Účetní v Sokolově osobně, nebo online? Jak spolupráce funguje v praxi

Účetní v Sokolově osobně, nebo online? Tuhle otázku si klade řada podnikatelů, kteří dosud nosili šanon s doklady do kanceláře za rohem. Odpověď nemusí být buď–anebo. V praxi nejlépe funguje kombinace: běžná měsíční agenda probíhá online a osobně se potkáme tehdy, když je to opravdu užitečné. V tomto článku popíšu, jak taková spolupráce vypadá krok za krokem, co zvládnete na dálku a kdy má smysl sednout si spolu ke stolu.

Proč se podnikatelé ptají

Obavy z online spolupráce bývají podobné: „Ztratí se mi doklady.“ „Nebudu vědět, s kým mluvím.“ „Když bude problém, nikdo mi nepomůže.“ Tyto obavy jsou pochopitelné, ale většinou nesouvisejí s tím, zda je účetní ve stejném městě. Souvisejí s tím, jak je spolupráce nastavená – jak se předávají doklady, kdo za co odpovídá a jak rychle se odpovídá na dotazy. Dobře nastavená online spolupráce bývá přehlednější než šanon předávaný jednou za čtvrtletí.

Osobně, online, nebo kombinace? Srovnání

Jak spolupráce začíná

Na začátku je vždy úvodní rozhovor. Klientům ze Sokolova a okolí nabízím osobní schůzku, ostatním telefonát nebo videohovor. Projdeme:

• čím se zabýváte a jak velké je vaše podnikání,
• zda jste OSVČ, nebo s.r.o., plátce DPH, nebo neplátce,
• kolik dokladů měsíčně vzniká a v jaké podobě,
• zda máte zaměstnance,
• co dosud dělala předchozí účetní a v jakém stavu je účetnictví.

Pokud se domluvíme, podepíšeme smlouvu o vedení účetnictví a plnou moc pro komunikaci s úřady. Pak nastavíme předávání dokladů. Podrobněji o průběhu spolupráce píšu v článku jak funguje spolupráce s účetní.

Měsíční rutina na dálku

Většina práce probíhá každý měsíc stejně:

1. Doklady – přijaté faktury, účtenky a další doklady nahráváte průběžně do portálu nebo sdílené složky. Papírové doklady stačí vyfotit telefonem.
2. Vydané faktury – pokud fakturujete v klientském portálu, mám je k dispozici automaticky.
3. Banka – výpisy se dají stahovat automaticky, platby se párují s fakturami.
4. Zpracování – zaúčtuji doklady, připravím DPH a kontrolní hlášení, zpracuji mzdy.
5. Dotazy – pokud něco chybí nebo není jasné, ozvu se. Vy se mi můžete ozvat kdykoli telefonicky nebo e-mailem.

Jak nastavit bezpečné předávání dokladů, aby se nic neztratilo, popisuje článek online předávání dokladů. Pokud chcete úplně opustit papír, inspirujte se v článku o účetnictví OSVČ bez papírů.

Klientský portál: co v něm uvidíte

Velkou výhodou online spolupráce je, že máte přehled o svém účetnictví kdykoli, ne jen na schůzce. V klientském portálu můžete:

• vystavovat faktury s QR platbou a posílat je odběratelům,
• sledovat, které faktury jsou zaplacené a které po splatnosti,
• vidět platby z banky spárované s fakturami,
• nahrávat přijaté doklady na jedno místo,
• mít k dispozici přehledy pro DPH a další výstupy.

Pro podnikatele to znamená méně telefonátů typu „Zaplatil mi už ten odběratel?“ nebo „Poslal jsem vám tu fakturu?“. Odpověď najdete sami během pár vteřin. Pro mě jako účetní to zase znamená, že mám podklady včas a v jednotné podobě, takže se méně času ztrácí dohledáváním.

Převzetí účetnictví od předchozí účetní

Pokud dosud máte účetní, která pracuje jen s papíry, přechod na kombinovanou spolupráci není složitý. Při převzetí potřebuji stav účetnictví ke dni změny: účetní deník nebo daňovou evidenci, přehled neuhrazených faktur, evidenci majetku, podklady k DPH a mzdám a poslední podaná přiznání. U klientů ze Sokolovska se často domluvíme, že papírové podklady převezmu osobně, a od dalšího měsíce už se jede elektronicky. Změna účetní je možná i v průběhu roku, jen je dobré ji načasovat tak, aby nepřišla těsně před termínem DPH nebo daňového přiznání.

Kdy má osobní schůzka smysl

I při online spolupráci jsou chvíle, kdy je osobní setkání užitečné. Pro klienty ze Sokolovska se osvědčilo potkat se:

• na začátku spolupráce – abychom se poznali a probrali celou situaci,
• před důležitým rozhodnutím – nákup auta nebo nemovitosti, přechod na s.r.o., přijetí prvního zaměstnance,
• při převzetí účetnictví – pokud je potřeba převzít velké množství papírových podkladů,
• před uzávěrkou nebo daňovým přiznáním – pokud chcete výsledky projít podrobně,
• při kontrole z úřadu – kdy je dobré připravit se společně.

Ostatní komunikace – běžné dotazy, doplnění dokladů, potvrzení plateb – funguje lépe na dálku, protože nemusíte nikam jezdit a odpověď máte rychleji.

Bezpečnost a archivace

Častá otázka zní, zda jsou doklady v online portálu v bezpečí. Elektronické doklady v zabezpečeném systému jsou obvykle bezpečnější než papírové doklady v autě nebo e-mailové přílohy roztroušené v několika schránkách. Portál má přístup chráněný heslem, doklady jsou na jednom místě a máte k nim přístup kdykoli. Papírové originály si uchováváte u sebe po zákonem stanovenou dobu, elektronické kopie jsou zálohované.

Důležitá je i ochrana komunikace s úřady. Na základě plné moci mohu za vás číst datovou schránku nebo přijímat písemnosti od finančního úřadu a OSSZ, takže se nestane, že by výzva zůstala bez povšimnutí. Pokud u vás pracuje více lidí, je dobré domluvit, kdo smí doklady nahrávat a kdo má přístup k přehledům. U menších firem často stačí, aby přístup měl majitel a jeden spolupracovník, který doklady sbírá. Jasná pravidla předcházejí tomu, aby se stejný doklad posílal dvakrát nebo aby naopak nikdo neposlal nic.

Pro koho je která varianta

Kombinace osobního kontaktu a online spolupráce se hodí většině podnikatelů ze Sokolova, Chodova, Kraslic, Horního Slavkova a okolí. Máte jistotu, že se můžeme kdykoli potkat, ale nemusíte trávit čas cestováním.

Čistě online spolupráce je vhodná pro klienty odjinud a pro ty, kteří jsou zvyklí pracovat digitálně – například IT freelancery, e-shopy nebo agentury. Jak online vedení probíhá, popisuje článek vedení účetnictví online v praxi.

Čistě osobní spolupráce dává smysl spíše výjimečně, například u klientů, kteří s počítačem nepracují vůbec. I tam se ale dá postupně přejít alespoň na elektronické bankovní výpisy a fakturaci.

Pokud zvažujete i jiné varianty, například klasickou účetní kancelář s více zaměstnanci, porovnání najdete v článku online účetnictví, nebo účetní kancelář.

Na co se zeptat, než se rozhodnete

• Jak budu předávat doklady a kdo zkontroluje, že nic nechybí?
• Jak rychle dostanu odpověď na dotaz?
• Kdo bude komunikovat s finančním úřadem a OSSZ?
• Uvidím průběžně, jak je na tom moje účetnictví?
• Je možné se v případě potřeby setkat osobně?

Pokud na tyto otázky dostanete jasné odpovědi, je vzdálenost mezi vámi a účetní věcí druhořadou.

Shrnutí

Volba mezi osobní a online spoluprací nemusí být kompromisem. Běžná agenda funguje na dálku rychleji a přehledněji, osobní schůzky si necháme pro chvíle, kdy mají opravdu smysl. Pokud hledáte účetnictví Sokolov s možností osobního kontaktu, nebo chcete rovnou využít vedení účetnictví online, ozvěte se mi a domluvíme úvodní rozhovor.