Zisková firma může zkrachovat na nedostatku hotovosti. Rozdíl mezi ziskem a penězi na účtu je právě v pohledávkách, zálohách a časovém posunu plateb — a všechna tato data máte ve fakturaci, jen se z nich nečte.
Ve zkratce
- Zisk říká, jestli podnikání dává smysl. Cashflow říká, jestli zítra zaplatíte nájem. Obojí se běžně rozchází.
- Základní výhled sestavíte ze čtyř vstupů: neuhrazené vydané faktury, neuhrazené přijaté faktury, pravidelné platby a známé daňové termíny.
- Nejčastější příčina problémů není nízký obrat, ale prodlužující se doba inkasa, kterou nikdo nesleduje.
Proč zisk a peníze nejsou totéž
Faktura vystavená v červnu se splatností třicet dnů je červnový výnos. Peníze ale dorazí v červenci — a když odběratel zaplatí pozdě, tak v srpnu. Přitom náklady na tu zakázku jste zaplatili v květnu. Účetně jste vydělali, na účtu chybí.
U firmy s rostoucím obratem se tenhle rozdíl prohlubuje. Čím víc fakturujete, tím víc peněz máte trvale vázaných v pohledávkách. Růst tak paradoxně zvyšuje riziko platební neschopnosti, pokud není financovaný.
Druhý zdroj rozdílu jsou platby, které nejsou nákladem: splátky úvěrů, zálohy na daň z příjmů, odvody, nákup majetku. Ty odcházejí z účtu, ale ve výsledovce je nenajdete. Proto se cashflow musí sledovat samostatně.
Jednoduchý výhled na osm týdnů
Složité modely nepotřebujete. Osmitýdenní výhled se sestavuje ze čtyř vstupů a aktualizuje se jednou týdně.
- Očekávané příjmy: neuhrazené vydané faktury podle data splatnosti. U odběratelů, kteří chronicky platí pozdě, si přičtěte jejich obvyklé zpoždění.
- Očekávané výdaje: neuhrazené přijaté faktury podle splatnosti.
- Pravidelné platby: nájem, mzdy, odvody, pojištění, předplatné, splátky.
- Daňové termíny: DPH, zálohy na daň z příjmů, sociální a zdravotní pojištění.
Do tabulky po týdnech doplňte počáteční zůstatek, příjmy, výdaje a konečný zůstatek. Zajímá vás jediná věc: klesne někdy zůstatek pod nulu nebo pod vaši minimální rezervu? Pokud ano, máte několik týdnů na to, abyste s tím něco udělali.
Odkud data vzít
Tři ze čtyř vstupů máte přímo ve fakturaci, pokud je napojená na banku. Neuhrazené vydané faktury jsou aktuální průběžně, přijaté doklady máte v portálu, do kterého je nahráváte, a pravidelné platby poznáte z historie bankovních pohybů.
Čtvrtý vstup — daňové termíny a výše záloh — vám dodá účetní. Je to informace, kterou má a kterou vám sdělí, jen se na ni musíte zeptat. Právě neočekávané doměrky a zálohy jsou přitom nejčastější příčinou akutního nedostatku hotovosti u malých firem.
Když fakturace a sběr dokladů běží na jednom místě, sestavení výhledu je otázka několika minut. Když jsou data ve třech systémech a dvou e‑mailových schránkách, nikdo to dělat nebude — a to je hlavní důvod, proč se cashflow ve většině malých firem neplánuje.
Co dělat, když výhled ukazuje problém
Máte čtyři páky a je dobré je zkoušet v tomto pořadí.
Zrychlit inkaso. Nejlevnější a nejrychlejší. Rozešlete připomenutí u faktur před splatností, zavolejte největším dlužníkům, u nových zakázek zaveďte zálohy.
Odložit výdaje. U dodavatelů, se kterými máte dobrý vztah, se dá splatnost posunout. Domluvte se předem, ne mlčením po splatnosti.
Zkrátit fakturační cyklus. Místo měsíčního vyúčtování fakturujte po etapách nebo po dvou týdnech. U delších zakázek to změní cashflow zásadně.
Externí financování. Kontokorent nebo provozní úvěr. Sjednávejte ho ve chvíli, kdy ho nepotřebujete — banka posuzuje stav, ve kterém jste při žádosti.
Sezónnost a rezerva
Většina malých firem má sezónní výkyvy, i když si to nepřipouští. Fakturace za posledních dvanáct měsíců je nejlepší podklad k tomu, aby se poznaly: podívejte se na měsíční objemy a najděte slabé měsíce. Pak víte, na kdy si vytvořit rezervu.
Za rozumnou provozní rezervu se považují dva až tři měsíce fixních nákladů. Nemusíte na ni dosáhnout hned, ale měla by být cílem. Bez rezervy je každé zpoždění platby od velkého odběratele akutní problém, s rezervou je to jen nepříjemnost.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali platební brány a účetnictví: co hlídat, opakované faktury, paušály a předplatné a hromadná fakturace: když fakturujete desítkám klientů. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Jak často aktualizovat výhled cashflow?
U malé firmy stačí jednou týdně, u firmy se sezónností nebo s velkými zakázkami raději dvakrát. Aktualizace zabere několik minut, pokud jsou pohledávky a doklady na jednom místě a párují se s bankou automaticky.
Jaký je rozdíl mezi cashflow a ziskem?
Zisk je rozdíl výnosů a nákladů za období bez ohledu na to, kdy peníze skutečně přijdou. Cashflow je skutečný pohyb peněz na účtu. Rozcházejí se kvůli splatnostem, zálohám, splátkám úvěrů a nákupu majetku — firma tak může být zisková a přitom bez hotovosti.
Stačí mi sledovat zůstatek na účtu?
Nestačí. Zůstatek říká, kolik máte dnes, ale ne kolik z toho je už závazek splatný příští týden. Osmitýdenní výhled ukáže problém s předstihem, kdy se s ním dá ještě něco dělat.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.