Účetní software, nebo online účetní? Pohoda, Money, iDoklad a Fakturoid

Účetní software, nebo online účetní? Otázka zní jako volba mezi programem a člověkem, ve skutečnosti ale jde o to, kdo nese odbornou práci. Programy jako Pohoda, Money, iDoklad nebo Fakturoid vám ušetří spoustu psaní, ale nerozhodnou za vás, jestli je výdaj daňově uznatelný, jaký režim DPH použít nebo jak správně podat přiznání. V článku najdete srovnání nejčastějších variant a doporučení, kdy stačí software a kdy se vyplatí online účetní.

Fakturační aplikace vs. účetní software

Nejdřív je dobré rozlišit dva typy nástrojů, které se často pletou:

• Fakturační aplikace (například iDoklad nebo Fakturoid) slouží hlavně k vystavování faktur, evidenci úhrad a jednoduchému přehledu příjmů a výdajů. Jsou intuitivní a běží v prohlížeči.
• Účetní software (například Pohoda nebo Money) je plnohodnotný systém pro daňovou evidenci i podvojné účetnictví – s účtovým rozvrhem, evidencí majetku, mzdami, DPH a závěrkou.

Fakturační aplikace pokryje to, co děláte vy jako podnikatel. Účetní software pokryje to, co dělá účetní. Pokud ho chcete obsluhovat sami, musíte mít i znalosti účetní.

Srovnání nejčastějších variant

Tabulka ukazuje typické použití jednotlivých nástrojů. Konkrétní funkce a ceny se mění, proto si je vždy ověřte přímo u výrobce.

Kdy stačí jen software

Sám si účetnictví v programu zvládnete, pokud:

• jste OSVČ s malým počtem dokladů a jednoduchou činností,
• nejste plátce DPH a nefakturujete do zahraničí,
• uplatňujete výdajový paušál nebo jste v paušálním režimu,
• rozumíte základům daňové evidence a máte čas se jí věnovat.

V paušálním režimu je evidence opravdu minimální – stačí hlídat příjmy a platit měsíční paušální zálohu. U výdajového paušálu musíte připravit daňové přiznání a přehledy, ale bez evidence skutečných výdajů. V těchto případech může fakturační aplikace pokrýt většinu práce.

I tak ale doporučuji alespoň jednou ročně konzultaci. Rozhodnutí, jestli zůstat u paušálu, přejít na skutečné výdaje, nebo vstoupit do paušálního režimu, má na výši daně a pojistného větší vliv než jakýkoli program. A tuhle volbu za vás software neudělá.

Kdy se vyplatí online účetní

Hranice se láme ve chvíli, kdy roste počet dokladů nebo přibývají situace, kde je potřeba odborné rozhodnutí:

• stáváte se plátcem DPH a přibývá přiznání k DPH a kontrolní hlášení,
• uplatňujete skutečné výdaje a potřebujete správně posoudit jejich uznatelnost,
• pořizujete majetek (auto, vybavení) a řešíte odpisy,
• máte zaměstnance nebo pracovníky na dohody,
• obchodujete se zahraničím (reverse charge, souhrnné hlášení, OSS),
• založili jste s.r.o. a vedete podvojné účetnictví.

U s.r.o. je software bez účetní reálný jen tehdy, když máte ve firmě člověka s účetním vzděláním. Podvojné účetnictví, inventarizace, závěrka a přiznání k dani z příjmů právnických osob nejsou úlohy na víkendové samostudium. Signály, že vlastní evidence přestává stačit, popisuje i článek kdy už nestačí jednoduchá tabulka v Excelu.

Nejlepší kombinace: vaše fakturace, účetní a propojení

V praxi nejlépe funguje rozdělení práce. Vy fakturujete v nástroji, který vám vyhovuje, a účetní vede účetnictví ve svém systému. Klíčové je propojení – aby se faktury nemusely přepisovat ručně. Možnosti jsou například:

1. Export faktur ve formátu ISDOC nebo XML, který účetní software načte.
2. Automatické párování plateb z bankovního výpisu s vystavenými fakturami.
3. Klientský portál, kde fakturujete a účetní má k dokladům rovnou přístup.

Jak export do Pohody funguje v praxi, rozebírám v článku export faktur do Pohody a návaznost na účetnictví. Pokud teprve vybíráte, kde fakturovat, pomůže vám přehled jak si vybrat fakturační systém.

