Přechod na online fakturaci se nepovede tehdy, když se dělá napůl. Souběh dvou systémů rozbije číselnou řadu, znejistí účetní a vrátí vás na začátek. Udělaný najednou a s krátkou přípravou je to práce na jedno odpoledne.
Ve zkratce
- Přejděte celý, ne po částech. Souběh Excelu a systému je nejčastější příčina duplicitních čísel.
- Do systému převeďte neuhrazené faktury z minulého období, ne celou historii.
- Přechod k prvnímu dni měsíce nebo roku ušetří vysvětlování při uzávěrce.
Kdy přejít
Nejvhodnější okamžik je první leden. Číselná řada začíná od začátku, období je čisté a účetní nemusí v jednom roce pracovat se dvěma zdroji.
Druhá nejlepší varianta je první den měsíce, ideálně na začátku čtvrtletí. To je zcela běžné a nic tomu nebrání.
Nejhorší varianta je přechod uprostřed měsíce, protože jedno období pak vzniká ze dvou zdrojů a musí se ručně slučovat.
Nečekejte na „vhodnou chvíli“ celý rok. Rozdíl mezi lednem a dubnem je pár hodin práce navíc; rozdíl mezi přechodem a odkládáním je rok ruční práce.
Co je potřeba připravit
Příprava zabere zhruba dvě hodiny a skládá se ze čtyř kroků.
Nastavení fakturačních údajů. Přesný název, IČO, DIČ, adresa, číslo účtu, logo, text pod fakturou.
Číselná řada. Nastavte formát a počáteční číslo tak, aby navazovalo. Pokud přecházíte v lednu, začínáte od jedničky s novým rokem. Pokud uprostřed roku, pokračujte za posledním použitým číslem — nikdy nezačínejte znovu od jedné.
Adresář odběratelů. Nemusíte přenášet všechny. Založte ty, kterým fakturujete pravidelně, ideálně načtením podle IČO. Ostatní přibudou samy.
Šablony položek pro služby, které fakturujete opakovaně, včetně správné sazby DPH.
Co převést z minulosti
Panuje představa, že se musí přenést celá historie. Není to pravda a obvykle to nemá smysl.
Přeneste neuhrazené faktury z minulého období. Ty potřebujete v přehledu, abyste je mohli sledovat a upomínat. Zadejte je s původním číslem a datem — moderní systémy to umožňují.
Zaplacené faktury z minulosti přenášet nemusíte. Zůstávají v původní evidenci a v účetnictví. Nový systém je nepotřebuje.
Co ale musíte udělat: zajistit archivaci staré evidence. Pokud jste fakturovali v Excelu, uložte soubory i vygenerovaná PDF na trvalé místo. Lhůta pro uchování běží dál bez ohledu na to, že jste změnili nástroj.
Co říct účetní a odběratelům
Účetní informujte předem, ne až po přechodu. Potřebuje vědět tři věci: odkdy budou doklady z nového zdroje, v jakém formátu je dostane a jestli se mění formát čísel faktur. Půl hodiny hovoru předem ušetří dohledávání při uzávěrce.
Odběratele obvykle informovat nemusíte — faktura přijde e‑mailem jako dřív, jen z jiného odesílatele. Vyplatí se ale ověřit, že jim nová zpráva nepadá do spamu, zejména u prvních faktur.
Pokud se výrazně mění formát čísla faktury nebo variabilního symbolu, velké odběratele s automatizovaným zpracováním raději upozorněte. U menších to nikdo neřeší.
Prvních třicet dnů
První měsíc si ohlídejte tři věci.
Že se nefakturuje mimo systém. Ani jednou, ani „výjimečně“. Tohle je jediné pravidlo, na kterém přechod stojí. Starý soubor s fakturami raději přejmenujte na archiv a zavřete.
Že se platby párují. Po prvním týdnu zkontrolujte, kolik plateb se spárovalo samo a kolik zůstalo. Pokud je poměr špatný, obvykle chybí QR platba nebo nesedí variabilní symbol s číslem faktury.
Že účetní dostala, co potřebuje. Po prvním měsíci se zeptejte, jestli export seděl a jestli se počet dokladů shoduje. Opravit nastavení po jednom měsíci je snadné, po roce nikoli.
Po třiceti dnech je přechod hotový. Zpětně bývá nejčastější komentář, že se to mělo udělat dřív.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali fakturace pro e-shop: doklady, vratky a dobírky, fakturace pro řemeslníky a služby v terénu a fakturace pro OSVČ na volné noze. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Můžu při přechodu začít číslovat faktury od jedničky?
Jen tehdy, pokud přecházíte k prvnímu lednu. Uprostřed roku musí řada navazovat na poslední použité číslo, jinak vzniknou duplicity se stejným číslem v jednom období.
Musím do nového systému zadat všechny staré faktury?
Ne. Stačí neuhrazené faktury z minulého období, abyste je měli v přehledu a mohli je upomínat. Zaplacené doklady zůstávají v původní evidenci — jen je nutné zajistit jejich archivaci po zákonnou dobu.
Jak dlouho přechod trvá?
Vlastní nastavení zhruba dvě hodiny, plné zaběhnutí měsíc. Nejnáročnější není technika, ale důslednost — nefakturovat souběžně starým způsobem ani jednou.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.