Nedobytné pohledávky: opravné položky, odpis a oprava DPH

Nedobytné pohledávky lze v účetnictví s.r.o. řešit třemi nástroji: opravnou položkou, která snižuje hodnotu pohledávky a za zákonných podmínek i základ daně, odpisem, kterým pohledávku z účetnictví úplně vyřadíte, a opravou DPH, díky které si vrátíte daň odvedenou z nezaplacené faktury. Daňovou opravnou položku můžete tvořit u běžných pohledávek po 18 měsících od splatnosti do 50 % a po 30 měsících do 100 %, u malých pohledávek do 50 000 Kč až do 100 % po 12 měsících. DPH lze od roku 2025 opravit nejen v insolvenci, ale i po neúspěšné exekuci, po úmrtí dlužníka nebo u drobných pohledávek do 10 000 Kč.

Účetní a daňová opravná položka: v čem je rozdíl

Účetní opravná položka vyjadřuje odhad, že pohledávka nebude zaplacena celá. Účetní jednotka ji tvoří vždy, když je snížení hodnoty pravděpodobné, bez ohledu na daně. Takový náklad je ale nedaňový.

Daňově uznatelná je jen opravná položka vytvořená podle zákona o rezervách (č. 593/1992 Sb.), tedy po splnění přesných podmínek. V účetnictví se obě vedou odděleně, aby bylo při přiznání jasné, co snižuje základ daně. Daňové opravné položky mohou tvořit poplatníci, kteří vedou účetnictví; OSVČ v daňové evidenci tuto možnost nemají.

Základní předpoklad je, že pohledávka není promlčená, byla zahrnuta do zdanitelných příjmů a nejde o pohledávku za spojenou osobou. Proto se vyplatí mít pohledávky po splatnosti pod kontrolou průběžně – viz faktury po splatnosti a účetnictví.

Daňové opravné položky podle zákona o rezervách

U drobných pohledávek podle § 8c platí, že rozvahová hodnota bez příslušenství při vzniku nepřesáhla 50 000 Kč a celková hodnota takových pohledávek za stejným dlužníkem v daném období také nepřesáhne 50 000 Kč. U každé takové pohledávky je nutné vést samostatnou evidenci.

U pohledávek nabytých postoupením s hodnotou nad 200 000 Kč lze opravnou položku tvořit jen tehdy, pokud bylo zahájeno soudní, rozhodčí nebo správní řízení a věřitel se ho řádně účastní. Opravné položky se tvoří k rozvahovému dni na základě inventarizace, proto na ně navazuje inventarizace pohledávek a závazků.

Odpis pohledávky

Odpisem pohledávku vyřadíte z účetnictví úplně. Z daňového pohledu jsou dvě situace:

• Daňový odpis – zákon o daních z příjmů ho připouští jen ve vyjmenovaných případech, například při nedostatku majetku dlužníka v insolvenčním řízení, a dále do výše, v jaké je pohledávka kryta zákonnými opravnými položkami.
• Nedaňový odpis – například u promlčené pohledávky nebo pohledávky, kterou se vedení rozhodlo nevymáhat. Účetně ji odepíšete, ale základ daně o ni nesnížíte.

Po odpisu se vyplatí pohledávku sledovat v podrozvahové evidenci. Pokud dlužník přece jen zaplatí, platba je výnosem. Prominutí dluhu dohodou je jiný případ s vlastními daňovými dopady, proto ho před podpisem proberte s účetní.

Oprava DPH u nedobytné pohledávky od roku 2025

Novela zákona o DPH účinná od 1. 1. 2025 nově upravila opravu základu daně v § 46 až 46g. Věřitel-plátce si může snížit DPH na výstupu, když:

1. pohledávka se vymáhá v exekuci a od prvního exekučního příkazu uplynul aspoň 1 rok, aniž by byla celá vymožena,
2. exekuce byla zastavena pro nemajetnost dlužníka,
3. v insolvenci soud prohlásil konkurs, schválil oddlužení, z něhož plyne, že pohledávka nebude uhrazena, nebo řízení zastavil pro nedostatek majetku,
4. z řízení o pozůstalosti po zemřelém dlužníkovi plyne, že pohledávka nebude uhrazena,
5. jde o drobnou pohledávku do 10 000 Kč včetně daně, aspoň 6 měsíců po splatnosti, dlužník byl alespoň dvakrát písemně vyzván k úhradě a souhrn takto opravených pohledávek za ním nepřesáhne 20 000 Kč za kalendářní rok.

