Pracovní oděv a ochranné pomůcky: kdy jsou daňovým výdajem

Pracovní oděv a ochranné pomůcky jsou daňovým výdajem, pokud slouží výkonu práce a chrání zdraví nebo se používají jen v práci. Zaměstnavatel, který poskytuje osobní ochranné pracovní prostředky podle zákoníku práce, si je uplatní ve výdajích a zaměstnanci z nich neplatí daň ani pojistné. Totéž platí pro stejnokroj s logem firmy nošený jen v práci. Naopak peněžní příspěvek na oblečení je zdanitelná mzda. U OSVČ je výdajem ochranná a specificky pracovní výbava, běžné civilní oblečení ne, i když ho nosíte do práce.

Tři kategorie, které je potřeba rozlišit

Ochranné pracovní prostředky podle zákoníku práce

Povinnosti zaměstnavatele stanoví § 104 zákoníku práce a podrobnosti nařízení vlády č. 390/2021 Sb., které platí od 1. 11. 2021. Hlavní pravidla:

• ochranné prostředky poskytujete tam, kde riziko nelze odstranit jinak, například úpravou pracoviště nebo organizací práce,
• zaměstnanci je dostávají bezplatně podle seznamu, který vychází z vyhodnocení rizik,
• zaměstnavatel je nesmí nahradit penězi,
• musí je udržovat v použitelném stavu a kontrolovat, zda je zaměstnanci používají,
• pracovní oděv a obuv se poskytují jako ochranný prostředek tam, kde při práci výrazně chátrají, silně se znečišťují nebo mají ochrannou funkci,
• podle míry znečištění se poskytují mycí, čisticí a dezinfekční prostředky a na pracovištích s nevyhovujícím mikroklimatem ochranné nápoje.

Takto poskytnuté pomůcky jsou pro zaměstnavatele daňovým výdajem a zákon o daních z příjmů je výslovně vyjímá z příjmů zaměstnance. Ochranné nápoje nejsou totéž co občerstvení na poradě; rozdíl vysvětluje článek reprezentace, občerstvení a daňové náklady.

Stejnokroj a oblečení s logem

Pracovní oblečení, které není ochranným prostředkem, může být také výdajem bez zdanění u zaměstnance. Musí ale jít o jednotné oblečení, které je nezaměnitelné s běžným civilním oděvem, nese identifikaci firmy, například logo, a zaměstnanci ho nosí jen při práci. Pravidla je vhodné zapsat do vnitřního předpisu: kdo oblečení dostává, kolik kusů, na jak dlouho a že se nosí jen v práci.

Pokud místo oblečení vyplácíte peníze, například měsíční příspěvek „na ošacení“, jde o zdanitelný příjem zaměstnance. Na tom nic nezmění ani to, že ho ve směrnici nazvete stejnokrojem. Další plnění a jejich daňový režim shrnuje článek zaměstnanecké benefity a daně.

Pracovní oděv a pomůcky u OSVČ

OSVČ nemá zaměstnavatele, výdaje na vlastní výbavu proto posuzuje podle obecného pravidla: výdajem je to, co prokazatelně slouží dosažení příjmů. V praxi to znamená:

• ano: ochranná obuv, helma, rukavice, brýle, chrániče sluchu, respirátor, montérky, kuchařský nebo lékařský plášť, kadeřnická zástěra,
• spíš ne: běžné kalhoty, trička, bundy a boty, které můžete nosit i soukromě,
• ne: oblek, kostým nebo společenské šaty na schůzky s klienty, i když je nosíte jen kvůli práci.

Logo na oblečení je u OSVČ argumentem, ale rozhodující je, zda oblečení skutečně slouží jen k práci. Výdaje se týkají jen OSVČ se skutečnými výdaji. Kdo uplatňuje výdaje procentem z příjmů, má výbavu už v paušální částce. Řemeslníkům pomůže i článek účetnictví pro řemeslníky.

Brigádníci, dohody a subdodavatelé

Povinnost zajistit bezpečnost práce se týká i lidí na dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti. Brigádník na stavbě nebo ve skladu tedy potřebuje stejné ochranné prostředky jako kmenový zaměstnanec, i když pracuje jen pár dní. Pro daně platí totéž: pomůcky jsou výdajem firmy a jeho příjmem nejsou.

Jinak je to u subdodavatele, který pro vás pracuje jako OSVČ. Ten si výbavu obvykle zajišťuje a hradí sám a uplatňuje ji ve svých výdajích. Pokud mu helmu nebo vestu poskytujete vy, například kvůli pravidlům staveniště, je dobré mít to uvedené ve smlouvě nebo v objednávce, aby bylo zřejmé, proč výdaj nesete.

Kdy se nákup dostane do výdajů

Ochranné pomůcky a oblečení se obvykle uplatňují jednorázově, protože jde o spotřební věci nebo drobný majetek. V daňové evidenci jsou výdajem v roce, kdy je zaplatíte. V účetnictví podle zaúčtování, a pokud nakupujete do zásoby větší množství, může se vést jako zásoba na skladě a do nákladů jít postupně podle výdeje. Pokud firma vede sklad, výdejky pomůcek se hodí i jako doklad o tom, kdo co dostal.

DPH u pracovních oděvů

Plátce DPH si daň z nákupu ochranných pomůcek a pracovního oblečení odečte, protože je používá pro ekonomickou činnost. U běžného oblečení, které slouží soukromé spotřebě, nárok na odpočet nevzniká. Podmínky shrnuje článek nárok na odpočet DPH.

Postup pro zaměstnavatele

1. Vyhodnoťte rizika na pracovišti, u malé firmy obvykle s externím technikem bezpečnosti práce.
2. Sepište seznam ochranných prostředků pro jednotlivé profese a dobu jejich používání.
3. Upravte vnitřním předpisem stejnokroj nebo oblečení s logem, pokud ho poskytujete.
4. Vydávejte proti podpisu a veďte jednoduchou evidenci výdeje.
5. Schovejte doklady o nákupu a předejte je účetní s poznámkou, pro koho jsou.
6. Hlídejte údržbu a výměnu – čištění a praní ochranných oděvů je také výdaj.

Pokud teprve přijímáte prvního člověka, ochranné prostředky jsou jedním z bodů v článku první zaměstnanec a povinnosti zaměstnavatele.

Příklad z praxe

Stavební firma na Sokolovsku má čtyři zaměstnance. Podle vyhodnocení rizik jim pořídí helmy, rukavice, brýle, reflexní vesty, bezpečnostní obuv a montérky, celkem za 26 000 Kč. Navíc každý dostane tři trička s logem firmy za 350 Kč, která se podle vnitřního předpisu nosí jen na stavbě.

• pomůcky za 26 000 Kč – daňový výdaj firmy, zaměstnanci je nedaní,
• trička za 4 200 Kč (4 × 3 × 350 Kč) – daňový výdaj, zaměstnanci je nedaní,
• kdyby firma místo toho vyplácela každému 1 000 Kč měsíčně „na oblečení“, šlo by o součást mzdy, ze které se platí daň i pojistné.

Jak s doklady pracovat v řemeslné firmě, popisuje článek účetnictví stavebních firem a řemeslníků na Sokolovsku.

Nejčastější chyby

• peněžní příspěvek na oblečení vedený jako nezdanitelný,
• chybějící vyhodnocení rizik a seznam ochranných prostředků,
• „pracovní“ oblečení bez loga, které zaměstnanci běžně nosí i doma,
• OSVČ uplatňující ve výdajích oblek, kabát nebo běžné boty,
• nákupy pomůcek bez dokladu nebo bez poznámky, pro koho byly,
• brigádníci na dohodu, kteří pracují bez ochranných prostředků, protože „jsou tu jen na týden“,
• výbava pro subdodavatele hrazená firmou, aniž by to vyplývalo ze smlouvy.

Podobně se posuzují i další výdaje spojené s prací mimo kancelář, například náhrada nákladů za home office. Před koncem roku se vyplatí doplnit chybějící výbavu podle seznamu, jak připomíná článek co stihnout do konce roku.

Shrnutí

Ochranné pracovní prostředky a pracovní oblečení nošené jen v práci jsou daňovým výdajem a zaměstnancům se nezdaňují, peněžní příspěvek na oblečení je zdanitelná mzda. U OSVČ je výdajem ochranná a specificky pracovní výbava, ne běžné oblečení. Důležitý je seznam pomůcek, vnitřní předpis a doklady o výdeji. Posouzení takových výdajů dělám jako součást služby účetnictví v Sokolově i pro klienty online. Pokud si nejste jisti, jak výbavu pro zaměstnance nastavit, napište mi.

Obsah vytvořený s pomocí AI. Při přípravě článku jsme využili umělou inteligenci (AI) a před zveřejněním prošel redakční kontrolou. Článek má obecný charakter a nenahrazuje individuální daňovou ani účetní radu. Jak používáme AI