Elektronická faktura se archivuje stejně dlouho jako papírová — jen s tím rozdílem, že u papíru vám nikdo nemůže zrušit přístup. U dat v cizím systému ano, a právě to je riziko, které se podceňuje.
Ve zkratce
- Daňové doklady pro účely DPH se uchovávají deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
- Účetní doklady podle zákona o účetnictví pět let; u mzdových a personálních dokumentů jsou lhůty výrazně delší.
- Po celou dobu musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost — a to i po změně systému.
Jak dlouho se co uchovává
Lhůty se liší podle toho, o jaký dokument jde. Nejdůležitější jsou tyto tři:
- Daňové doklady pro účely DPH: deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Toto je nejdelší z běžných lhůt a v praxi určuje, jak dlouho držet faktury.
- Účetní doklady a účetní záznamy: pět let podle zákona o účetnictví. Účetní závěrka a výroční zpráva déle.
- Mzdové listy a personální dokumenty: podle druhu dokumentu i desítky let, protože slouží jako podklad pro důchodové řízení.
Praktický závěr pro fakturaci: počítejte s deseti lety. Je jednodušší držet jednu lhůtu pro celou fakturační agendu než u každého dokladu rozlišovat.
Obecnému přehledu lhůt pro všechny typy účetních dokladů se věnuje samostatný text v poradně; tady se soustředíme na to, co je specifické pro elektronickou podobu.
Co musí být zajištěno po celou dobu
U elektronických dokladů zákon vyžaduje, aby byly po celou dobu uchování zajištěny tři vlastnosti: věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost.
Věrohodnost původu znamená jistotu, kdo doklad vystavil. Neporušenost obsahu znamená, že se doklad od vzniku nezměnil. Čitelnost znamená, že jej lze zobrazit v podobě srozumitelné člověku — tedy nikoli jen jako datový soubor, ke kterému už neexistuje program.
V praxi se tyto vlastnosti nejčastěji zajišťují kontrolním mechanismem: vazbou faktury na objednávku, dodání a platbu. Tato vazba musí být doložitelná i po letech, což je argument pro to, aby doklady a jejich úhrady zůstaly pohromadě v jednom systému.
Slovo „čitelnost“ má ještě jeden praktický rozměr. Pokud archivujete jen ve formátu, který otevře jediný specializovaný program, riskujete, že za osm let jej nikdo nespustí. Proto se vedle strojově čitelného formátu vždy archivuje i PDF.
Kde faktury uchovávat
Rozumná archivace stojí na třech vrstvách a každá plní jinou funkci.
Provozní systém. Fakturační nebo účetní systém, ve kterém doklady vznikají. Slouží k dennímu použití a k rychlému dohledání. Sám o sobě není archivem, protože přístup k němu závisí na trvání smlouvy.
Vlastní roční export. Jednou ročně po uzávěrce stáhněte kompletní sadu dokladů v PDF a v datovém formátu. Tohle je vaše skutečná pojistka.
Nezávislá záloha. Export uložený na místě, které není trvale připojené — externí disk nebo samostatné úložiště. Chrání proti šifrovacímu viru i proti ztrátě přístupu k poskytovateli.
Náklad na tento postup je hodina práce ročně a cena jednoho disku. Ve srovnání s dohledáváním dokladů při kontrole po pěti letech je to zanedbatelné.
Co se stane při změně systému
Přechod na jiný fakturační nebo účetní systém je nejrizikovější okamžik celé archivace. Data se migrují, ale historie se často nepřenáší kompletně — typicky se ztratí PDF podoby dokladů, přílohy a záznamy o komunikaci.
Postup, který se osvědčuje: ještě před ukončením staré služby stáhněte kompletní export za všechna období, ověřte, že se dá otevřít, a teprve pak službu ukončete. Ne naopak.
Ověření je důležitější, než se zdá. Export, který se stáhne jako prázdný archiv nebo jako soubory bez názvů, je bezcenný — a zjistíte to jedině tím, že ho otevřete.
Stejné pravidlo platí při změně účetní. Vyžádejte si výstup ve formě, kterou lze otevřít bez jejího softwaru — tedy PDF a běžný datový formát, ne interní databázi.
Kontrola po letech
Při daňové kontrole vás obvykle nezajímá teorie, ale praktická otázka: umíte za deset minut najít fakturu z předloňského března? Pokud ano, kontrola bude rychlá. Pokud ne, protáhne se na dny.
Pomáhá jednoduchá struktura: složky po letech a měsících, názvy souborů obsahující číslo faktury a odběratele. Systém, který exportuje doklady s nesrozumitelnými názvy, si zaslouží doplnění o přehledový soubor se seznamem.
Portál pay.ucetio.cz udržuje doklady i informaci o jejich úhradě pohromadě, takže vazba faktura–platba je dohledatelná i zpětně. To je přesně ta souvislost, kterou při kontrole potřebujete doložit.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali elektronická fakturace a formát ISDOC, export faktur do POHODY a návaznost na účetnictví a aPI fakturace: napojení vlastního webu nebo e-shopu. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Jak dlouho archivovat elektronické faktury?
Daňové doklady pro účely DPH deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Účetní doklady pět let podle zákona o účetnictví. V praxi je jednodušší držet celou fakturační agendu deset let než u každého dokladu lhůtu rozlišovat.
Stačí mít faktury v účetním programu?
Pro běžný provoz ano, jako jediný archiv ne. Přístup k systému závisí na trvání smlouvy a při jeho ukončení nebo změně můžete o historii přijít. Vlastní roční export uložený mimo systém je nezbytný doplněk.
Musím archivovat i papírové originály, když mám faktury elektronicky?
Pokud faktura vznikla elektronicky, papírová podoba se nevyžaduje. U dokladů převedených z papíru lze originál zpravidla skartovat, jsou-li splněny podmínky uchování. První rok si ale papír raději ponechte, než ověříte, že převod funguje spolehlivě.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.