Opravu nelze provést po uplynutí 3 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo; během exekuce, insolvence nebo dědického řízení tato lhůta neběží. Oprava je vyloučená, pokud věřitel věděl nebo měl vědět, že plnění nebude zaplaceno. To zákon předpokládá například u spojených osob nebo u dlužníka, který byl nespolehlivým plátcem.

Věřitel vystaví opravný daňový doklad do 30 dnů od zjištění rozhodných skutečností a doručí ho dlužníkovi. Dlužník, který je plátcem, musí naopak snížit svůj uplatněný odpočet. Obecné principy opravných dokladů popisuje článek dobropis a opravný daňový doklad.

Jak to vypadá v účetnictví

V podvojném účetnictví se tvorba opravné položky obvykle účtuje do nákladů (účty 558 pro zákonné a 559 pro ostatní opravné položky) proti účtu 391 Opravná položka k pohledávkám. Pohledávka sama zůstává v plné výši na účtu odběratelů, jen se v rozvaze vykazuje snížená o opravnou položku. Při odpisu se pohledávka zaúčtuje do nákladů na účet 546 a dříve vytvořená opravná položka se zruší. Když dlužník zaplatí, opravná položka se rozpouští.

Hlídejte i promlčení. Daňové opravné položky lze tvořit jen k nepromlčeným pohledávkám a obecná promlčecí lhůta podle občanského zákoníku jsou 3 roky. Pohledávku, o kterou nechcete přijít, proto včas uplatněte u soudu nebo si od dlužníka vyžádejte písemné uznání dluhu.

Příklad z praxe

Malá stavební s.r.o. má k 31. 12. 2026 tři neuhrazené pohledávky:

• Odběratel A – faktura 8 470 Kč včetně DPH 21 %, splatná v březnu 2026, dvě písemné upomínky. Na DPH jde o drobnou pohledávku: firma vystaví opravný doklad a sníží si daň na výstupu o 1 470 Kč. Daňovou opravnou položku podle § 8c zatím tvořit nemůže, od splatnosti neuplynulo 12 měsíců.
• Odběratel B – pohledávka 121 000 Kč, splatná v květnu 2025, bez soudního řízení. K rozvahovému dni uplynulo 19 měsíců od splatnosti, firma vytvoří daňovou opravnou položku až do 50 %, tedy 60 500 Kč (opravná položka se tvoří z rozvahové hodnoty pohledávky; u plátce, který DPH neopravoval, je to částka včetně daně).
• Odběratel C – v insolvenci, pohledávka přihlášena včas v roce 2026. Firma tvoří opravnou položku až do 100 % a o opravě DPH rozhodne, až bude z výsledku řízení jasné, kolik nedostane.

Při sazbě daně z příjmů právnických osob 21 % sníží opravná položka u odběratele B daň o 12 705 Kč. Bez upomínek a hlídání splatností by firma o tyto úspory přišla. Postup vymáhání ulehčí automatické upomínky neplatičům a přehled v saldokontu.

Nejčastější chyby

• pohledávka se nechá promlčet, a tím se zavře cesta k daňové opravné položce,
• chybí písemné upomínky, takže u drobných pohledávek nelze opravit DPH,
• účetní opravná položka se v přiznání omylem uplatní jako daňová,
• pohledávka za firmou spojenou se společníky se řeší stejně jako za cizím odběratelem,
• dlužník se nepřihlásí včas do insolvence,
• když dlužník po opravě DPH přece jen zaplatí, zapomene se na dodatečnou opravu a přiznání daně.

Kontrolu pohledávek je nejlepší dělat čtvrtletně a ne až při uzávěrce. Pomůže přehled pohledávek a závazků. Pokud firma čeká, zda pohledávky zaplatí, ovlivní to i účetní závěrku, která se zveřejňuje ve Sbírce listin, a obraz firmy pro banky.

Shrnutí

U nezaplacených faktur rozhoduje čas a doklady. Hlídejte splatnosti, posílejte písemné upomínky a k rozvahovému dni vytvořte daňové opravné položky podle zákona o rezervách. Od roku 2025 si navíc u exekucí, insolvencí i drobných dluhů můžete vrátit DPH. Pohledávky po splatnosti, opravné položky i opravy DPH hlídám jako součást online účetnictví pro s.r.o. i plátce DPH. Máte-li v účetnictví staré nezaplacené faktury, pošlete mi jejich seznam a projdeme, co s nimi jde udělat.

Lhůty a limity vycházejí ze zákona o rezervách a zákona o DPH ve znění platném k roku 2026; u konkrétní pohledávky si ověřte aktuální znění.

Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI