Online účetnictví: 12 otázek, které si položit před výběrem

Online účetnictví vám může ušetřit spoustu času, ale jen pokud si vyberete dobře. Nejčastější zklamání nepřichází z odborných chyb, ale z nejasností: kdo hlídá termíny, kam posílat doklady, za co se platí navíc. Proto jsem sepsala 12 otázek, které byste si měli položit – a ideálně je položit i účetní – ještě před podpisem smlouvy. Hodí se pro OSVČ i pro malé s.r.o.

Otázky ke smlouvě a odpovědnosti

1. Kdo konkrétně bude moje účetnictví vést?

U některých služeb nevíte, kdo vaše doklady zpracovává, a s každým dotazem mluvíte s někým jiným. Zeptejte se, jestli budete mít jednu stálou účetní, kolik má praxe a jak dlouho se oboru věnuje. Osobní odpovědnost konkrétního člověka je u online účetní stejně důležitá jako u kanceláře v sousední ulici.

2. Co přesně je v ceně a co se účtuje zvlášť?

Ceník by měl jasně říct, co zahrnuje měsíční paušál. Typicky se samostatně řeší roční daňové přiznání, účetní závěrka, mzdy za každého zaměstnance, zpracování starších období nebo zastupování při kontrole. Nechte si vysvětlit, co se stane, když v některém měsíci přinesete výrazně víc dokladů.

3. Je účetní pojištěná pro případ chyby?

I dobrá účetní může udělat chybu. Pojištění odpovědnosti za škodu vám dává jistotu, že případné penále nebo úrok z prodlení způsobené chybou účetní nezůstane jen na vás. Ptejte se i na to, jak smlouva řeší odpovědnost za škodu a v jakých případech ji účetní nenese – například když dodáte podklady pozdě.

4. Jaká je výpovědní lhůta a jak probíhá předání?

Na konec spolupráce se nemyslí rádo, ale je dobré ho mít ošetřený. Zjistěte, jak dlouhá je výpovědní lhůta a v jaké podobě dostanete při odchodu data – účetní deník, saldokonto, evidenci majetku, doklady. Jak má předání vypadat, popisuji v článku jak předat účetnictví nové účetní.

Otázky k praktické spolupráci

5. Jak a kam budu předávat doklady?

E-mail, nahrávání do portálu, sdílená složka, automatický export z banky? Čím jednodušší a jednotnější způsob, tím menší riziko, že se něco ztratí. Ideální je jedno místo pro všechny doklady a pravidelný termín, do kdy je za uplynulý měsíc předáte.

6. Kdo hlídá termíny a jak se o nich dozvím?

Termíny DPH, kontrolního hlášení, záloh nebo přiznání by měla hlídat účetní a včas vám dát vědět, kolik a kdy zaplatit. Zeptejte se, jestli posílá připomínky, a dohodněte si, co se stane, když podklady nedodáte včas.

U plátců DPH je to zásadní: přiznání k DPH i kontrolní hlášení se podávají do 25. dne po skončení zdaňovacího období a za pozdní kontrolní hlášení hrozí pokuta, i když daň samotná je v pořádku. Účetní proto potřebuje doklady s dostatečným předstihem. Rozumná je domluva typu „doklady za měsíc pošlu do desátého, účetní zpracuje DPH a do dvacátého mi pošle částku k úhradě“. Taková dohoda by měla být ve smlouvě nebo alespoň písemně v e-mailu.

7. Jak rychle odpovídá na dotazy?

Nemusí odpovídat do pěti minut, ale „ozvu se, až budu mít čas“ nestačí. Domluvte si běžnou dobu odezvy a kanál – e-mail, telefon, zprávy v portálu. Rozumné je počítat s odpovědí v řádu pracovních dnů, u akutních věcí rychleji.

8. Budu mít průběžný přehled o svých číslech?

Dobré online účetnictví není jen zpracování dokladů pro úřady. Měli byste vidět, kolik jste vyfakturovali, co je neuhrazené a jaká vás zhruba čeká daň. Zeptejte se, jestli účetní nabízí klientský portál nebo pravidelný přehled – a jak často.

