Účetnictví spolku a neziskové organizace

Účetnictví spolku a neziskové organizace se řídí zákonem o účetnictví stejně jako účetnictví firem. Spolek je účetní jednotka a vede buď podvojné účetnictví, nebo – pokud splní zákonné podmínky – jednoduché účetnictví. Jednoduché účetnictví může vést spolek, který není plátcem DPH, jehož příjmy za poslední uzavřené období nepřesáhly 3 000 000 Kč a hodnota majetku nepřesahuje 3 000 000 Kč. Každý spolek musí oddělovat hlavní a vedlejší činnost, správně evidovat dotace a dary, zveřejnit účetní závěrku ve sbírce listin a podle druhu příjmů podat daňové přiznání.

Jednoduché, nebo podvojné účetnictví?

Jednoduché účetnictví je pro spolky významná úleva. Neúčtuje se na účtech, ale vede se peněžní deník, kniha pohledávek a závazků, kniha majetku a pomocné knihy. Na konci roku se sestavuje přehled o příjmech a výdajích a přehled o majetku a závazcích.

Jednoduché účetnictví mohou vést kromě spolků i pobočné spolky, odborové organizace, církevní právnické osoby a některé další subjekty. Neplatí to pro všechny neziskovky – například obecně prospěšné společnosti, ústavy a nadace vedou podvojné účetnictví. Jde-li o vaši organizaci, ověřte si právní formu a aktuální podmínky v zákoně o účetnictví.

Když spolek některou z podmínek přestane splňovat, přechází od dalšího účetního období na podvojné účetnictví. Přechod je dobré naplánovat s předstihem – mění se software, účtový rozvrh i struktura výkazů.

Hlavní a vedlejší činnost

Spolek existuje kvůli své hlavní činnosti – sportu, kultuře, vzdělávání, zájmové činnosti. Vedle ní smí provozovat vedlejší hospodářskou činnost (například pronájem prostor, prodej občerstvení na akcích, reklamu pro sponzory), pokud slouží k podpoře hlavní činnosti nebo k hospodárnému využití majetku. Zisk z vedlejší činnosti lze použít jen pro činnost spolku.

V účetnictví je potřeba obě činnosti sledovat odděleně:

• výnosy a náklady hlavní činnosti (příspěvky, dotace, dary, náklady na akce a provoz),
• výnosy a náklady vedlejší činnosti (tržby z pronájmu, reklamy, občerstvení a související náklady),
• společné náklady (energie, nájem klubovny) rozdělené rozumným a doložitelným klíčem.

Oddělení je důležité kvůli dani z příjmů, ale také kvůli dotacím – poskytovatel obvykle chce vidět, že dotace šla na hlavní činnost.

Dotace, dary a členské příspěvky

Dotace

Dotace od obce, kraje nebo státu mají přesné podmínky použití a vyúčtování. V účetnictví je nutné:

• evidovat každou dotaci samostatně (analytika, středisko nebo zakázka),
• přiřadit k ní doklady, které z ní byly hrazeny, a označit je,
• hlídat termín vyúčtování a případně vrátit nevyčerpanou část.

Doklady ke dotacím je dobré mít uložené přehledně a digitálně, ať je při kontrole poskytovatele dohledáte během pár minut. Praktické tipy nabízí článek jak předávat doklady elektronicky.

Dary

Na dar vystavuje spolek dárci potvrzení o přijetí daru nebo uzavírá darovací smlouvu – dárce ho potřebuje k odpočtu od základu daně. Pokud je dar účelový, jeho použití se sleduje stejně jako u dotace.

Členské příspěvky

Příspěvky placené podle stanov jsou u spolku obvykle osvobozené od daně z příjmů. Pokud však spolek pod názvem „příspěvek“ ve skutečnosti prodává službu (například kurz pro nečleny), může jít o zdanitelný příjem. Rozhoduje obsah, ne název.

Daň z příjmů spolku

Spolek je z pohledu daně z příjmů zpravidla veřejně prospěšný poplatník. To přináší několik úlev:

• příjmy z hlavní činnosti nejsou předmětem daně, pokud výdaje na ni převyšují příjmy,
• některé příjmy, jako členské příspěvky, dary nebo dotace, jsou nepředmětné nebo osvobozené,
• spolek si může snížit základ daně o zákonem stanovenou částku za podmínky, že úsporu použije na hlavní činnost – konkrétní procento a limit si ověřte v aktuálním znění § 20 zákona o daních z příjmů.

