Ukončení pracovního poměru: výplata, odstupné, zápočtový list a hlášení

Při ukončení pracovního poměru musí zaměstnavatel vyplatit poslední mzdu, náhradu za nevyčerpanou dovolenou a v případě výpovědi nebo dohody z organizačních důvodů také odstupné (jedno- až trojnásobek průměrného výdělku podle délky zaměstnání). Zaměstnanci vydá potvrzení o zaměstnání, známé jako zápočtový list, do 8 dnů odhlásí zaměstnance u ČSSZ (od dubna 2026 v rámci jednotného měsíčního hlášení) i u zdravotní pojišťovny a při exekuci do týdne informuje exekutora. Většina chyb vzniká, když se účetní o odchodu dozví až s poslední docházkou.

Způsoby skončení a co znamenají pro mzdy

Výpovědní doba činí nejméně 2 měsíce a dnes běží už ode dne doručení výpovědi, ne od prvního dne následujícího měsíce. Konec pracovního poměru tedy nemusí připadat na konec měsíce, a poslední výplata pak obsahuje jen část měsíce. Pozor na ochrannou dobu: zaměstnanci v pracovní neschopnosti nebo na mateřské či rodičovské dovolené zpravidla nelze dát výpověď.

Poslední výplata: co do ní patří

1. Mzda za odpracovanou část posledního měsíce, včetně příplatků a přesčasů.
2. Náhrada za nevyčerpanou dovolenou – jde o jediný případ, kdy lze dovolenou proplatit. Počítá se z průměrného hodinového výdělku a podléhá pojistnému i dani stejně jako mzda. Zbytek dovolené ke dni skončení spočítáte podle článku dovolená v hodinách.
3. Odstupné, pokud na něj vznikl nárok.
4. Srážky – exekuce, případně přeplatek za dovolenou, kterou zaměstnanec vyčerpal nad poměrnou část svého nároku; ten lze ze mzdy srazit.
5. Vyrovnání zálohy nebo půjčky, pokud je k tomu uzavřena dohoda o srážkách ze mzdy.

Mzda je splatná nejpozději v měsíci následujícím po měsíci, za který náleží. Na žádost zaměstnance ji ale zaměstnavatel musí vyplatit v den skončení pracovního poměru nebo v nejbližším pravidelném výplatním termínu. Pokud zaměstnavatel mzdu nevyplatí včas, může zaměstnanec pracovní poměr okamžitě zrušit.

Odstupné

Odstupné náleží jen při výpovědi ze strany zaměstnavatele nebo při dohodě z těchto důvodů. Při odchodu na vlastní žádost nebo po skončení smlouvy na dobu určitou nárok nevzniká. Vyšší odstupné lze sjednat nebo stanovit vnitřním předpisem.

Odstupné se vyplácí po skončení pracovního poměru v nejbližším výplatním termínu, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodnou na výplatě dříve, například v den skončení. Odstupné podle zákoníku práce nepodléhá pojistnému na sociální a zdravotní pojištění, ale zdaňuje se zálohou na daň. Pozor: plnění, které firma jen nazve odstupným, ale nejde o odstupné podle zákoníku práce (například odměna za podpis dohody bez organizačního důvodu), se do vyměřovacího základu pro pojistné zahrnuje.

Příklad z praxe: nadbytečnost po třech letech

Malá firma ruší pozici obchodní asistentky, která u ní pracovala 3 roky. Dohoda o rozvázání pracovního poměru pro nadbytečnost je podepsána ke 30. listopadu. Průměrný měsíční výdělek je 40 000 Kč, zbývá jí 40 hodin nevyčerpané dovolené a průměrný hodinový výdělek činí 230 Kč.

• mzda za listopad: 40 000 Kč (pojistné i daň),
• náhrada za nevyčerpanou dovolenou: 40 × 230 = 9 200 Kč (pojistné i daň),
• odstupné: 3 × 40 000 = 120 000 Kč (jen daň, bez pojistného),
• vše se vyplatí v prosincovém výplatním termínu, celkem hrubých 169 200 Kč.

