Kontrolní hlášení porovnává vaše doklady s doklady vašich odběratelů. Když se něco liší, přijde výzva — a lhůta na odpověď je krátká. Většině těchto situací se dá předejít už při vystavení faktury.
Ve zkratce
- Doklady nad limit se vykazují jednotlivě s DIČ odběratele, evidenčním číslem a datem uskutečnění plnění.
- Rozchod s odběratelem nejčastěji způsobí jiné evidenční číslo dokladu nebo jiné datum uskutečnění plnění, ne částka.
- Lhůta pro reakci na výzvu je velmi krátká a nedodržení je sankcionováno — sledujte datovou schránku.
Co se v hlášení uvádí
Kontrolní hlášení podává plátce DPH a obsahuje údaje o uskutečněných i přijatých plněních. Z pohledu vystavených faktur jsou podstatné dvě části: doklady, které se vykazují jednotlivě, a doklady, které se vykazují souhrnně.
Jednotlivě se uvádějí doklady pro plátce nad stanovený limit, u nichž se vyplňuje DIČ odběratele, evidenční číslo daňového dokladu, datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně a daň v jednotlivých sazbách. Právě tyto údaje systém porovnává s tím, co uvedl odběratel.
Souhrnně se vykazují plnění pod limitem a plnění pro neplátce. Tam se porovnání s protistranou neprovádí, takže rizika rozchodu jsou nižší.
Limit i členění se v čase upravovaly, proto si aktuální hodnotu vždy ověřte pro dané období — nastavení systému by mělo vycházet z platného stavu, ne z toho, co bylo nastaveno před lety.
Proč se údaje rozcházejí
Když finanční správa najde doklad, který uvedl odběratel, ale vy ne (nebo naopak s jinými údaji), pošle výzvu. Příčina bývá v jedné ze čtyř věcí — a částka je z nich nejméně častá.
Jiné evidenční číslo dokladu. Vy vykážete číslo 260042, odběratel opíše z faktury „2600 42“ nebo doplní lomítko. Systém spárování nenajde. Proto se vyplatí mít číslo dokladu bez mezer a oddělovačů — čitelné, krátké, jednoznačné.
Jiné datum uskutečnění plnění. Vy uvedete poslední den měsíce, odběratel datum, kdy fakturu obdržel. Toto je nejčastější rozchod vůbec.
Doklad vykázaný v jiném období. Odběratel uplatnil odpočet o měsíc později, což může být v pořádku, ale spárování v daném období nevyjde.
Chybné DIČ. Vzniká přepisem. Předchází se tomu načítáním údajů z rejstříku podle IČO.
Jak výzvám předcházet při fakturaci
Většinu rozchodů odstraníte třemi opatřeními přímo ve fakturačním systému.
Načítejte odběratele z rejstříku. Odstraní chyby v DIČ i v názvu. Ruční přepis je nejčastější zdroj chyb v identifikaci.
Kontrolujte DUZP před odesláním. Systém obvykle nabídne dnešní datum. U služby dokončené v předchozím měsíci je to špatně a projeví se to právě tady.
Používejte jednoduchý formát čísla dokladu. Číslo bez lomítek a mezer, ideálně shodné s variabilním symbolem. Odběratel ho opíše správně a zároveň vám sedí párování plateb.
Čtvrté opatření je organizační: udržujte fakturaci a účetnictví propojené. Když účetní vidí vystavené doklady průběžně, případný nesoulad odhalí před podáním hlášení, ne až po výzvě.
Co dělat, když výzva přijde
Výzva chodí do datové schránky a lhůta pro reakci je velmi krátká — počítá se v dnech od dodání, nikoli od přečtení. To je důvod, proč je pravidelná kontrola datové schránky u plátce DPH nezbytná. Zmeškání lhůty je spojeno s pokutou, i když je samotný doklad v pořádku.
Postup je vždy stejný: zjistěte, kterého dokladu se výzva týká, porovnejte své údaje s tím, co uvedl odběratel, a podejte následné kontrolní hlášení — buď s opravou, nebo s potvrzením původních údajů.
Pokud je chyba na straně odběratele, kontaktujte ho. Většinou jde o překlep a opraví to ve svém následném hlášení. I tak ale musíte na výzvu ve lhůtě reagovat.
Nejlepší prevence je nastavit si upozornění na novou zprávu v datové schránce a nespoléhat na to, že se do ní podíváte „někdy tento týden“.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali datum uskutečnění zdanitelného plnění v praxi, fakturace při paušální dani a sazby DPH na faktuře: jak je nesplést. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Které vystavené faktury se uvádějí jednotlivě?
Doklady pro plátce DPH nad stanovený limit. U nich se vyplňuje DIČ odběratele, evidenční číslo dokladu, datum uskutečnění plnění, základ daně a daň. Ostatní plnění se vykazují souhrnně. Aktuální výši limitu si ověřte pro dané období.
Proč přišla výzva, když je faktura správně?
Rozchod obvykle způsobí odběratel — jiným opsáním evidenčního čísla, jiným datem uskutečnění plnění nebo uplatněním odpočtu v jiném období. I v takovém případě musíte na výzvu ve lhůtě reagovat, byť následným hlášením potvrdíte původní údaje.
Jak dlouhá je lhůta pro odpověď na výzvu?
Velmi krátká a počítá se od dodání do datové schránky, nikoli od přečtení. Právě proto je nutné datovou schránku sledovat průběžně. Konkrétní délku lhůty vždy uvádí samotná výzva — řiďte se jí, ne obecným povědomím.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.