Skartace účetních dokladů: kdy a jak je bezpečně zlikvidovat

Skartace účetních dokladů je bezpečná likvidace dokladů, u kterých uplynula zákonná lhůta pro archivaci. Rozhoduje vždy nejdelší lhůta, která se na doklad vztahuje: účetní doklady se drží nejméně 5 let od konce účetního období, daňové doklady plátce DPH 10 let od konce zdaňovacího období, účetní závěrka 10 let a mzdové listy 30 let. Teprve pak lze doklady zničit, a to tak, aby je nikdo nemohl obnovit – skartovačkou s odpovídajícím stupněm bezpečnosti nebo prostřednictvím skartační firmy. Smazat je potřeba i elektronické kopie. Podrobné lhůty najdete v článku jak dlouho archivovat účetní doklady; zde se zaměříme na to, kdy a jak doklady zlikvidovat.

Kdy je možné doklady skartovat

Lhůty se počítají od konce období, kterého se doklad týká, ne od data na dokladu. Doklad z ledna i z prosince stejného roku tak můžete skartovat ve stejný den. Proto se skartace v praxi dělá najednou za celý ročník.

U dokladů ke dani z příjmů je důležité vědět, zda se lhůta pro stanovení daně neprodloužila – například podáním dodatečného přiznání, daňovou kontrolou nebo výzvou finančního úřadu. Prodloužená lhůta může dosáhnout až 10 let.

Kdy doklady neskartovat, i když lhůta uplynula

• Uplatňujete daňovou ztrátu – doklady ze ztrátového roku musíte být schopni doložit po celou dobu jejího odečítání. Více v článku daňová ztráta: jak ji uplatnit.
• Odpisujete majetek – doklad o pořízení majetku a karta majetku jsou potřeba po celou dobu odpisování a ještě během lhůty pro poslední rok.
• Probíhá spor, kontrola nebo reklamace – doklady k probíhajícímu řízení nechte, dokud není uzavřené.
• Smlouvy stále platí – nájemní, úvěrové nebo leasingové smlouvy se drží po dobu trvání a pak ještě po lhůtu souvisejících dokladů.
• Dotace – poskytovatel dotace často vyžaduje uchování dokladů po dobu udržitelnosti projektu, která může být delší než zákonné lhůty.

Jak skartovat papírové doklady

Účetní doklady obsahují jména, adresy, čísla účtů, údaje o mzdách a obchodní vztahy. Pouhé vyhození do kontejneru na papír nestačí – je to riziko z pohledu GDPR i obchodního tajemství. Bezpečné možnosti jsou:

1. Vlastní skartovačka – vhodná pro menší objem. Volte přístroj, který řeže na drobné částice (tzv. křížový řez), nikoli jen na proužky. Stupně bezpečnosti označuje norma DIN 66399; pro dokumenty s osobními údaji se obvykle doporučuje alespoň stupeň P-4.
2. Skartační firma – pro větší objem (celé ročníky, šanony). Firma doklady odveze v uzamčených kontejnerech nebo je zlikviduje na místě a vystaví protokol o likvidaci.
3. Spálení – v běžných podmínkách se nedoporučuje, je nepraktické a těžko doložitelné.

Před skartací vyjměte z šanonů kovové části, pokud to skartovačka vyžaduje, a zkontrolujte, zda se do ročníku nepřimíchaly dokumenty s delší lhůtou (smlouvy, mzdové listy, doklady k majetku).

Skartace elektronických dokladů

Většina dokladů dnes existuje i elektronicky – faktury v PDF, ISDOC, výpisy z banky, fotky účtenek. Skartace papíru nemá smysl, pokud kopie zůstanou v počítači navždy. Po uplynutí lhůty je potřeba smazat:

• soubory v počítači a ve sdílených složkách,
• data v cloudovém úložišti a v účetním či fakturačním portálu (pokud to systém umožňuje),
• přílohy v e-mailech, které jste kvůli dokladům uchovávali,
• staré zálohy na externích discích – nebo je alespoň označit a zlikvidovat v cyklu záloh.