Moji klienti mohou využít i online fakturaci v portálu pay.ucetio.cz. Faktury s QR platbou vystavíte za pár vteřin, platby z banky se párují automaticky a já mám doklady k dispozici bez dalšího přeposílání.

Na co si dát pozor při práci se softwarem

Ať zvolíte jakoukoli variantu, ohlídejte si několik věcí:

• Nastavení DPH – chybně nastavená sazba nebo režim se propíše do všech faktur.
• Číselné řady – faktury musí mít jednoznačné číslování bez mezer a duplicit.
• Zálohování dat – u desktopových programů zálohy řešíte sami, u online služeb si ověřte export.
• Archivace – doklady musíte uchovat po zákonnou dobu, i když službu přestanete používat.
• Aktualizace legislativy – software se aktualizuje, ale neupozorní vás na všechny změny, které se vás týkají.

Nejčastější chyby, když si podnikatel vede účetnictví sám

Když převezmu účetnictví po klientovi, který si ho vedl sám v programu, opakují se stále stejné problémy. Nejde o nedostatek snahy, ale o věci, které program „nehlídá“:

1. Soukromé výdaje v nákladech – nákupy, které s podnikáním nesouvisejí nebo souvisejí jen částečně, například telefon či auto používané i soukromě.
2. Majetek dán rovnou do nákladů – dražší vybavení, které se má odepisovat, je zaúčtované jednorázově.
3. Chybný režim DPH – u faktur ze zahraničí chybí přiznání daně v režimu přenesení daňové povinnosti, nebo naopak je DPH uplatněna tam, kde nárok není.
4. Neodsouhlasená banka – zůstatek v evidenci neodpovídá výpisu, protože některé platby chybí nebo jsou zadané dvakrát.
5. Zapomenuté termíny – kontrolní hlášení nebo přehled pro pojišťovnu podané pozdě.

Každá z těchto chyb jde opravit, ale oprava zpětně stojí víc času i peněz než správné zpracování od začátku. Pokud jste si účetnictví vedli sami a nejste si jistí, jestli je vše v pořádku, má smysl nechat ho alespoň jednou ročně zkontrolovat.

Jak vypadá spolupráce, když už fakturační aplikaci používáte

Častá obava je, že s příchodem účetní budete muset všechno změnit. Většinou to tak není. Pokud fakturujete v iDokladu, Fakturoidu nebo jiné aplikaci, můžete v ní pokračovat. Na začátku se domluvíme, jakým způsobem mi budete faktury předávat – pravidelným exportem, sdílením přístupu, nebo přeposíláním PDF. Přijaté faktury a účtenky posíláte e-mailem nebo nahráváte do portálu a bankovní výpis předáváte elektronicky. Vy tak zůstáváte u nástroje, který znáte, a já zpracovávám účetnictví ve svém systému.

Kolik stojí software a kolik účetní

Srovnávat jen cenu licence a cenu účetní je zavádějící. Software je levnější, ale do nákladů musíte započítat svůj čas – učení se, zadávání dokladů, kontrolu, přípravu přiznání – a riziko chyb, za které platíte penále nebo úroky z prodlení. Účetní je dražší položka, ale přebírá odbornou práci a hlídání termínů. U malé OSVČ bez DPH vychází software výhodně, u plátce DPH nebo s.r.o. se poměr obvykle obrací.

Postupný přechod: od tabulky k účetní

Mnoho podnikatelů začíná s tabulkou, pak přejde na fakturační aplikaci a s růstem předá účetnictví účetní. Je to přirozený vývoj. Usnadníte si ho, když od začátku:

• ukládáte všechny doklady elektronicky na jedno místo,
• používáte podnikatelský účet oddělený od soukromého,
• fakturujete v nástroji, který umí export dat.

Jak si doklady držet v digitální podobě a zbavit se šanonů, popisuji v článku účetnictví OSVČ bez papírů.

Shrnutí

Software je skvělý pomocník, ale nenahradí odborné rozhodnutí. Malé OSVČ bez DPH si s fakturační aplikací často vystačí, plátci DPH, podnikatelé se zaměstnanci a s.r.o. obvykle ušetří čas i starosti s online účetní. Pokud nevíte, která varianta je pro vás ta pravá, ozvěte se mi a společně to zhodnotíme.