Pojistné se počítá jen z 49 200 Kč. Celý příjem ale vstupuje do základu pro zálohu na daň, a protože v jednom měsíci přesáhne trojnásobek průměrné mzdy (pro rok 2026 je to 146 901 Kč), počítá se z části nad touto hranicí záloha sazbou 23 %. Konečná daň se vyrovná až v ročním zúčtování nebo v daňovém přiznání za celý rok, takže vyšší záloha nemusí znamenat vyšší daň. Firmě pomůže předem spočítat celkovou částku, aby měla na výplatu připravené peníze.

Dokumenty pro odcházejícího zaměstnance

• Potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) – zaměstnavatel ho musí vydat při skončení pracovního poměru i dohody o provedení práce nebo pracovní činnosti. Obsahuje mimo jiné dobu zaměstnání, druh práce a údaj, zda se ze mzdy prováděly srážky, pro koho a v jakém pořadí. U exekucí na něj navazuje nový zaměstnavatel – podrobnosti v článku exekuce zaměstnance a srážky ze mzdy.
• Potvrzení o průměrném výdělku – na žádost zaměstnance, odděleně od zápočtového listu. Potřebuje ho typicky pro úřad práce.
• Pracovní posudek – jen na žádost; zaměstnavatel ho musí vydat do 15 dnů.
• Potvrzení o zdanitelných příjmech – na žádost, pokud si zaměstnanec bude podávat daňové přiznání nebo žádat o roční zúčtování jinde.

Zaměstnanec, který nemá navazující práci, by se měl kvůli zdravotnímu pojištění co nejdřív přihlásit na úřad práce – pokud to udělá do 3 pracovních dnů po skončení, evidence plynule navazuje.

Hlášení úřadům

1. ČSSZ – skončení zaměstnání se od 1. 4. 2026 hlásí v rámci jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele podáním Registrace zaměstnance – skončení zaměstnání, a to do 8 dnů. Navazuje-li u vás nová smlouva (například pracovní poměr na pracovní poměr), hlásí se skončení prvního a nástup do druhého zvlášť.
2. Zdravotní pojišťovna – ta do jednotného hlášení zapojena není. Skončení oznamte hromadným oznámením zaměstnavatele do 8 dnů, elektronicky.
3. Exekutor nebo soud – při exekuci do jednoho týdne oznámení o skončení a vyúčtování srážek.
4. Měsíční výkazy – za měsíc skončení se zaměstnanec ještě objeví v přehledu o platbě pojistného a v měsíčním hlášení, za měsíc výplaty odstupného v odvodu zálohy na daň.

Nejčastější chyby při odchodu zaměstnance

• Výpovědní doba od prvního dne měsíce – podle staré praxe; dnes běží od doručení.
• Proplacení dovolené za trvání pracovního poměru – lze jen při skončení.
• Odstupné s pojistným – zbytečně odvedené pojistné se pak musí opravovat.
• Odstupné bez nároku, nebo naopak chybějící – rozhoduje důvod uvedený v dohodě či výpovědi, proto ho formulujte přesně.
• Zapomenuté odhlášení u pojišťovny nebo ČSSZ.
• Zápočtový list bez údajů o exekucích – nový zaměstnavatel pak neví, že má srážet.
• Pozdní informace účetní – poslední výplata se počítá ve spěchu a bez kontroly dovolené.

Mzdové listy a doklady k odchodu archivujte po zákonnou dobu – přehled je v článku jak dlouho archivovat účetní doklady. Pokud ukončujete zaměstnance kvůli zrušení celé firmy, navazující kroky popisuje článek likvidace s.r.o..

Shrnutí

Při ukončení pracovního poměru spočítejte poslední mzdu, proplaťte nevyčerpanou dovolenou a podle důvodu skončení vyplaťte odstupné, které je bez pojistného, ale zdaní se. Vydejte potvrzení o zaměstnání a do 8 dnů zaměstnance odhlaste u ČSSZ i zdravotní pojišťovny. Celkový přehled mzdové agendy najdete v článcích co obsahuje zpracování mezd a mzdové účetnictví u malé firmy. Poslední výplatu, odstupné, zápočtový list i hlášení připravuji v rámci online zpracování mezd a účetnictví. Pokud se chystáte se zaměstnancem rozloučit, dejte mi vědět ještě před podpisem dohody nebo výpovědi a spočítáme dopady předem.

Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI