvíte se o něm až ve chvíli, kdy nemáte na zálohu.
Ve zkratce
- Sledujte tři čísla: celkovou částku venku, částku po splatnosti a nejstarší nezaplacenou fakturu.
- Přehled má smysl jen tehdy, když se páruje s bankou automaticky. Ručně aktualizovaná tabulka je vždy o týden pozadu.
- Kontrolujte týdně, ne měsíčně. Faktura po splatnosti se řeší snadno tři dny po termínu, těžko po třech týdnech.
Tři čísla, která stačí
Přehled pohledávek dokáže být složitý a přesně proto ho většina podnikatelů nesleduje. Přitom pro rozhodování stačí tři údaje.
Celková částka venku. Kolik peněz máte ve vystavených a nezaplacených fakturách. Toto číslo porovnávejte s vaším měsíčním obratem — pokud dlouhodobě roste rychleji než obrat, prodlužuje se doba inkasa.
Částka po splatnosti. Ta část, u které už termín uplynul. Zdravý stav u malé firmy je pod deseti procenty celkových pohledávek. Nad dvaceti procenty už jde o systémový problém, ne o náhodu.
Nejstarší nezaplacená faktura. Jediné číslo, které bezpečně odhalí pohledávku, na kterou se zapomnělo. Pokud je nejstarší faktura po splatnosti déle než šedesát dnů, řešte ji dnes, ne až bude čas.
Proč měsíční kontrola nestačí
Ve chvíli, kdy pohledávky kontrolujete jednou měsíčně, je průměrné zpoždění vaší reakce patnáct dnů. Faktura, která nebyla zaplacena druhého v měsíci, se řeší až třicátého — a to už je tři týdny po splatnosti.
Zpoždění se přitom násobí. Odběratel na upomínku po třech týdnech obvykle nereaguje hned, ale v dalším platebním cyklu. Reálné inkaso se tak posune o měsíc a půl proti stavu, kdy upomínka odejde třetí den.
Týdenní kontrola tenhle řetězec zkracuje na několik dnů a nezabere víc než pět minut, pokud je přehled aktuální. Podmínkou je automatické párování plateb — bez něj strávíte těch pět minut porovnáváním výpisu, ne rozhodováním.
Jak přehled číst
Užitečný přehled třídí faktury podle stáří prodlení, ne podle data vystavení. Standardní rozdělení vypadá takto: do splatnosti, 1–14 dnů po splatnosti, 15–30 dnů, 31–60 dnů, nad 60 dnů. Každá kategorie znamená jinou akci.
- Do splatnosti: nedělejte nic, jen sledujte objem.
- 1–14 dnů: automatické připomenutí. Většina se vyřeší sama.
- 15–30 dnů: osobní kontakt. Zavolejte konkrétní osobě, e-mail už nestačí.
- 31–60 dnů: předžalobní výzva a rozhodnutí, jestli dál dodávat.
- Nad 60 dnů: rozhodnutí o dalším postupu — vymáhání, splátkový kalendář, nebo odpis.
Sledujte také koncentraci. Když polovina pohledávek připadá na jednoho odběratele, není to problém inkasa, ale problém rizika. Jeho výpadek by ohrozil provoz a to je informace pro obchodní rozhodování, ne pro účetnictví.
Kde přehled vzniká
Přehled pohledávek může existovat na třech místech a každé má jinou aktuálnost. V účetnictví je nejpřesnější, ale bývá zpracovaný se zpožděním jednoho měsíce. V tabulce, kterou si vedete sami, je aktuální jen tak, jak často ji doplňujete. Ve fakturačním systému napojeném na banku je aktuální průběžně.
Pro řízení firmy potřebujete tu třetí variantu. Nenahrazuje účetnictví — saldokonto v účetnictví má jinou funkci a pracuje i s přijatými fakturami — ale odpovídá na provozní otázku „kdo mi dluží a jak dlouho“ okamžitě.
Portál pay.ucetio.cz drží tento přehled sám: faktury se párují s bankovními pohyby průběžně, takže seznam neuhrazených je vždy skutečný stav. Účetní k tomu má současně přístup, takže při uzávěrce se saldokonto nemusí složitě dohledávat.
Co s tím dál
Přehled má hodnotu jen tehdy, když z něj plynou rozhodnutí. Zaveďte si jednoduché pravidlo: jednou týdně pět minut, tři otázky. Vzrostla částka po splatnosti? Objevil se nový odběratel v prodlení? Je nejstarší faktura starší než minule?
Pokud je odpověď na kteroukoli otázku ano, udělejte jednu konkrétní akci — obvykle telefonát. Tenhle rytmus zabrání tomu, aby se z drobného zpoždění stala nedobytná pohledávka, a nestojí prakticky žádný čas.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali cashflow pod kontrolou díky online fakturaci, platební brány a účetnictví: co hlídat a opakované faktury, paušály a předplatné. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Jaký podíl faktur po splatnosti je normální?
U malé firmy se za zdravý stav považuje do deseti procent objemu pohledávek. Nad dvaceti procenty už jde o systémový problém — obvykle chybí upomínky, nebo se dodává odběratelům, kteří dlouhodobě neplatí.
Jak se liší přehled pohledávek od saldokonta?
Přehled pohledávek ve fakturačním systému ukazuje vystavené faktury a jejich úhrady, je aktuální průběžně a slouží k provoznímu řízení. Saldokonto v účetnictví zachycuje pohledávky i závazky, je přesnější a navázané na účetní závěrku, ale bývá k dispozici se zpožděním.
Musím pohledávky sledovat, když mám účetní?
Ano. Účetní zpracovává doklady zpětně a saldokonto uzavírá po skončení období. Rozhodnutí, komu zavolat kvůli nezaplacené faktuře, je provozní věc, kterou nelze odkládat o měsíc. Účetní vám ho ale může pravidelně komentovat, pokud má k datům průběžný přístup.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.