Daňové přiznání spolek podává, pokud má zdanitelné příjmy – typicky z vedlejší hospodářské činnosti nebo z hlavní činnosti, která je zisková. Pokud má pouze příjmy nepředmětné, osvobozené nebo zdaněné srážkovou daní, přiznání nepodává. Postup u právnických osob obecně popisuje článek daňové přiznání s.r.o. (DPPO); pro spolky platí stejný formulář s vlastními řádky pro úlevy.

DPH a zaměstnanci ve spolku

Spolek se stává plátcem DPH za stejných podmínek jako ostatní podnikatelé – po překročení obratu 2 000 000 Kč za kalendářní rok, okamžitě při překročení 2 536 500 Kč. Do obratu se ale počítají jen zdanitelná plnění, tedy hlavně výnosy z vedlejší činnosti. Většina malých spolků proto plátcem není.

Trenéři, lektoři a organizátoři pracují často na dohodu o provedení práce. I u spolku platí stejné povinnosti jako u firmy: přihlášky, odvody, mzdové listy a měsíční hlášení. Více najdete v článku DPP, DPČ a mzdová agenda. Pokud spolek dává lidem jen náhrady výdajů (cestovné), nejde o mzdu, ale náhrady musí být doloženy.

Účetní závěrka a její zveřejnění

Na konci účetního období spolek:

1. provede inventarizaci majetku, pokladny a bankovních účtů,
2. sestaví účetní závěrku (u jednoduchého účetnictví přehled o příjmech a výdajích a přehled o majetku a závazcích),
3. nechá závěrku schválit příslušným orgánem podle stanov,
4. založí ji do sbírky listin spolkového rejstříku.

Nezveřejněná závěrka je u spolků velmi častý nedostatek. Rejstříkový soud může vyzvat k nápravě a uložit pořádkovou pokutu, a chybějící závěrky komplikují i žádosti o dotace. Princip závěrky popisuje článek účetní závěrka u malé firmy.

Další povinnosti, na které spolky zapomínají

• Evidence skutečných majitelů – spolek musí mít zapsané skutečné majitele, typicky členy statutárního orgánu. Změny ve výboru je potřeba do evidence promítnout.
• Datová schránka – spolek zapsaný v rejstříku ji má zřízenou automaticky a doručení do ní platí, i když ji nikdo neotevírá.
• Změny ve spolkovém rejstříku – nový předseda, změna sídla nebo stanov se zapisují do rejstříku.
• Hotovost z akcí – vstupné a občerstvení na turnajích nebo plesech je potřeba podložit pokladním dokladem a sečíst, ne jen „hodit do kasičky“.
• Smlouvy se sponzory – pokud sponzor za peníze dostává reklamu, nejde o dar, ale o úplatu za službu, která patří do vedlejší činnosti.

Tyto drobnosti se v běžném provozu snadno přehlédnou, ale při kontrole poskytovatele dotace nebo finančního úřadu bývají první, na co se přijde.

Praktické doporučení pro výbor spolku

• Jeden bankovní účet pro spolek, žádné peníze na soukromých účtech členů.
• Pokladní kniha u hotovostních příjmů z akcí a pravidelné odvody na účet.
• Jasné rozdělení odpovědnosti – kdo schvaluje výdaje, kdo předává doklady účetní.
• Kalendář termínů – vyúčtování dotací, přiznání, zveřejnění závěrky.
• Předávací protokol při změně pokladníka nebo předsedy.

Doklady od členů výboru se často hromadí v obálkách a předávají jednou ročně. Mnohem jednodušší je posílat je průběžně elektronicky – fotka účtenky do sdílené složky stačí, pokud k ní připíšete, na co výdaj byl.

Shrnutí

Spolek vede jednoduché nebo podvojné účetnictví podle příjmů, majetku a registrace k DPH, odděluje hlavní a vedlejší činnost, eviduje dotace a dary, podává přiznání jen při zdanitelných příjmech a každý rok zveřejňuje závěrku. Pokud chcete výbor odlehčit od administrativy, mohu převzít vedení účetnictví online pro spolky z celé republiky – doklady předáte elektronicky a o termíny se postarám. Odlišná pravidla pro společenství vlastníků popisuje článek o účetnictví SVJ. Napište mi, jakou máte organizaci.