PDF v příloze je zvyk z doby, kdy jinak než e-mailem fakturu poslat nešlo. Dnes existuje varianta, která doručuje spolehlivěji a rovnou nabízí zaplacení. Nejlepší řešení ale není ani jedno samo o sobě.
Ve zkratce
- PDF příloha je univerzální a odběratel ji potřebuje do svého účetnictví — nikdy ji nevynechávejte úplně.
- Odkaz na online fakturu doručuje lépe (menší riziko spamu), umožňuje zaplatit jedním klikem a ukáže vám, že si ji odběratel otevřel.
- Optimum je obojí: e-mail s odkazem, QR platbou v těle zprávy a PDF v příloze.
Proč PDF pořád má smysl
PDF je formát, který si odběratel uloží, vytiskne a předá své účetní. Řada firem má nastavený schvalovací proces, do kterého vstupuje příloha, ne odkaz. Pokud PDF nepošlete, přidáváte odběrateli práci — a faktura, se kterou je práce navíc, se platí později.
PDF má také jednu vlastnost, kterou odkaz nemá: je nezávislé na vaší infrastruktuře. Odběratel ho má u sebe i za pět let, i kdybyste mezitím změnili fakturační systém. Z hlediska archivace na obou stranách je to podstatné.
Nevýhody PDF jsou dvě. Přílohy zvyšují riziko, že e‑mail skončí ve spamu nebo ho zablokuje firemní filtr. A z PDF se nedá jedním klikem zaplatit.
Co přidává online odkaz
Online faktura je webová stránka s jedinečnou adresou, na které odběratel vidí doklad, platební údaje a QR kód. Přidává tři věci, které PDF nabídnout neumí.
Lepší doručitelnost. E‑mail bez přílohy prochází filtry spolehlivěji. U odběratelů s přísným firemním filtrem je to rozdíl mezi doručenou a nedoručenou fakturou.
Okamžitou platbu. Na stránce je QR kód a případně tlačítko platební brány. Odběratel zaplatí ve chvíli, kdy fakturu čte, ne až se dostane k počítači.
Zpětnou vazbu. Vidíte, že si odběratel fakturu otevřel. Když po dvou týdnech neplatí a fakturu nikdy neotevřel, víte, že problém je v doručení, ne v ochotě zaplatit — a napíšete jinak.
Nevýhoda je zřejmá: odkaz musí zůstat funkční. Pokud vám vyprší nástroj nebo doména, odběratel se k dokladu nedostane.
Kombinace, která funguje nejlépe
Praxe ukazuje, že nejlepší je nevybírat. E‑mail s fakturou by měl obsahovat:
- základní údaje přímo v těle zprávy — číslo faktury, částku, splatnost, číslo účtu a variabilní symbol;
- QR platbu jako obrázek v těle zprávy, ne jen v příloze;
- odkaz na online fakturu pro rychlou platbu a pro případ, že se příloha nedoručí;
- PDF v příloze pro účetnictví odběratele.
Odběratel si pak vybere cestu, která mu vyhovuje. Ten, kdo platí z mobilu, použije QR kód. Ten, kdo má schvalovací proces, si stáhne přílohu. A vy jste udělali jedno odeslání.
Co to znamená pro archivaci
Odpovědnost za archivaci máte vždy vy, bez ohledu na formu doručení. Daňové doklady se pro účely DPH uchovávají po dobu deseti let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Účetní doklady se podle zákona o účetnictví uchovávají pět let.
Prakticky to znamená dvě věci. Zaprvé musíte umět doklady z fakturačního systému hromadně exportovat — jednorázově do PDF a ideálně i do strojově čitelného formátu. Zadruhé musí být zajištěná čitelnost a neporušenost po celou dobu, tedy zálohu nestačí mít na jednom notebooku.
Podrobně se tomu věnuje samostatný text o archivaci elektronických faktur.
Jak to řeší portál
V pay.ucetio.cz vzniká faktura jednou a odběratel dostane e‑mail, ve kterém jsou platební údaje, QR platba i odkaz na veřejnou podobu faktury s PDF ke stažení. Systém následně páruje příchozí platby z banky, takže po zaplacení odejde potvrzení automaticky.
Pro vás to znamená jedno odeslání a nulovou další práci. Pro odběratele to znamená, že může zaplatit hned z telefonu, nebo si stáhnout PDF do svého účetnictví — podle toho, co potřebuje.
Kam pokračovat dál
Téma navazuje na další texty v poradně. Podrobněji jsme rozebrali zaokrouhlování a drobné rozdíly na fakturách, splatnost faktury: jak ji nastavit rozumně a storno faktury a oprava údajů: jak postupovat. Souhrnný přehled celé agendy najdete na stránce online fakturace a vedení účetnictví přes portál.
Časté dotazy
Je faktura poslaná e-mailem právně platná?
Ano. Elektronický doklad je rovnocenný papírovému, pokud je zajištěna věrohodnost jeho původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu uchování. V praxi to nejčastěji zajišťuje kontrolní mechanismus, tedy vazba faktury na objednávku, dodání a platbu.
Musím fakturu posílat i papírově?
Nemusíte, pokud odběratel elektronickou formu akceptuje. Souhlas může být i konkludentní — tedy tím, že fakturu přijme a zaplatí. Papírovou podobu vyžadují už jen výjimeční odběratelé.
Co když odběratel tvrdí, že fakturu nedostal?
Proto se vyplatí odesílat fakturu ze systému. Máte záznam o odeslání a u online faktury i o tom, jestli byla otevřena. Pokud otevřena nebyla, pošlete ji znovu z jiné adresy a ověřte kontaktní e-mail — obvykle jde o spamový filtr.
Fakturujte a předávejte doklady na jednom místě
Klientský portál pay.ucetio.cz vystaví fakturu s QR platbou, odešle ji odběrateli, sám spáruje příchozí platbu z banky a doklad rovnou předá do zpracování účetnictví. Nemusíte nic přeposílat e-mailem ani ručně hlídat, kdo zaplatil.
Účetní služby podle města
Potřebujete s tímto tématem pomoci konkrétně ve vašem městě? Vyberte lokalitu a podívejte se na možnosti spolupráce.