Otázky k technice a bezpečnosti

9. Kde jsou uložená moje data a kdo k nim má přístup?

Účetní data obsahují citlivé údaje o vás, vašich klientech i zaměstnancích. Ptejte se, kde jsou uložená, jak se zálohují, jestli je přístup chráněný silným heslem nebo dvoufázovým ověřením a jak účetní řeší GDPR. Víc k tématu najdete v článku bezpečnost účetních dat v online portálu.

10. Musím kvůli spolupráci měnit fakturační program?

Některé účetní vyžadují konkrétní software, jiné pracují s tím, co už používáte. Obojí může být v pořádku, ale měli byste to vědět dopředu. Zeptejte se, jestli lze faktury exportovat přímo do účetnictví (například ve formátu ISDOC), abyste je nemuseli přepisovat.

Otázky k odbornosti

11. Má účetní zkušenost s mým typem podnikání?

E-shop s prodejem do EU, stavební firma s přenesenou daňovou povinností, IT freelancer s klienty v zahraničí – každý obor má svá specifika. Zeptejte se, jestli účetní podobné klienty vede a s čím se u nich nejčastěji setkává. Obecné rady, jak poznat kvalitu, shrnuje článek jak poznat spolehlivou účetní.

12. Co když budu potřebovat daňové poradenství nebo zastoupení?

Účetní a daňový poradce nejsou totéž. U složitějších daňových otázek nebo při kontrole z finančního úřadu se může hodit daňový poradce. Zjistěte, jestli účetní s nějakým spolupracuje, nebo jak to řeší. Rozdíly vysvětluji v článku daňový poradce, nebo účetní.

Co si připravit před prvním hovorem s účetní

Aby vám účetní mohla dát realistickou nabídku, potřebuje o vašem podnikání vědět pár základních věcí. Připravte si odpovědi předem, ušetříte čas oběma stranám:

• právní forma – OSVČ s daňovou evidencí, nebo s.r.o. s podvojným účetnictvím,
• DPH – jste plátce, identifikovaná osoba, nebo neplátce, a jak často podáváte přiznání,
• objem dokladů – kolik zhruba vystavíte a přijmete faktur měsíčně a kolik máte bankovních pohybů,
• zaměstnanci – počet, typy smluv (pracovní smlouva, DPP, DPČ),
• zahraničí – fakturujete do EU nebo nakupujete ze zahraničí,
• stav účetnictví – je vše zpracované, nebo je potřeba dohnat starší období.

Čím přesnější informace, tím přesnější cena. Pokud něco nevíte, nevadí – dobrá účetní se doptá a vysvětlí, proč to potřebuje vědět. Naopak pokud vám někdo dá pevnou cenu, aniž by se na cokoli zeptal, je to spíš důvod ke zpozornění.

Nezapomeňte se zeptat i na začátek spolupráce. Jak dlouho trvá převzetí, co musíte podepsat (smlouvu, plnou moc k finančnímu úřadu, případně k OSSZ a zdravotní pojišťovně) a od kterého měsíce bude účetní zpracovávat vaše doklady. Plná moc je důležitá hlavně proto, aby účetní mohla podávat přiznání a hlášení elektronicky za vás.

Varovné signály při výběru online účetnictví

Kromě odpovědí na otázky sledujte i to, jak účetní komunikuje. Zbystřete, pokud:

• nabídka slibuje „všechno za pár stovek“ bez ohledu na počet dokladů,
• nikdo nechce mluvit o odpovědnosti a pojištění,
• smlouva neobsahuje termíny předávání podkladů,
• nedozvíte se jméno člověka, který účetnictví povede,
• na první dotazy odpověď trvá týdny.

Jak otázky využít v praxi

Nemusíte se účetní ptát formou výslechu. Stačí si otázky připravit, během úvodního hovoru je projít a odpovědi si poznamenat. Pokud porovnáváte víc nabídek, udělejte si jednoduchou tabulku: cena, co je v ní, termíny, způsob předávání, pojištění, přehled o číslech. Rozhodnutí pak bude postavené na faktech, ne jen na ceně.

Pokud zvažujete i variantu klasické kanceláře, porovnejte oba přístupy podle článku online účetnictví, nebo účetní kancelář.

Shrnutí

Dobrá online účetní vám na všech dvanáct otázek odpoví jasně a bez vytáček. Pokud si chcete odpovědi poslechnout rovnou ode mě, napište nebo zavolejte – ráda vám popíšu, jak spolupráce funguje, a projdeme spolu, co vaše podnikání potřebuje.