PDF je čitelné pro člověka, ne pro počítač. Strojově čitelný formát faktury odstraňuje přepisování na straně odběratele — a u toho, kdo dostává stovky faktur měsíčně, je to rozdíl několika hodin práce.
Ve zkratce
- ISDOC je český standard elektronické fakturace, který podporuje většina tuzemských účetních programů.
- Strojově čitelná faktura se u odběratele naimportuje bez přepisování — méně chyb, rychlejší zpracování.
- Posílejte ISDOC vždy spolu s PDF. Formát nahrazuje přepis, ne čitelný doklad.
Proč nestačí PDF
PDF faktura je obrázek textu. Člověk ji přečte, program z ní data spolehlivě nedostane. Odběratel proto musí údaje přepsat do svého účetního systému — číslo dokladu, dodavatele, částky, sazby, datum plnění.
U pěti faktur měsíčně to nikoho netrápí. U dvou set je to několik hodin práce a odpovídající množství překlepů. A právě překlep v čísle dokladu nebo v datu plnění je nejčastější příčina nesouladu v kontrolním hlášení.
Strojově čitelný formát tenhle mezikrok odstraní. Odběratel soubor naimportuje a systém si údaje načte sám. Zbývá kontrola a schválení, ne přepisování.
Co je ISDOC
ISDOC je český standard pro elektronickou fakturaci vytvořený sdružením dodavatelů ekonomického softwaru. Fakturu popisuje jako strukturovaný soubor, ve kterém má každý údaj své místo — dodavatel, odběratel, položky, sazby, součty, platební údaje.
Jeho hlavní výhodou je rozšíření. Podporuje ho drtivá většina tuzemských účetních a fakturačních programů, takže odběratel většinou nemusí nic dokupovat. Existuje i varianta, která do jednoho souboru zabalí strukturovaná data i PDF podobu dokladu.
Vedle ISDOC existuje evropský standard elektronické faktury, který se uplatňuje především ve veřejných zakázkách a v přeshraničním styku. Pro tuzemskou fakturaci mezi firmami je ale ISDOC v praxi nejsnazší cesta.
Kdy se vyplatí ho posílat
Odesílání strojově čitelné faktury nic nestojí a nikomu neuškodí — pokud ji odběratel nepoužije, prostě si otevře PDF. Přesto jsou situace, kdy je přínos výrazný:
- Odběratel je větší firma se schvalovacím procesem. Import zkracuje cestu faktury k proplacení, což znamená dřívější platbu pro vás.
- Fakturujete témuž odběrateli často. Úspora se násobí a odběratel si toho všimne.
- Faktury mají mnoho položek. Přepis dvaceti položek je nejen zdlouhavý, ale i chybový.
- Vám záleží na rychlé úhradě. Faktura, se kterou je méně práce, se zpracuje dřív.
Naopak u fakturace fyzickým osobám nebo drobným živnostníkům přínos není — ti fakturu nikam neimportují.
Jak to zavést
Postup je jednoduchý a jednorázový.
Zkontrolujte, že váš systém formát umí. Většina tuzemských fakturačních nástrojů export do ISDOC nabízí, často jako volbu při odeslání faktury.
Zapněte odesílání jako přílohu. Faktura pak odchází ve dvou podobách: PDF pro člověka a datový soubor pro systém.
Ověřte na jednom odběrateli. Pošlete první fakturu a zeptejte se, jestli import proběhl bez potíží. Ověření na jednom odběrateli ušetří vysvětlování u dvaceti.
Zmiňte to v e‑mailu. Odběratelova účetní často neví, že přílohu může naimportovat. Jedna věta v průvodním textu stačí.
Nezapomeňte, že strojově čitelný soubor nenahrazuje PDF. Doklad musí zůstat čitelný pro člověka po celou dobu archivace, takže obojí posílejte i archivujte společně.
Co to znamená pro příjem faktur
Stejná logika funguje i obráceně. Když vám dodavatelé posílají strojově čitelné faktury, může je váš systém načíst bez přepisování — a účetní se pak věnuje posouzení dokladu místo jeho opisování.
Pokud pravidelně dostáváte faktury od stejných dodavatelů v PDF, vyplatí se je požádat o zasílání ve strojově čitelné podobě. Většina to umí a jen o tom neví. Je to prosba, která nikoho nestojí čas a vám ušetří práci každý měsíc.
U dokladů, které strojově čitelné nikdy nebudou — účtenky, drobné nákupy — nastupuje rozpoznávání z obrazu. To je ale jiná technologie s jinou spolehlivostí a vždy vyžaduje kontrolu člověkem.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali export faktur do POHODY a návaznost na účetnictví, aPI fakturace: napojení vlastního webu nebo e-shopu a jak si vybrat fakturační systém. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Musím posílat faktury v ISDOC?
Nemusíte, není to povinnost. Je to služba odběrateli, která zrychluje zpracování a snižuje chybovost. Odesílání navíc nic nestojí, protože export bývá součástí běžných fakturačních nástrojů.
Nahrazuje ISDOC soubor PDF fakturu?
Ne. Doklad musí zůstat čitelný pro člověka po celou dobu uchování, takže PDF je nezbytné. Strojově čitelný soubor se posílá jako doplněk, který odběrateli umožní import bez přepisování.
Podporuje ISDOC většina účetních programů?
V České republice ano, jde o rozšířený tuzemský standard, který podporuje většina ekonomických systémů. U konkrétního odběratele to ale ověřte první fakturou — je to rychlejší než hledat seznam podporovaných verzí.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.