Účetnictví pro restaurace a kavárny: tržby, DPH a zásoby

Účetnictví pro restaurace a kavárny stojí na třech pilířích: správně zachycených denních tržbách, správných sazbách DPH v pokladně a přehledu o zásobách surovin. Pokud je tohle nastavené, zbytek účetnictví gastro provozu běží podobně jako u jiných firem. Pokud ne, rozdíly mezi pokladnou, bankou a skladem se hromadí a na konci roku se špatně vysvětlují – vlastníkovi i finančnímu úřadu.

V tomto článku shrnu, co majitelé kaváren, bister a restaurací v Karlových Varech, Sokolově a okolí řeší nejčastěji a jak si zjednodušit předávání podkladů účetní.

Denní tržby: základ celého účetnictví

Restaurace vydělává hlavně drobnými platbami v hotovosti a kartou. Účetní nepotřebuje každou účtenku zvlášť, potřebuje ale spolehlivý souhrn. Doporučuji:

• denní uzávěrku z pokladního systému s rozpadem na hotovost, karty, stravenky a ostatní,
• rozpad tržeb podle sazeb DPH,
• pokladní knihu, kde je vidět stav hotovosti, odvody do banky a výdaje z pokladny,
• pravidelné odvody hotovosti na účet s dokladem.

Nejčastější problém vzniká, když se z tržby v hotovosti rovnou platí nákupy na trhu, mzdy brigádníkům nebo drobné opravy, a nic z toho se nezapíše. Pokladna pak nesedí a není jasné proč. Každý výdaj z pokladny potřebuje doklad. Praktické rady najdete v článku hotovost, platební terminál a doklady.

U plateb kartou banka připisuje jednu souhrnnou částku za den, poníženou o poplatky. Tržba se ale účtuje v plné výši a poplatek bance jako samostatná nákladová položka. Stejně se zachází s výplatami od poskytovatelů stravenkových karet a rozvozových platforem.

DPH v gastronomii

V restauraci se na jedné účtence často potkávají různé sazby DPH. Stravovací služby a nealkoholické nápoje patří obvykle do snížené sazby, alkoholické nápoje do základní. Prodej zboží s sebou, například balené cukrovinky, může mít opět jiné zařazení. Proto je nezbytné mít správně nastavené sazby u každé položky v pokladním systému. Chyba v nastavení se násobí každou prodanou porcí.

Povinná registrace k DPH vzniká po překročení obratu 2 000 000 Kč za kalendářní rok. Restaurace s dobrým provozem se k této hranici dostane rychle a od plátcovství pak závisí ceny i marže. Přechod je dobré naplánovat dopředu, ne až v měsíci, kdy se limit překročí.

Zásoby surovin a nápojů

Zásoby jsou v gastronomii citlivé téma. Suroviny se kazí, porce se liší a část zboží se spotřebuje pro personál. Pro účetnictví je důležité:

1. Zvolit způsob účtování zásob – menší kavárna často účtuje nákupy přímo do spotřeby a na konci roku provede inventuru, větší restaurace vede průběžnou skladovou evidenci napojenou na pokladnu a receptury.
2. Provádět inventury – minimálně ke konci roku, u nápojů a alkoholu klidně měsíčně. Rozdíl mezi stavem podle evidence a skutečností ukáže, kde se ztrácí.
3. Dokládat odpis zkažených surovin – jednoduchý zápis o likvidaci s datem, množstvím a důvodem. Bez dokladu se ztráta hůř obhajuje jako daňový náklad a u plátce může vzniknout otázka vrácení odpočtu DPH.
4. Řešit stravování personálu – jídlo pro zaměstnance je dobré evidovat zvlášť, protože má vlastní daňový a odvodový režim.

Stravenky, karty a rozvozové platformy

Mnoho podniků přijímá stravenkové karty a spolupracuje s rozvozovými platformami. Obě cesty mají společné to, že peníze přicházejí se zpožděním, souhrnně a po odečtení provize. V účetnictví je potřeba:

• tržbu zaúčtovat v plné výši podle prodeje v pokladně,
• provizi zaúčtovat jako náklad na základě faktury nebo vyúčtování,
• pravidelně kontrolovat, že vyplacená částka odpovídá prodejům,
• u platforem se sídlem v jiném státě EU posoudit DPH z přijaté služby – neplátce se tím může stát identifikovanou osobou.

Užitečné je mít v pokladně pro každý způsob platby samostatné tlačítko. Na konci měsíce pak snadno porovnáte, kolik jste podle pokladny prodali na stravenkové karty nebo přes konkrétní platformu a kolik vám skutečně přišlo. Rozdíly bývají způsobené reklamacemi, stornovanými objednávkami nebo poplatky, které nejsou na první pohled vidět. Bez takového porovnání je těžké zjistit, kolik vás jednotlivý prodejní kanál ve skutečnosti stojí a zda se vyplatí.

Personál, brigádníci a minimální mzda

Gastro provoz stojí na lidech a často na brigádnících. Dohody o provedení práce a o pracovní činnosti mají své limity a pravidla pro odvody. Je třeba vést evidenci pracovní doby, mzdové listy a hlídat souběh více dohod. Jak to funguje, popisuje článek DPP, DPČ a mzdová agenda.

U zaměstnanců na pracovní poměr nesmí mzda klesnout pod minimální mzdu, která v roce 2026 činí 22 400 Kč měsíčně. Přidávají se příplatky za práci o víkendech, svátcích a v noci. Co minimální mzda znamená pro rozpočet provozu, rozebírá článek minimální mzda 2026 a zaměstnavatel. Pozor také na výplatu mezd v hotovosti „z kasy“ – bez výplatnice a podpisu je to rizikové pro obě strany.

Vybavení, nájem a opravy

Kávovar, myčka, chladicí boxy nebo digestoř jsou drahé položky. Podle pořizovací ceny jde buď o drobný majetek, který jde rovnou do nákladů, nebo o dlouhodobý majetek, který se odepisuje. Pokud vybavení pořizujete na leasing, je potřeba posoudit, zda jde o finanční, nebo operativní pronájem. U rekonstrukce pronajatých prostor se zase řeší technické zhodnocení cizího majetku a dohoda s pronajímatelem.

Restaurace s ubytováním má k tomu ještě agendu ubytovatele. Na co si dát pozor, popisuje článek o účetnictví pro ubytování a penziony.

Měsíční rutina, která funguje

V praxi se mi u gastro klientů osvědčil tento rytmus:

1. denně: uzávěrka pokladny a kontrola hotovosti,
2. týdně: odvod hotovosti do banky, uložení přijatých faktur od dodavatelů,
3. měsíčně: předání uzávěrek, bankovních výpisů, vyúčtování od karet a platforem, docházky a faktur účetní,
4. čtvrtletně nebo měsíčně: inventura nápojů a alkoholu,
5. ročně: kompletní inventura zásob a majetku.

Díky tomu mohu včas zpracovat DPH a mzdy a vy máte každý měsíc přehled, jaká je marže, kolik stojí personál a kde se ztrácejí peníze. Další tipy pro pravidelný provoz najdete v článku účetnictví pro menší provozovnu.

Marže a kalkulace jídel

Účetnictví by nemělo sloužit jen finančnímu úřadu. U restaurace je to hlavní zdroj informací o tom, zda se provoz vyplatí. Doporučuji sledovat alespoň podíl nákladů na suroviny na tržbách, podíl mzdových nákladů a vývoj tržeb po měsících. Pokud cena surovin roste rychleji než ceny v menu, uvidíte to v číslech dříve než na účtu. Stejně tak je dobré čas od času přepočítat kalkulace nejprodávanějších jídel a nápojů, protože malá změna u položky, která se prodává stokrát denně, má velký dopad na celoroční výsledek.

Evidence tržeb a změny pravidel

Pravidla pro evidenci tržeb, sazby DPH i zařazení jednotlivých položek se v posledních letech několikrát měnila a o dalších změnách se stále diskutuje. Doporučuji mít pokladní systém, který umí sazby rychle přenastavit, a sledovat aktuální legislativu. Pokud budou zavedeny nové povinnosti, je lepší mít data v pořádku už dnes.

Shrnutí

Restaurace a kavárny potřebují denní uzávěrky, správně nastavené sazby DPH, pravidelné inventury a důsledné zachycení provizí od karet a platforem. Pokud provozujete podnik v regionu a hledáte účetnictví Karlovy Vary nebo účetnictví Sokolov, ráda vám pomohu nastavit evidenci tak, aby vám každý měsíc dávala přehled o tom, jak se provozu daří.

Sazby DPH a mzdové limity se mohou měnit – před rozhodnutím si ověřte jejich aktuální znění.