Pozor: elektronické faktury, které jste dostali jen elektronicky, musíte po celou lhůtu uchovat v původní podobě a zajistit jejich čitelnost a neporušenost. Mazat je tedy nesmíte dřív, než lhůta skončí. Jak elektronický archiv nastavit, popisuje článek archivace elektronických faktur. Pravidla pro osobní údaje v cloudu shrnuje článek GDPR a účetní doklady v cloudu.

U vyřazených disků, notebooků a telefonů nestačí soubory smazat do koše. Disk je potřeba bezpečně přepsat nebo fyzicky zničit.

Skartační protokol

Běžné firmy a OSVČ nemají předepsaný konkrétní skartační řád jako veřejné instituce. Přesto doporučuji při každé skartaci sepsat jednoduchý skartační protokol. Postačí:

• datum skartace a kdo ji provedl,
• jaké ročníky a druhy dokumentů byly zlikvidovány (například „přijaté a vydané faktury 2015, bankovní výpisy 2015“),
• způsob likvidace (vlastní skartovačka, skartační firma – číslo protokolu),
• potvrzení, že u dokumentů uplynula zákonná lhůta a nebrání jim jiný důvod.

Protokol uložte k trvalé dokumentaci firmy. Pokud by se finanční úřad nebo jiný orgán ptal na doklady po lhůtě, máte doloženo, že byly zlikvidovány řádně a včas.

Kdo za skartaci odpovídá

Odpovědnost za archivaci i skartaci nese vždy účetní jednotka, tedy podnikatel nebo firma – ne externí účetní. Pokud vám účetnictví vede účetní kancelář, je dobré si ve smlouvě nebo alespoň e-mailem ujasnit:

• kde jsou originály dokladů uloženy (u vás, nebo u účetní),
• kdo hlídá konec lhůt a navrhuje skartaci,
• jak dlouho účetní uchovává elektronické kopie a zálohy u sebe,
• co se s doklady a daty stane při ukončení spolupráce.

Při změně účetní by vám měla předat kompletní archiv včetně elektronických dat a potvrdit, které kopie u sebe smazala. Zapomenuté kopie u bývalého zpracovatele jsou z pohledu GDPR stejné riziko jako neskartovaný papír.

Častou chybou je také předčasná skartace při stěhování firmy nebo vyklízení skladu. Krabice se starými šanony se vyhodí „protože je to staré“ – a o dva roky později finanční úřad zahájí kontrolu, kterou nelze doložit. Před jakýmkoli úklidem archivu si proto nejdřív ověřte lhůty.

Jak si skartaci zorganizovat

Nejjednodušší je zavést pravidelný roční rytmus, například každé jaro po podání přiznání:

1. zkontrolujte, u kterého ročníku uplynula nejdelší lhůta,
2. vyjměte dokumenty s delší lhůtou nebo s důvodem k ponechání,
3. skartujte papír a smažte elektronické kopie,
4. sepište protokol.

Usnadní to dobře pojmenované a roztříděné složky – archiv po ročnících a druzích dokladů. Inspiraci najdete v článku jak si nastavit složky pro účetnictví v počítači. Kdo ukončuje podnikání nebo ruší firmu, má povinnost archivace i po skončení – viz článek o ukončení živnosti.

Pokud archiv za několik let nikdo neřešil, nemusíte skartovat všechno najednou. Začněte nejstarším ročníkem a postupujte dopředu – každý zkontrolovaný ročník je jedna krabice méně.

Shrnutí

Skartovat lze jen doklady, u kterých uplynula nejdelší zákonná lhůta a nebrání tomu ztráta, odpisy, spor ani dotace. Papír likvidujte skartovačkou s křížovým řezem nebo přes skartační firmu, smažte i elektronické kopie a sepište protokol. Při vedení účetnictví online mají moji klienti doklady uložené přehledně po ročnících, takže je jasné, co a kdy lze zlikvidovat. Pokud si nejste jistí, zda můžete starý archiv skartovat, napište mi a projdeme to.