Inventura zásob na konci roku: jak ji udělat a zapsat

Inventura zásob na konci roku znamená fyzicky spočítat, zvážit nebo změřit všechno zboží, materiál a výrobky, zapsat výsledek do inventurního soupisu a porovnat ho s účetním stavem. Rozdíly – manka a přebytky – se zaúčtují do roku, za který se stav ověřuje. U periodické inventarizace zásob může inventura začít nejdříve 4 měsíce před rozvahovým dnem a skončit nejpozději 2 měsíce po něm, u kalendářního roku tedy mezi 1. 9. a koncem února. Povinnost vychází z § 29 a 30 zákona o účetnictví a týká se každé účetní jednotky, která má zásoby.

Inventura, nebo inventarizace?

Pojmy se často zaměňují. Inventarizace je celý proces: zjištění skutečného stavu majetku a závazků, porovnání s účetnictvím a vypořádání rozdílů. Inventura je jen jeho část, tedy samotné zjištění skutečného stavu. U zásob jde o fyzickou inventuru, u pohledávek a závazků o dokladovou, kterou popisuje článek inventarizace pohledávek a závazků.

Zákon zná dva způsoby:

• Periodická inventarizace – provádí se k okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka, tedy typicky k 31. 12.
• Průběžná inventarizace – je možná pouze u zásob vedených v průběžné evidenci. Inventuru lze rozložit do celého roku, každá položka se ale musí během účetního období alespoň jednou zkontrolovat.

Postup inventury krok za krokem

1. Vydejte příkaz k inventarizaci. Jednatel určí termín, rozsah a inventarizační komisi, v malé firmě klidně dvě osoby. Ten, kdo za sklad odpovídá, by neměl počítat sám.
2. Uzavřete pohyby. Před začátkem zpracujte všechny příjemky, výdejky a vratky. Ideálně v době inventury nic nepřijímejte ani neexpedujte.
3. Připravte prázdné soupisy. Seznam položek bez účetního stavu, aby počítající nebyli ovlivněni tím, „kolik by tam mělo být“.
4. Spočítejte, zvažte, změřte. Postupujte po regálech a označujte, co už je sečtené.
5. Nezapomeňte na zásoby mimo sklad – zboží na cestě, u dopravce, ve skladu třetí strany, u zákazníka na zkoušku nebo v provozovně.
6. Podepište inventurní soupis a porovnejte ho s účetním stavem.
7. Vysvětlete rozdíly, doložte je a rozhodněte, jak se zaúčtují.
8. Dopočítejte stav k rozvahovému dni, pokud inventura neproběhla přímo 31. 12.

Co musí obsahovat inventurní soupis

Inventurní soupis je průkazný účetní záznam a podle § 30 zákona o účetnictví musí obsahovat:

Soupis může být elektronický, výstup ze skladového programu nebo čtečky čárových kódů je v pořádku, pokud jsou na něm všechny náležitosti a podpisové záznamy. Doklady o inventarizaci se uchovávají 5 let. Délky archivace dalších dokumentů shrnuje článek jak dlouho archivovat účetní doklady.

Manka, přebytky a jak je zapsat

Inventarizační rozdíl je rozdíl mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, který nedokážete jinak vysvětlit. Manko je skutečný stav nižší, přebytek vyšší. Rozdíly se účtují do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav, tedy do roku, který uzavíráte, i když inventura skončila v únoru.

• Přirozené úbytky (vysychání, rozprach, prach) do výše norem, které si firma stanoví vnitřním předpisem, nejsou manko. Normy musí být stanovené předem a rozumně zdůvodněné.
• Manko nad normu je daňově uznatelné jen do výše náhrady (od zaměstnance s dohodou o odpovědnosti nebo od pojišťovny). Výjimkou je škoda způsobená živelní pohromou nebo neznámým pachatelem, kterého potvrdí policie.
• Přebytek se zaúčtuje do výnosů a ocení reprodukční pořizovací cenou.
• Záměny podobných položek lze za stanovených podmínek vzájemně započítat, například dvě velikosti stejného trička. Postup by měl být popsán ve vnitřní směrnici.

U plátců DPH platí od poloviny roku 2017, že u nedoloženého manka se snižuje dříve uplatněný odpočet DPH, a to v přiznání za období, kdy bylo manko zjištěno. Pokud je zničení, ztráta nebo odcizení řádně doloženo, nárok na odpočet zůstává. Proto se vyplatí každou krádež hlásit policii a každé poškození zdokumentovat. Obecná pravidla odpočtu shrnuje článek nárok na odpočet DPH.

Způsob A, nebo B a OSVČ s daňovou evidencí

Firmy účtují zásoby dvěma způsoby. Při způsobu A se každý příjem a výdej účtuje průběžně a inventura jen ověří, že účetní stav sedí. Při způsobu B jde nákup rovnou do nákladů a stav zásob se do účetnictví zapíše až na konci roku podle inventury – tady je inventura přímo základem výsledku hospodaření a chyba v počítání se propíše do zisku i do daně.

OSVČ s daňovou evidencí zákon o účetnictví neukládá inventarizaci v plném rozsahu. Daňová evidence ale musí obsahovat i údaje o majetku, takže stav zásob ke konci roku je potřeba znát a doložit, například při kontrole nebo při ukončení živnosti. Podrobnosti najdete v článku daňová evidence pro OSVČ.

Příklad z praxe: e-shop s kosmetikou

E-shop vedený jako s.r.o., plátce DPH, účtuje zásoby způsobem A. Inventura proběhla 4. 1. 2027, v účetnictví je k 31. 12. 2026 zboží za 1 240 000 Kč v nákupních cenách bez DPH. Inventura zjistila stav 1 223 000 Kč, rozdíl 17 000 Kč.

• Při kontrole se ukázalo, že objednávky za 4 500 Kč odeslané 30. 12. systém vyskladnil až v lednu, takže účetní stav k 31. 12. bylo potřeba o tuto částku snížit. Zboží za 2 000 Kč vyskladněné 2. a 3. 1. bylo naopak potřeba k inventurnímu stavu připočítat. Po opravě zůstává nevysvětlené manko 10 500 Kč.
• Z toho 3 000 Kč tvoří zboží poškozené při přepravě, za které dopravce zaplatil náhradu 3 000 Kč – tato část je daňově uznatelná do výše náhrady.
• Zbylých 7 500 Kč je nedoložené manko: nedaňový náklad a snížení odpočtu DPH o 1 575 Kč (zboží v sazbě 21 %).
• Navíc se našel přebytek 1 200 Kč u jedné položky, který jde do výnosů roku 2026.

E-shopy řeší kromě inventury i vratky, dobírky a prodej do zahraničí – souvislosti popisují články účetnictví pro e-shop a DPH, OSS a nejčastější chyby e-shopů.

Nejčastější chyby

• počítá jen skladník bez druhé osoby a bez podpisů,
• inventura proběhne v lednu, ale nikdo nedopočítá pohyby k 31. 12.,
• zapomenuté zásoby u fulfilmentového skladu, dopravce nebo v provozovně,
• neprodejné a prošlé zboží zůstává v plné hodnotě místo opravné položky nebo zdokumentované likvidace,
• manka se bez vysvětlení „rozpustí“ do nákladů a nikdo neřeší DPH,
• normy přirozených úbytků se vymýšlejí až po inventuře.

Inventuru zásob je dobré naplánovat spolu s ostatními úkoly před koncem roku, které shrnuje daňový kontrolní seznam před koncem roku. Pokud máte hospodářský rok, termíny se řídí jeho koncem – viz hospodářský rok místo kalendářního.

Shrnutí

Inventura zásob se dělá k rozvahovému dni, u periodické inventarizace v okně 4 měsíců před a 2 měsíců po něm. Výsledkem je podepsaný inventurní soupis, vysvětlené rozdíly a jejich správné zaúčtování včetně dopadu na daň z příjmů a DPH. E-shopům a obchodům pomáhám inventuru připravit, převést výsledek do účetnictví a vyřešit manka jako součást služby účetní pro e-shop. Pokud se inventura blíží a nevíte, jak začít, napište mi.

Postup vychází ze zákona o účetnictví a daňových předpisů ve znění platném k roku 2026; konkrétní řešení mank a norem si ověřte pro svou situaci.

Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI