Evidence skutečných majitelů: kdo musí zapsat, jak a co hrozí

Evidence skutečných majitelů je neveřejný rejstřík fyzických osob, které firmu v konečném důsledku vlastní nebo ovládají. Zapsat skutečného majitele musí téměř každá právnická osoba – s.r.o., akciová společnost, družstvo, spolek, nebo nadace. U s.r.o. je skutečným majitelem typicky každý společník, který má podíl větší než 25 %. Pokud je takový společník fyzická osoba zapsaná v obchodním rejstříku, údaje se do evidence propíšou automaticky. V ostatních případech podává firma návrh na zápis sama, a to bez zbytečného odkladu. Nezapsanému majiteli firma nesmí vyplatit podíl na zisku a soud může uložit pokutu až 500 000 Kč.

Kdo je skutečný majitel

Pravidla stanoví zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů. Skutečným majitelem je vždy fyzická osoba, nikdy firma. U obchodních korporací je to člověk, který:

• má přímo nebo nepřímo podíl na firmě nebo na hlasovacích právech větší než 25 %,
• má nárok na víc než 25 % zisku nebo likvidačního zůstatku,
• nebo uplatňuje rozhodující vliv jiným způsobem, například na základě dohody mezi společníky.

Nepřímé podíly se přes řetězec firem násobí a v různých větvích sčítají. Pokud skutečného majitele nelze určit ani při rozumném úsilí, zapisují se jako náhradní skuteční majitelé osoby ve vrcholném vedení, typicky jednatelé. Typicky jde o s.r.o. se čtyřmi a více společníky, z nichž nikdo nemá víc než čtvrtinu.

Evidenci nemusí řešit stát, kraje, obce a jejich příspěvkové organizace a některé další veřejné instituce. Pro běžnou obchodní firmu nebo spolek výjimka neplatí.

Kdy se zápis propíše automaticky

Zákon počítá s automatickým průpisem z obchodního rejstříku. U s.r.o. se do evidence propíše:

• fyzická osoba zapsaná v obchodním rejstříku jako společník s podílem větším než 25 %,
• za určitých podmínek i skutečný majitel firmy, která je takovým společníkem, pokud už je u ní zapsaný.

U akciové společnosti se propisuje jediný akcionář, u veřejné obchodní společnosti s nejvýše třemi společníky všichni společníci. Průpis se nepoužije, pokud je skutečný majitel už zapsaný na návrh.

Automatika ale nepokryje situace, kdy nikdo nemá víc než 25 %, kdy je vliv založený dohodou, kdy je společníkem zahraniční firma nebo svěřenský fond, nebo kdy se podíl na zisku liší od podílu na firmě. Tehdy musí firma podat návrh sama.

Jak podat zápis nebo změnu

Pozor, vadný návrh soud nedoplňuje, ale odmítne. Je proto lepší ho připravit pečlivě. Postup krok za krokem:

1. Nakreslete si strukturu – kdo vlastní firmu, kdo vlastní případné mateřské firmy, kdo má jak velký podíl na zisku a hlasování.
2. Určete skutečné majitele podle pravidla nad 25 % nebo rozhodujícího vlivu, případně náhradní majitele z vedení.
3. Zkontrolujte výpis z evidence po přihlášení datovou schránkou firmy – zda tam už něco není a zda je to správně.
4. Připravte údaje: jméno, adresu bydliště, datum narození, státní občanství a povahu a velikost podílu.
5. Podejte návrh u soudu nebo zajděte k notáři.
6. Uložte si výpis po zápisu – banky, dotační úřady a obchodní partneři ho budou chtít vidět.

Kdy zápis aktualizovat

Údaje musí odpovídat skutečnosti trvale, ne jen v den založení firmy. Návrh na změnu se podává bez zbytečného odkladu, když:

• se prodá nebo daruje podíl a mění se poměry nad a pod 25 %,
• přistoupí nový společník nebo se zvýší základní kapitál nerovnoměrně,
• se skutečný majitel přestěhuje nebo změní příjmení,
• se uzavře dohoda o společném hlasování,
• zemře společník a podíl přechází na dědice.

Pokud firma návrh nepodá do 15 dnů, může ho podat kdokoli, kdo má na zápisu právní zájem. Změny vlastnictví je dobré řešit současně se zápisem do obchodního rejstříku. Jak si připravit podklady k jiným zapisovaným změnám, ukazuje článek změna sídla firmy nebo provozovny.

Co hrozí při chybějícím nebo chybném zápisu

• Zákaz výplaty zisku. Firma nesmí nezapsanému skutečnému majiteli vyplatit podíl na zisku ani likvidační zůstatek. Pokud situace trvá, právo na takový podíl zaniká ke konci účetního období, ve kterém se o výplatě rozhodlo.
• Zákaz hlasování. Nezapsaný skutečný majitel nesmí hlasovat na valné hromadě ani rozhodovat jako jediný společník. Výjimka platí, pokud postavení vzniklo nejpozději 30 dnů před rozhodováním.
• Pokuta až 500 000 Kč pro firmu, která nezajistí zápis ani ve lhůtě určené soudem, nebo nedoplní správné údaje do 15 dnů poté, co soud nesprávné údaje vymazal. Pokutu může dostat i skutečný majitel, který firmě odmítne poskytnout součinnost.
• Praktické potíže. Banky, leasingové společnosti a poskytovatelé dotací evidenci prověřují. Chybný zápis zdrží otevření účtu nebo úvěr.

Proto výpis z evidence patří mezi podklady, o kterých píše článek jak si připravit podklady pro žádost o úvěr.

Kdo do evidence vidí

Od 17. 12. 2025 je evidence pro širokou veřejnost nepřístupná. Ministerstvo spravedlnosti tak reagovalo na rozhodnutí českých soudů a Soudního dvora EU o ochraně soukromí. Firma si svůj výpis zobrazí po přihlášení datovou schránkou, přístup mají dál úřady, soudy, notáři a povinné osoby podle zákona proti praní peněz, například banky a účetní. Vláda v roce 2026 schválila novelu, podle které má přístup ostatním záviset na prokázání oprávněného zájmu; v době psaní tohoto článku ji ještě projednává Parlament. Na povinnosti firmy zapsat své skutečné majitele se tím nic nemění.

Příklad z praxe

Paní Nováková (40 %) a pan Dvořák (35 %) jsou v obchodním rejstříku zapsaní jako společníci s.r.o., zbývajících 25 % drží firma pana Dvořáka. Do evidence se automaticky propsali oba jako společníci nad 25 %. Nepřímý podíl pana Dvořáka přes jeho firmu (25 %) se ale přičítá k přímému, takže jeho skutečný podíl je 60 %. Automatický průpis tuto informaci nezachytí.

Valná hromada v červnu 2026 rozhodne o výplatě zisku 600 000 Kč. Firma podá návrh na doplnění velikosti a povahy podílu pana Dvořáka a zisk vyplatí až po zápisu. Kdyby údaje v evidenci zásadně neodpovídaly skutečnosti, hrozil by spor o to, zda výplatu vůbec smí provést. Jak správně vyplatit podíl včetně srážkové daně, popisuje výplata podílu na zisku z s.r.o.

Kontrolní seznam

• Máte stažený aktuální výpis z evidence skutečných majitelů?
• Odpovídá podíl a povaha postavení skutečnému stavu včetně nepřímých podílů?
• Řešili jste zápis po každé změně společníků nebo kapitálu?
• Kontrolujete evidenci před každou výplatou zisku?
• Mají náhradní skuteční majitelé (jednatelé) aktuální údaje po změně ve vedení?

Evidenci skutečných majitelů se vyplatí kontrolovat jednou ročně spolu se zveřejněním účetní závěrky ve Sbírce listin. Na začátku podnikání se hodí i článek založení s.r.o.: první účetní kroky, a pokud firmu rušíte, likvidace s.r.o. Celkový přehled povinností najdete v článku účetnictví pro s.r.o.

Shrnutí

Skutečným majitelem s.r.o. je každý člověk s přímým nebo nepřímým podílem nad 25 % nebo s rozhodujícím vlivem. U jednoduchých struktur se zápis propíše z obchodního rejstříku sám, jinak ho firma podává u soudu nebo přes notáře a aktualizuje po každé změně. Bez správného zápisu nelze vyplatit zisk ani hlasovat. Kontrolu evidence před výplatou zisku a hlídání termínů zahrnuji do online účetnictví pro s.r.o. Pokud si nejste jisti, zda je váš zápis v pořádku, ozvěte se.

Pravidla vycházejí ze zákona o evidenci skutečných majitelů ve znění platném v roce 2026; připravovaná novela může změnit hlavně přístup k údajům.

Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI